Class Notes (835,292)
Canada (509,072)
York University (35,229)
ADMS 2511 (179)
all (24)

chapter_6 notes.docx

7 Pages
Unlock Document

Administrative Studies
ADMS 2511
All Professors

Chapter 6: Databases and Information  Management 6.1 Organizing Data in a Traditional File Environment • An effective info system provides users with accurate, timely and relevant information File Organization Terms of Concepts • A computer system organizes data in a hierarchy that starts with bits and bytes and progresses to fields,  records, files, and databases o Bit: smallest unit of data a computer  can handle o Byte: group of bits that represent a single character, e.g. letter, number, symbol o Field: grouping of characters into a word, a group of words, or a complete number o Record: group of related fields such as a student’s name, the course taken, date, grade, etc. o File: group of records of the same type o Database: group of related files, e.g. student database o Entity: a person, place, thing or event about which we store and maintain information. o Attribute: each characteristic or quality describing a particular entity, e.g. Student_ID Problems with the Traditional File Environment • Each functional area (e.g. accounting, finance, HR, etc.) developed their own systems & data files • Problems: o Data redundancy and inconsistency o Program­data dependence o Inflexibility o Poor data security o Inability to share data among applications Data Redundancy and Inconsistency • Data redundancy: presence of duplicate data in multiple data files so that the same data are stored in more  than one place or location. • Data inconsistency: same attribute may have different values o E.g. the attribute ‘Date’ is not updated for the entity ‘COURSE’ across the different  databases/systems • Additional confusion may result from using different coding systems to represent values for an attribute  ▯ can’t integrate data from different sources Program­Data Dependence • Program­data dependence: the coupling of data stored in files and the specific programs required to  update and maintain those files so that changes in programs require changes to the data • A change in the software program could change the data, which may then not be compatible with other  programs Lack of Flexibility • Traditional file systems can deliver schedule reports but not unanticipated information requests in a timely  fashion • It may be possible, but expensive Poor Security • Little control or management of data leads to little control over access and dissemination of data Lack of Data Sharing and Availability • It is virtually impossible to access data in a timely manner because pieces of information in different files  and different parts of the organization cannot be related to one another • Different values of the same piece of information 6.2 The Database Approach to Data Management • Another definition of database is a collection of data organized to serve many applications efficiently by  centralizing the data and controlling redundant data • Data appears to be stored in one location Database Management Systems • Database management system (DBMS): software that permits an organization to centralize data,  management them efficiently, and provide access to the stored data by application programs. • DBMS retrieves information from the database and presents it to an application program o Traditional data files would be the other way around • DBMS separates the logical and physical view o Logical view – data as they would be perceived by end users o Physical view – how data are actually organized and structured on physical storage media • DBMS makes the physical database available for different logical views as required by users How a DBMS Solves the Problems of the Traditional File Environment • Reduces data redundancy and inconsistency by minimizing isolated files in which the same data are  repeated • Uncouples program data, enabling ad hoc data queries • Enables the organization to centrally manage data, their use and their security Relational DBMSs • Relational DBMS: a type of logical database model that treats data as if they were stored in two­ dimensional tables. It can relate data stored in one table to data in another as long as the two tables share a  common data element. • A row of the table = record = tuple • Key field: field in a record that uniquely identifies instances of that record so that it can be retrieved,  updated or sorted. • Primary key: unique identifier for all the information in any row of the table • Foreign key: field in a database table that enables users to find related information in another database  table. Operations of a Relational DBMS • Relational database tables can be  combined easily to deliver data required by users, provided that any two  tables share a common data element • 3 basic operations: o Select  Creates a subset consisting of all records in the file that meet the stated criteria o Join  Combines relational tables to provide the user with more information than is available in  individual tables o Project  Creates a subset consisting of columns in a table, permitting the user to create new tables  that contain only the information required Object­Oriented DBMSs • Many newer applications require databases that can store and retrieve not only structured numbers and  characters but also drawings, images, photographs, audio and full­motion video o DBMS that organize data into rows and columns are not well­suited for this purpose • Object­oriented DBMS: stores the data and procedures that act on those data as objects that can be  automatically retrieved and shared o Becoming popular b/c can be used to manage multimedia components or Java applets in Web  applications o Slow in processing a large number of transactions • Object­relation DBMS: DBMS with capabilities of both object­oriented and relational DBMS Capabilities of Database Management Systems 1. Data definition: capability to specify the structure of the content of the database o Used to create database tables and to define the characteristics of the fields in each table 2. Data dictionary: automated or manual file that stores definitions of data elements and their characteristics 3. Data manipulation language Querying and Reporting • Data manipulation language: DBMS’s specialized language that is used to add, change, delete and  retrieve the data in the database o Contains commands that permit end users and programming specialists to extra data from the  database to satisfy info requests and develop applications • Structured Query Language (SQL): standard data manipulation language for relational database  management systems • Microsoft Access and other DBMSs include capabilities for report generation so that the data of interest can  be displayed in a more structured and polished format than would be possible by just querying • Crystal Reports (popular report generator) Designing Databases Normalization and Entity­Relationship Diagrams • Conceptual database design describes how data elements in the database are to be grouped • Design process identifies  o Relationships among data elements o Most efficient way of grouping data elements together to meet business information requirements o Redundant data elements o Groupings of data elements for specific application programs • Normalization: the process of creating small, stable yet flexible and adaptive data structures from complex  groups of data • Repeating data groups: unnnormalized data wherein there can be multiple records associated with  multiple records from another table • Referential integrity: rules to ensure that relationships between linked database tables remain consistent • Entity­relationship diagram: a methodology for documenting databases illustrating the relationship  between various entities in the database. • If the business does not get its data model right, the system will not be able to serve the business well  ▯end  up working with data that is inaccurate, incomplete or difficult to retrieve Distributing Databases • Distributed database: database stored in more than one location o Partitioned database  Parts of the database are stored and maintained physically in one location and other parts  are stored and maintained in other locations so that each remote processor has the  necessary data to serve its local area o Duplicate database
More Less

Related notes for ADMS 2511

Log In


Join OneClass

Access over 10 million pages of study
documents for 1.3 million courses.

Sign up

Join to view


By registering, I agree to the Terms and Privacy Policies
Already have an account?
Just a few more details

So we can recommend you notes for your school.

Reset Password

Please enter below the email address you registered with and we will send you a link to reset your password.

Add your courses

Get notes from the top students in your class.