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Department
Administrative Studies
Course
ADMS 2511
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Semester
Winter

Description
Chapter 10: Information Resource  Management and Project Management 10.1 Information Resource Management • Information Resources Management (IRM) is the process of managing information systems as an asset or  resource that is critical to the organization The Information Systems Department • Functions: o Manage computer operations o Manage systems development and systems development projects o Manage IS personnel o Budget for the department and others in the organization who use computers o Plan for strategic, tactical and operational level systems and for the IS department’s operations o Justify financial investments in information systems • Might be managed at the strategic level by the CIO • MIS steering committee sets policies and priorities for the IS department including approving budgets for  major projects and hearing progress reports on those major projects • Once a system has been implemented, it is the IS department’s responsibility to ensure that policies,  guidelines, and decisions are implemented and followed o E.g. backups, passwords, etc. • System operators: people who run the hardware, including loading tape and disk drives, starting and  stopping jobs, ensuring backups are made • Data entry operators: people who enter data in computer­readable format and are managed by database  managers • Network managers supervise networks • Web masters handle the organization’s web­based presence • Most organizations centralize their information systems so that most of the IS components are located  centrally and managed by a central IS department o Centralized  ▯most decisions about information systems are made by the IS department o Decentralized  ▯organizational departments or divisions make their own decisions about which IS  they want to develop or purchase and IS staff report to each decentralized unit • Today, the trend is toward information service units and information centres o Information service units  ▯located in non­IS department o Information centres  ▯housed in IS department but handles requests for support, training,  assistance and guidance from other departments Assigning Personnel to Develop Systems • New systems development is considered to be more creative and more desirable than maintenance • Rotation is used frequently so personnel may be assigned to new development for a project and move on to  a maintenance project when that project is completed • Service­level agreements  ▯IS department held accountable for department’s level of service needed,  budget, deadline, etc. Managing Personnel • Hiring people with computer science background vs. management information systems (MIS) background • How to measure performance?  ▯IS personnel must be evaluated and counselled on their performance  metrics on a periodic basis • Bonuses vs. salary increases • “Brain drain”  ▯skilled Canadians being hired by U.S. companies at higher salaries • Keeping employees’ skills up to date by providing training opportunities Managing Budgets • Charge­backs  ▯internal transfer of funds to reflect payment for services rendered o Many IS departments receive revenue from other departments in the form of charge­backs o Method of chargeback (i.e. the base­unit) must be communicated to department heads 10.2 The Importance of Project Management • High failure rates among IS projects and take time & money to implement • Development of a new system must be managed and executed properly and it is essential that there is a lot  of knowledge about managing IS projects Runaway Projects and System Failure • A system development project that has more management is most likely to have the following  consequences: o Cost > budget o Unexpected time slippage o Technical performance that is less than expected o Failure to obtain anticipated benefits • Parallel manual systems to help failed ISs function • User interface: part of a system with which the end user interacts o Must be easy to use and understandable Project Management Objectives • Project: planned series of related activities for achieving a specific business objective • Project management: application of knowledge, skills, tools and techniques to achieve specific targets  within specified budget and time constraints • Time, cost, quality o Quality is an indicator of how well the end result of a project satisfies the objective specified by  management  Improved organizational performance  Improved decision making 10.3 Selecting Projects • Need to select projects with the greatest benefit to the business Management Structure for Information Systems Projects • Management control of systems projects (top­down) o Corporate strategic planning group o IS steering committee o Project management o Project team Linking Systems Projects to the Business Plan • Information systems plan: a road map indicating the direction of systems development: the rationale, the  current situation, the management strategy, the imple
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