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Management and Organizational Studies
Management and Organizational Studies 1021A/B
Terry Biggs

MOS2276 Lecture 3 Lecture starts at 11:00 Why do we have written contracts? (Why is it beneficial?) Evidence • Used to prove your case to win in court • Unusual to prove without written agreement Predictability/Certainty • Can remember what was agreed to, especially in long term contracts • Acts as a compass to work with o Even if not going to court  ▯need to know what the contract agreed to Negotiations • Purchase of sale of land, guarantee contract etc. • Written requirement Legally enforceable agreement 1. Need evidence to convince court that it exists 2. If there’s a legally enforceable agreement, must have an idea of what has been agreed to a. Interpretations are different, not 100% assured, but it acts as a spectrum b. Dramatically increases the likelihood of achieving what was agreed to Contract Examples I Style, substance, circumstances which they would be used Why we use certain styles and how these agreements fit into circumstances? What is it that we’re trying to accomplish when we draw a legal contract? To capture the intentions of the parties in words • Put down in words the expectations and intentions Templates of contracts are generic and doesn’t describe specific intentions • Must be customized, modified and written • If you end up with a contract that’s generic, and it doesn’t describe your business relationship (but another one for  which the contract was created for), you have a problem if you sign it.  o Does not describe what you intend Process for negotiating agreements depends on the type of agreement Software Agreement  • Click agree during software updates • Process for drafting the agreement  ▯put terms that may be appropriate in the terms and conditions • Finalize and put on website with “I agree” o No process of negotiation with the other party o One­sided exercise Services Agreement • Long and comprehensive agreement • Intended to document a fairly robust business relationship o Many terms and conditions • Much more likely that this document goes back and forth a few times before signed • Client goes to lawyer for services agreement o Tells the lawyer his intentions and expectations, then lawyer asks questions o If lawyer has industry experience (senior), lists and reviews the areas where people end up having  misunderstanding/disputes  ▯warns client  “What if” questions and tries to get a better sense of the expectations of the parties especially in  areas that they haven’t considered  i.e. will pay if the system is operational, but what if the parties doesn’t agree on what is  operational… dispute occurs • Lawyer takes template and writes first draft  ▯precedent library or ask colleagues (exchange precedents) • Client reviews o Typically, says there’s one section that doesn’t match what was agreed upon (different from what client  understands) o Discussion to understand expectations and intentions about the part that was wrong • Second draft and sends back to client o Back and forth until contract that both likes and properly in their estimation what the client expects • Sends to other party and they will discuss with their lawyer o Similar conversation, reviewing contract o Response (see changes made) • List of things they say no to, list of things that needs to be changed, list of additions (things that client didn’t put  that other party wants) o Draft 3 o Client and lawyer review changes made  ▯agree, reject, change • Twiddling down on issues  ▯negotiating o How to bridge gaps, solutions to outstanding issues This process has two outcomes:  Conditions that both parties agree with or there is no deal Consulting Agreement • Not a great deal of going back and forth • Fairly short and typical • Terms and conditions are cast in stone and non­negotiable o Should try to negotiate and find out if the other party is bluffing o If other party is uncooperative, obstinate and stubborn, need to reconsider if want to do business Agreement must be effective • Readable • Well organized • Communicate what’s in it clearly Three agreements adopt different styles, which are appropriate in circumstances for which these agreements are used. Software agreement • Very informal, use personal tone, try to speak in plain language • First two paragraphs are bold  ▯user may not read rest of agreement and needs to be clear that they’re clicking “I  accept” and entering into a legally binding agreement Service agreement • Very formal manner and no economy of words (very long) • Language used is formal • Paragraph numbering is formal legal style Consulting agreement • Somewhere in the middle • Readable  • Not filled with legalese • Paragraphs are straight forward (sequential numbers) • Less formal than services agreement but more formal than software license agreement Style is important to the extend that it communicates the substance clearly and effectively • Clients want agreements to be shorter, less formal, want to be able to understand what’s in the agreement o Spectrum of knowledge of clients Each of the agreements has a title, which is not necessary… but it is good to have  ▯can