Lecture_Notes for whole course (got 94%)

25 Pages
Unlock Document

Communication studies
CMS 316L
All Professors

Lecture Notes 01/16/2014 Interviewing – an interactional communication process between two parties, at least one of whom has a  predetermined purpose and usually involves the asking and answering of questions. Interactional: exchanging ideas, sharing of responsibilities Process – constantly changing over time Two parties – interviewing party vs. interviewee party Purpose – get a job or position Questions Types of Interviews Information giving Information gathering – visit all the tabling groups in the mall Selections – do you work for us? Do we work for you? Problems of E’s/R’s behaviors – meeting to discuss elements that aren’t working Problem solving – solving external problems Persuasion – sales interview; the people who interview you on the drag Field Project Overview: explore an industry of interest enact the interview process in professional contexts meet professionals & let them meet you establish networks three different people in different positions at different organizations – 30 minutes each Guidelines: No phone interviews Choose topic wisely Choose location wisely No one affiliated with UT Don’t choose someone you know Professionalism Details: Use the same schedule of questions for each interviewee, avoid choosing Es that are too different from one  another 3 topic areas, 18­20 questions  Es should not all hold the same position Beware of “peak” times for certain industries The proposal is very important Course packet: page 11­18 Contact Ideas: Personal network Family Professors Past/Current employers Career services Contact person on websites How to contact an E: Email, phone – be polite and professional What they need to know: they will be audio recorded & asked to fill out a brief critique form What you need to know and why: mailing address for letter of introduction (p. 18) Call or email 1 week before to confirm the date, time and location I’m interested in: Environmental law – 3 different environmental lawyers ? What does it entail? What are the biggest issues you’ve faced in this field? What don’t people understand about environmental law? How does the compensation from environmental law differ from that of other types of law? What led you to this field? Why is this an important global issue? How do these issues benefit the community directly? What other area of law might you be interested in, if not this one? What advice would you give to an aspiring environmental lawyer? What would you have changed about your education process preparing for this position? For Tuesday: Field topic is due by email or hard copy Topic & 4 potential interviewees Bring laptop for WSJ subscription Read chapter 2 (p. 19­54) January 30, 2014 01/16/2014 Open/Closed January 30, 2014 01/16/2014 Interviewing Approaches Directive – R has control Non directive – E has control It’s best to use a combination of both! Closed Questions: narrow in focus and restricts the E’s freedom in responding Moderately closed: ask for specific, limited pieces of information What was your initial reaction to the jury’s verdict? Which medical conditions run in your family? Highly closed: typically ask respondents to identify a single piece of info Which of these channels, ESPN, Comedy Central or lifetime do you prefer to watch? How much are you asking for the used laptop? Be careful of questions that begin with “how much.. how many… how often…” these are CLOSED Bipolar: limit respondents to only one of two opposing choices Are you a conservative or a liberal? Are you familiar with the new antivirus software? Open questions: expansive, often only specify a topic, allow freedom in responses Highly open: provide the respondent with virtually no restrictions Tell me about your work history What do you know about communication? January 30, 2014 01/16/2014 Go into a lot of detail about your favorite job Moderately Open: some restrictions, but respondent still has wide latitude to respond. Tell me about your internship at IBM What do you know about interpersonal communication? On most assignments, only 20% of your scheduled questions are allowed to be  closed… so it’s important to be able to tell an open question from a closed one! Primary/Secondary (Probing) Primary: introduce topics or new areas within a topic; can stand alone and make sense How did you become interested in consulting? Tell me about your most challenging time at UT What is your name Do you like Chinese food What training do you have in statistical analysis Secondary (probing): follow­up questions to primary questions; don’t make sense on their own Silent probe – use silence to allow E to complete statement Non­verbal; context dependent – can be very polite or pretty rude Nudging probe – brief/encouraging go on, uh huh? So… January 30, 2014 01/16/2014 Clearinghouse probe – makes sure everything is covered is there anything else I need to know? Use this at the end of a section Informational probe – additional information or explanation Tell me a bit more about this fear you mentioned What happened next? Restatement probe – rephrasing when question isn’t answered or understood Yes, but would you accept this position if it was offered to you? Reflective probe – reflects answer to verify or clarify So what you’re saying is…x? Mirror probe – ensures you understand a series of answers correctly, then verifies Let me check these directions to make sure I got them straight. Head north on I35, exit MLK For most assignments, you will be required to provide 2 secondary questions for each  primary question, so be able to tell the difference between them! Neutral/Leading Questions Neutral: allow respondents to answer without overt direction or pressure from questioners What did you think of black swan? Leading: suggest the answer expected because questioner leads respondents to it Didn’t you like black swan? Loaded: extreme leading questions Wow, did you actually LIKE black swan? January 30, 2014 01/16/2014 IDENTIFICATION OF QUESTIONS (activity) “Tell me about