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Administrative Studies
ADMS 2511
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Chapter 9: Developing Information  Systems 9.1 Systems as Planned Organizational Change Systems Development and Organizational Change • Automation: using the computer to speed up the performance of existing tasks o Typically reveals new bottlenecks in production (i.e. slows it down) • Rationalization of procedures: the streamlining of standard operating procedures (routines), eliminating  obvious bottlenecks, so that automation makes operating procedures more efficient • Business Process re­engineering (BPR): the radical redesign of business processes, combining steps to  cut waste and eliminating repetitive, paper­intensive tasks in order to improve cost, quality, and service and  to maximize the benefits of IT o E.g. Ford Motor Company’s invoiceless processing • Paradigm shift: rethinking the nature of the business and the nature of the organization o More radical, changes business model, often fails because difficult to execute Business Process Re­engineering • Work flow management: process of streamlining business procedures so that documents can be moved  easily and efficiently • E.g. home mortgage application process used to take 6­8 weeks, now <1 week Steps in Effective Re­engineering • What business processes are the most important to focus on and how improving these processes will help  the firm execute its strategy • Understand and measure the performance of existing processes Process Improvement: Business Process Management, Total Quality Management,  Six Sigma Business Process Management • Enables organizations to manage incremental process changes that are required simultaneously in many  areas of business • Business process management (BPM) includes o Work flow management o Business process modelling o Quality management o Change management o Tools for recasting business processes into standardized form where they can be continually  manipulated o Process monitoring and analytics • Verify that process performance has improved and measure the impact of process changes on key business  performance Total Quality Management and Six Sigma • Total quality management (TQM): concept of making quality the responsibility of all people and all  functions within the organization • Six sigma: specific measure of quality, 3.4 defects per million opportunities o Most companies don’t achieve it but it’s used as a goal • Continuous improvements rather that bursts How Information Systems Support Quality Improvements • Benchmarking: setting strict standards for products, services and other activities and then measuring  performance against those standards • Set by industry standards, other companies, internal standards 9.2 Overview of Systems Development • Systems development: activities that go into producing an information systems solution to an  organizational problem or opportunity Systems Analysis • Systems analysis: analysis of the problem that the organization will try to solve with an information  system o Identify the information requirements that must be met by the system solution • Feasibility study to determine whether it’s feasible from financial, technical & organizational standpoints Establishing Information Requirements • Information requirements: identifying who needs what information where, when and how • Carefully defines the objectives of the new or modified system and develops a detailed description of the  functions that the new system must perform Systems Design • Systems design: describes how a system will meet information requirements • What makes one design superior to others is the ease and efficiency with which it fulfills the requirements  within these constraints The Role of End Users • Users must have sufficient control over the design process to ensure that the system reflects their business  priorities and information needs, not the biases of the technical staff Completing the Systems Development Process • Programming  ▯system specifications turned into software program code • Testing  ▯make sure the system produces the desired results under known conditions o Unit testing  ▯testing each program separately in the system o System testing  ▯tests the functioning of the information system as a whole o Acceptance testing  ▯final testing, evaluated by users o Test plans include all preparations for tests o Conversion  ▯process of changing from the old system to the new system o Parallel strategy: running old technology with new technology until sure new technology can  take over o Direct cutover strategy ▯  new replaces old immediately o Pilot study strategy  ▯new for limited area of organization o Phased in approach strategy  ▯introduces the new system in stages o Documentation  ▯showing how the system works from both technical and end­user standpoints  Finalized during conversion time for use in training & everyday operations • Production: after the new system is installed and conversion is complete o Post­implementation audit ▯  formal document, optional • Maintenance: changes in hardware, software, documentation, or procedures to a production system to  correct errors, meet new requirements, or improve processing efficiency Modelling and Designing Systems Structured Methodologies • Structured = techniques are step by step, with each step building on the previous one • Data flow diagram (DFD) • Process specifications: describe the transformation occurring within the lowest level of the data flow  diagrams • Structure chart: top­down chart showing each level of design, its relationship to other levels, and its place  in the overall design structure Object­Oriented Development • Addresses the modelling of data (which structured methods do not)
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