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Communication
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COMM 107
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BASIC COMMUNICATION Humans as selective communicators *Source encodes message *Receiver decodes message *Message is altered by interferences (noise) *Message goes through a channel/medium *Receiver sends back feedback *Frame of reference: each person perceives with their own unique experiences Types of noise: *environmental (most external sounds: cars passing, music, etc) *physiological (issues with body ­ lisp, hearing problems, memory loss, etc) *semantic (multiple meanings, slang, language, dialect) *syntactical (grammar issues) *organizational (badly stating things) *cultural (stereotypes, values) *psychological (mood, mental biases) MODELS OF COMMUNICATION Models of Communication linear model source encodes message → message sent via channel → receiver gets decoded message (noise) (noise) (noise) interactional model adds a feedback loop transactional model: co­creation of message with simultaneous communication ARRANGING THE SPEECH 4 modes of presentation * impromptu * extemporaneous * manuscript * memorized Structuring the speech * 4 basic elements   * intro: context and hook     * anecdote, personal reference, relevance, quote   * central idea     *state your plan, agenda   * body: research and content     * major + sub points arranged logically   * conclusion: summary, clincher Body: Traditional methods of arrangement * spatial: anchoring topics around a geographically central point of reference * chronological: timeline­based * topical: no set sequence, just arrange points in a logical order ­ might be arranging topics sharing a certain element together * causal: identify a cause & effect relationship * comparison & contrast * problem­solution * major & internal method: any combination thereof Body: Alternate methods of arrangement *partitioning method: deductive logic, preview main points before building on it *unfolding method: inductive logic, usually use for persuading opposing audience. give evidence so they reach same conclusion as you at the end. * case method: one main idea and examples to support it. Role of culture on structure Western use linear: claim > evidence > conclusion Arab, Native American, Asian, etc, use spiral: claim > narrative > conclusion INFORMATIVE SPEAKING Informative brief: *Audience analysis: listener’s knowledge, appropriate language, attention devices, logical arrangement *Purpose, captured by central idea Types of informative briefs *About objects *About processes *About events *About concepts Work­related info briefs: *Team briefing: presenting findings of team work *One­on­One briefing/tabletop briefing *Technical reports (scientific info) *Professional papers ­ or poster sessions *Lectures Q&A sessions *Restate question from audience before answering *Include entire audience in answer *Suggest speaking after session Introducing another speaker *Set appropriate tone Criteria *Strong intro   *Attention getter   *Statement of central idea   *Exposition, relevance, as necessary *Transitions *Conclusion   *Summary   *Clincher NON­VERBAL COMMUNICATION *Non­verbal comm: messages exchanged beyond words *60­90% of all comm is nv *Occur in clusters *Congruency: does your verbal message match the nv? does a person’s usual state match his nv state right now? *Controlled innate neurological programs: reflexive so everyone reacts the same way *Reflective of culture: same gesture, diff meaning *Associated with emotions *Nv substitutes v *Nv complements/agrees with v *Nv accents/emphasizes v *Nv conflicts with v Categories of nv comm: *kinesis: study of body’s behavior   *facsics: how face behaves   *ocalics: eyes   *gestics: hands     *speech independent: emblems     *speech related: illustrators (complements)     *speech related: affect displays (emotional displays on face)     *speech related: regulators (to indicate turns in dialogue: nodding as you listen, etc)     *speech related: adaptors (help us adapt to unusual situations: tap foot as you’re waiting)   *haptics: through touch, depends on culture & gender   *body synchrony: how you hold your body   *physical characteristics: halo & devil effect. if someone finds you good looking, they associate other irrelevant positive characteristics with you   *artifactics: what you wear, clothing, etc,   *proxemics: comm via space     *intimate zone: 0­18 inches     *comfort zone: 18 inch­4 ft     *social: 4 ft ­ 12 ft     *public: 12 ft to 25 ft (between you and an event speaker) *paravocalics: rate, volume, pitch, intensity, pauses *aesthetics: mood­setting w/ music, colors, etc *gustorics: taste as comm *chronemics   *circular: most holistic. is it day/night, season, harvesting time, etc. more primitive societies.   *linear: most societies use hours/minutes/seconds *olfactics: smells:   *smell blind, adaptation, smell memory, overload, discrimination (ability to differentiate) INTERPERSONAL SKILLS & CONFLICT MANAGEMENT conversation: interaction with 2+ people, verbal & non­v *small talk   *surface level exchange of info *questions *while more detailed talk   *keep track of current events, environment   *keeping track of non­v cues   *personalize convo   *disagree with respect *listening to other’s concerns *don’t assume *show interest or disinterest why converse? *express empathy   *develops early   *put yourself in one’s mental shoes of another *request info conflict: you’re interdependent w/ another person & they frustrate your satisfaction. has danger and opportunity. because of *different goals *allocation of resources *behaviors considered inappropriate levels of conflict *no conflict *latent conflict *problems to solve *dispute *helpful *fight or flight *intractability: doesn’t matter what the fight is about, ou just hate the other person. point of no return. role of anger *explosive: directed at others *implosive: directed at yourself *expressed negatively:   *internal actions   *acting out   *passive resistance: non compliance   *violence   *external actions: gossiping, sarcasm *expressed positively   *social justice, etc changing from neg to pos *don’t react immediately *don’t make important decisions when angry *channelize your feelings *apologize as necessary fair fighting: *inform yourselves. know fact vs. fiction *stay focused on present situation, don’t bring in past *don’t try to change the unchangeable *don’t start a fight that can’t be finished *keep setting in mind *realize you’re both actively involved in arguing *listen to your non­verbals *keep the goal in mind approaches to conflict: *competing *collaborating *compromising *avoidance *accommodating, smoothing over comm approaches: *assertive: clearly stating personal rights   *simple assertion: stating what you want   *empathic assertion: “i see your point, but…”   *follow up assertion *non­assertion: avoid conflict at all costs *aggressive: direct or passive­aggressive DESC scripting *describe your problem *express your emotion *specify your solution *state consequence how to apologize *take responsibility *show your regret *repair the damage *show good timing *choose an appropriate channel *do not keep score role of culture in apologizing *cultural role   *considered admission of guilt or weakness vs. virtue and responsibility   *diff words to express levels of remorse *gender differences   *women give & receive more apologies   *men apologize more to strangers than friends,   *women: relationship building, strangers & friends negotiations: act of bargaining principles of negotiation: look in textbook negotiation styles: *formal arbitration: 3rd party experts, binding *litigation: lawyers *mediation: neutral person, guidance GROUPS *Risky shift phenomenon: people who are working in groups tend to have more out­of­the­box solutions than individuals *Group think: one person suggests something and the rest just follow along *steps for groups 1­forming, creating group 2­norming, meeting, coming up w/ rules 3­storming, conflict ­a. primary tension: anxiety of working w people you don’t know ­b. secondary tension: issue­related conflicts 4­group conforming: getting over issues 5­group performing: do the actual work ­task dimension ­maintainence dimension: 6­group adjourning voting: consensus: everyone agrees majority vote: more than half plurality: whatever gets most votes part of whole: decide beforehand how many votes needed decision making techniques six step standard agenda ­1: figure out issue ­2: analyze the problem ­3: solution criteria: workability, practicality, desirability, affordable ­4: brainstorm, suggest solutions ­5: pick one solution ­6: implement oltion 1­3­6 decision making technique: each person comes up with a list, meet in group of three, combine list and remove duplicates, meet in group of six and combine etc. table configurations: round table rectangle L­shape T­shape mediated meetings teleconference video conference web conference > real time > asynchronous: not at same time, so just leaving comments back & forth > virtual conference LISTENING listening process components ● reception: physiological process of receiving sound vibrations on ear’s tympanic membrane, plus taking auditory and visual cues ● attention: focus on specific stimulus due to motivation/concentration. ○ perceptual filters, sensorium: based on life experiences, beliefs & attitudes, culture, mental & physical states, etc ● assignment of meaning: assigning meaning ○ schema: role of assigning meaning, how words and concepts are clustered in brain ○ role of culture: high vs low context. how much of message must be verbal, explicit ○ role of evaluation: fact vs opinion, red vs green flags ○ role of global/linear thinking/listening. right­brained (global), left­brained (linear). ● response: ○ role of memory techniques ○ role of questions, other feedback listening influencers ● role of speaker ● role of message ● role of channel ● role of external/internal variables ● role of time types of listening ● discriminative listening: distinguish auditory & visual stimuli, understand differences in verbal & non­verbal messages, listening to non­human features ● comprehensive listening: recognize and retain info, includes discriminative ● therapeutic: listening empathetically to another one’s issues. stimulate discussion, give advice as requested ● critical: comprehending & evaluating speaker’s appeal, evidence, motivational appeal, assumptions, implicit statements ● appreciative: for enjoyment and sensory stimulation. comedy show, music, etc. listening apprehension the fear of misunder
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