yourself” Open. Neutral. Primary. “You generally pay close attention to detail, don’t you?” Closed. Leading. Primary “By middle school you mean grades 5­8?” Closed. Neutral. Secondary. Reflective Probe. “What was your salary on your last job? Closed. Neutral. Primary. “Why do you think he said that?” Open. Neutral. Secondary. Informational Probe. “Go on” Open. Neutral. Secondary. Nudging Probe. “Are you a conservative or a bleeding heart liberal?” Closed. Leading (loaded). Primary. “What else would you like to say about this program?” Open. Neutral. Secondary. Clearinghouse Probe. February 4, 2014 01/16/2014 Pre­Phrasing: Purpose 1. determine your purpose: why interview at all? Probing interview purpose: discover facts about the case that you didn’t previously know Can help you determine things like types of questions, etc Pre­Phrasing: Research 2. Sources can include you rpersonal network (extended network), online resources, libraries, corporate,  church, school and courthouse records, etc. 3. Good research allows for two benefits to the interview: ensures that you ask intelligent and insightful questions that you can’t get answers to elsewhere helps you avoid false assumptions about the E or the purpose of the interview Pre­Phrasing: Structure 4. Create a journalistic interview guide: who was involved what happened when did it happen where did it happen how did it happen why did it happen helps you find the holes in your research 5 Criteria to keep in mind for Phrasing Questions 1. Language ­ does the E share the same language? Be aware of multiple meanings February 4, 2014 01/16/2014 2. relevance – needs to be clear why you are asking questions, explain question if not directly related to  your purpose 3. Information level – E must have the knowledge to respond intelligently, example: what is the average  starting salary of a new hire at competing firms? 4. Complexity – is the question too complicated for the E to determine what you are asking?  5. Accessibility – refers to the E’s reluctance to answer a question because of social, psychological or  situational constraints. Ex: who are you voting for Common Question Pitfalls – AVOID AT ALL COSTS Bi­Polar trap: when you ask a bipolar question designed to elicit a yes or no answer when you wanted a  detailed answer or specific information Wrong: do you know what happened next? Right: What happened next Avoid: do, have, can, would, will Begin with: what, why, how, explain, tell me about Open­to­Closed Switch: when you ask an open question but before the E can answer you rephrase to a  closed or bipolar question R: Why did you leave UT early? Was it because you graduated? E: Yes. this is an element of the speedy question Speedy Question: when two questions are asked in a row without waiting for an answer (open­open, closed­closed, closed­open) Double­Barreled Inquisition: when you ask two or more questions at the same time instead of a single,  precise question R: Tell me about a typical day as a lawyer and why you decided law was right for you Leading Push: when you ask a question that suggests how someone should respond (intentional or  unintentional) February 4, 2014 01/16/2014 R: I really like the new changes, don’t you? R: you have to wear a suit EVERY DAY? Guessing game: when you try to guess information instead of asking for it (usually a string of closed  questions) WRONG: R: were you home at that time? E: No, R: were you on campus? E: Yes CORRECT: R: where were you at that time? Yes (No) response: when you ask a question that has only one LOGICAL answer: a yes or a no. R: (asked of a student) do you want to graduate? R: (asked of a CEO) is this a good company to work for? Double Starter: when questions begin with two question prompts, and only one is really needed WRONG: explain to me how to get promoted in this industry RIGHT: how does one get promoted in this industry? WRONG: Describe why you made the shift from academic to business RIGHT: why did you make the shift from the academy to business? RIGHT: describe the reasons you made the shift from academic to business  Typology Questions: when you categorize the type of response you want unnecessarily R: what type of work do you do? What sort of feelings do you have about this sort of ice cream? WSJ clipbooks & presentations Employment interview: related to the immediate future WSJ clipbook: read more about it in your Course Packet (p.19­20) due April 17 01/16/2014 Monkey, mouse, elephant, zebra, horse,  01/16/2014 Opening the Interview: Two Goals: Establishing Rapport Orienting the E – giving the E a preview Balance of Structure and Interaction Too much structure = robotic or impersonal Too much interaction = not professional or casual Opening Elements Greeting, Introduction, Reference/Purpose Confirming verbal & non­verbal behavior Sincerity 1. Introduction Name and organizational affiliation Appropriate nonverbals R: Hello, my name is Ashley Horton. I’m a reporter with the local newspaper. So nice to meet you. Thank  you for agreeing to meet with me today. (firm handshake) 2. Rapport A process of establishing and maintaining a relationship between E and R by creating feelings of goodwill  and trust. Should be interactive (let E respond to questions) 01/16/2014 Should be relevant to interview R: So, this is a lovely neighborhood. How long have you lived here? (wait for answer) How do the residents  generally get along here? 3. Orientation time – need to give an exact time procedure – ask if you can take notes; ask if they mind if you rercord topics to be covered – preview which topics will be covered in the int
More Less

Related notes for CMS 316L

Log In


Join OneClass

Access over 10 million pages of study
documents for 1.3 million courses.

Sign up

Join to view


By registering, I agree to the Terms and Privacy Policies
Already have an account?
Just a few more details

So we can recommend you notes for your school.

Reset Password

Please enter below the email address you registered with and we will send you a link to reset your password.

Add your courses

Get notes from the top students in your class.