quickly identify what type of  agreement it is Services agreement After being described and defined, the parties are defined as “of the first part” and “of the second part” • Sometimes “party of the first part” etc. • Phrases have no meaning • When agreements typed page by page without word processing, very cumbersome o Take precedent and rather than referring to names/specifics, refer to parties of the first part and parties of  the second part throughout the agreement (and identified at the beginning of the agreement) so that they  wouldn’t have to type everything out in the agreement Title • Starts with it • Optional Date • Important but often over looked • Contracts enforces promises o Consideration is the exchange of valuable promises o Performance of contract takes place later • If no date on contract, then don’t know when it came into existence o Poor evidence if through other forms as compared to a date on the document signed by both parties o When obligations of parties came into existence Identification of Parties • Identified differently (approaches) depending on style o All equally effective o Must identify parties correctly • Mistakes are often made o Parties are misidentified o i.e. contract is between ABC Party Rentals and John W. Smith  The problem with this identification is that  ABC Party Rentals is not a corporate name (incorrect corporate name or business name) • It’s nothing if it’s a business name because it is not a person • It is a person if it is a corporation, then must be correctly identified o If it’s a corporate name, then must have one of 6 suffixes • Must have correct corporate name or could have “ABC Party Rentals carrying on  business with xxx INC” o i.e. a business name used by somebody o Either case, it’s the corporation or person entering into contracts, not the business  name • End of contract, there are signature lines o Must match identifications of the parties at the beginning of the contract o Signing lines wrong or parties identified incorrectly, which creates confusion Who the parties are supposed to be and must be correctly identified at the beginning of the contract and at the end Consideration After parties identified, consulting and services agreement both have consideration clause i.e. inconsideration in sum of $2 and other valuable considerations, receipt and sufficiency are hereby acknowledged… • Trying to avoid any argument that the contract lacks consideration Guarantee contracts • Consideration is not clear • Not a valid contract if guarantor is not getting consideration • Must put in consideration clause o i.e. in consideration of $2, which I acknowledge to receive, I guarantee that… o Now there is consideration and signed in acknowledgement to receive • Clause is to avoid the uncertainty to leave the agreement open Clauses tend to address arguments that are often made and introduce uncertainty in terms of unenforceability of the  agreement…  Recitals In services agreements • Start with “where as” or “and where as” • Commonly found in agreements They provide context for the reader and tell a story How is it that these parties come to agree to be in an agreement? • There are no recitals in software license/consulting agreement because it is obvious how they came to the  agreement Not always obvious • i.e. supposed A says “I hereby agree to guarantee her debts to him” • To an outsider reading the contract, there is no context • If there’s no consideration clause, it’s not a contract o Recitals might say “where as she is in­debt to me pursuing to a debenture, and where as the bank has  threatened to seize her assets, which would render the debenture without value, and where as the bank has  agreed to refrain from seizing her assets on the condition that I provide a guarantee now and therefore for  consideration and hereby….”  Even if there’s no consideration clause, the recital makes it clear that there is consideration Boilerplate Describes contractual provisions which are cut and pasted from one contract to another • Such as the consideration clause, it’s always there Reason for the boilerplate is that it provides certainty by dealing with a number of arguments which would be possible  without the boilerplate  Most comprehensive in services agreement • Section 1: interpretation provision (this is how you should read the agreement) • 1.2 headings are for convenience only and are not a part of the agreement o They’re abbreviated and don’t want someone to make argument that heading is inconsistent with  paragraph after and that it should be cut out because it’s confusing • 1.3: If we use one gender (the singular means the plural), it’s consistent throughout the contract o tells reader those things are not critical • 1.4 all amount of currency is expressed in Canadian dollars o If it’s an international contract, its important to know which currency is delt with • 1.5 in validity … separability o If one of these provisions are unenforceable, it will be removed and rest of agreement shall stand • 1.6 entire agreement clause o Increases certainty by drawing box around all terms and conditions o Only everything in the agreement is enforceable
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