MOS 2181 Midterm 2 WEEK 8 Chapter and Lecture Notes.docx

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Management and Organizational Studies
Management and Organizational Studies 2181A/B
Victoria Digby

MOS 2181 – Week 8  Leadership Discussion: Tony Hsieh: Zappo’s Leadership: fiThe influence (inspiration) that particular individuals exert on the goal achievement of others in an organizational context Authentic Leadership: fiBeing true to oneself, this person knows and acts upon their true values, beliefs and strengths and help others do the same EMB CLAIM #4 Ethical and Authentic Leadership Theory fiEthical leadership positively associated with employee perceptions of honesty, fairness and effectiveness. Firm  experiences less counter­productive behaviour fiEmployees have been found to be more satisfied, more willing to devote extra time fiFollowers of authentic leaders report higher organizational citizenship behaviour, commitment, and job satisfaction, more   trust in supervisor Costco vs. Wal­mart Costco Fun Facts: fiJim Sinegal and Jeff Brotman  fiGlobal expansion, 572 outlets; 78 billion in dollars fi350, 000 salary and stock options  136, 000 employees, average salary of above average salary 18$ an hour and benefits (turnover 5.5% which is good) fiJim Collins “Level 5 leader, good to great”; supported by Art Turock fiFood retailing hall of fame fiMentored future CEO; no strategic chances by new CEO (started in the warehouse) fi40% increase in sales price fiDon’t overcharge for anything, not even hot dogs fiFirst name basis; answers his own phone fiPromote within; treat workers like family  fiRegular guy Wal­mart: fi19$ Million dollar salary More Authentic: Costco Communication: UWO Survey Chapter 10 Uwo Employee Communications 2004, 2006 Objective: fiDevelop formalized employee communications program fiBuild stronger relationships How many days per year are wasted due to poor communication? fi7.8 weeks (has it increased since 1999, yes!) Increase productiviIncrease communication; invest in communication Can regain almost 2 lost months of productivity The Communication Process fiSender fiMessage fiChannel fiNoise/distortion fiReceiver fiFeedback Teach in terms of how your audience would understand, not just you Graphs, pictures, numbers (Data) Distortions fiFiltering vs. Mum Effect fiSelective perception (hearing or listening; bias) fiDefensiveness fiLanguage Importance of Feedback (see page 349) fiJack Welch; Peter Senge; 360 feedback Channel Richness Continuum Lowest to Highest: Memo/Bulletins, Email, Voice mail, Telephone, Face­to­face fiPeople are using email in business more than ever; misuse Grapevine: fiListen do not participate fiInformal network: fax, emails, word of mouth, notes fi75% accurate non­controversial information fiCan fuel rumours fiPersonalities, type of info and physical location Current Issues in Communication fiNon­verbal page 335 fiPara­verbal fiCross cultural fiGender fiElectronic devices NLPfi lying KNOW exhibit 10.5 (pagth342): where is Canada, who is the most and who is the lowest? ­ Lower Context  ▯4  dot from the l▯ wiss German Scandinavian THEN Canada ­ Swiss highest ­­­­­Asian lowest  ­ Swiss, German, Scandinavian, N.AMERICA, Australia, Other Northern European Countries, S.America, Africa,  Southern European, Arab, Asian  People say things electronically that they would never say face to face Emailfipoor richness/ slang abbreviations Conflict Connection fiPreferred style to communicate is similar to preferred conflict handling style Language gestures and media used to communicate during conflict can escalate situation How we communicate is who we are which influences how we think and thus ho we problem solve Cultural differences can confuse communication process and cause conflict Summary: fiHaving trouble communication? It takes two fiSelective perception and defensiveness are are ,akpr dostprtopms fiListen to grapevine; don’t participate fiPay attention to non­verbal and preverbal cues Chapter Notes: What is Communication? ­ It’s the process by which information is exchanged between sender and receiver  ­ Focus on Interpersonal communication in this chapter o Ex. One on one exchange between two individuals  ­ Thinking, Encoding, Transmitting, Perceiving, Decoding, Understanding ­ Effective Communication: Communication whereby the right people receive the right information in a timely  manner Organizational Communication ­ It could stick to a strict chain of command, under this 3 necessary forms of communication can be accomplished 1. Downward Communication: information that flows from top to bottom 2. Upward Communication: information that flows from bottom to top 3. Horizontal Communication: information that flows between departments or functional units, usually as a  means of coordinating effort. Deficiencies in the Chain of Command ­ Informal communication o Chain of command fails to consider informal communication  o Informal grapevine may spread unsavory, inaccurate rumors across org. ­ Filtering o Tendency for a message to be watered down or stop during transmission o Upward filtering: employees worried their bosses will use info against them o Downward filtering: due to time pressures or simple lack of attention to detail o The potential for filtering increases with the number of links in the communication chain o Some managers establish an open door policy • The opportunity for employees to communicate directly with manager without going  through the chain of command • This should decrease upward filtering o To prevent downward filtering… • Organizations attempt to communicate directly with potential receivers, bypassing the  chain of command ­ Slowness o Transmitting info can be painfully slow, more with horizontal communication o Not a good mechanism for reacting quickly to customer problems o Cross­functional teams an employee empowerment are used to improve communications in these areas by  short­circuiting the chain of command Manager­Employee Communication ­ Researchers show that managers and employees differ in their perception of: o How employees should and do allocate time o How long it takes to learn a job o The importance of employees attached to pay o The amount of authority the employee has o The employee’s skills and abilities o The employees performance and obstacles to good performance o The managers leadership style  ­ These differences suggest a lack of openness in communication ­ Barriers to effective Manager­Employee Communication o Conflicting Role Demands: difficultly with balancing social­emotional and task functions o Mum Effect: The tendency to avoid communicating unfavourable news to others o Mum effect is more likely when the sender is responsible for the news  o The Rumor Mill at UofG was implemented to counter the tendency toward mum effect  The Grapevine ­ It’s the informal communication network that exists in ANY organization  ­ It can be word­of­mouth, notes, emails, fax, etc  ­ They can be loosely coordinated (i.e. office grapevine and warehouse grapevine) ­ It can transmit info relevant to orgs. Performance or just simple gossip o You won’t believe who got fired! ­ 75% of non­controversial org­related info is correct  ­ PERSONAL and EMOTIONALLY CHARGED info is usually incorrect  ­ Personality characteristics play a role in who participates in the grapevine o Extraverts might be more likely to pass on the info  o Similarly, those with low self­esteem may pass info on for personal advantage o Physical location; warm control room in cold plant, mail carriers, IT troubleshooters ­ Pros and Cons o In some orgs. The grapevine is a regular substitute for formal communication  o Managers have been known to “leak” ideas into the grapevine to get feedback o It can be a problem with RUMOURS: an unverified belief that is in general circulation o Although it’s possible for a rumour to be true it may not remain true  Verbal Language of Work ­ Jargon: Specialized language used by job holders or members of particular occupations or orgs o Ex. OB can mean Organizational Behaviour to managers or Obstetrics to a physicians ­ Barriers:  o Inside ORG: New org. members may find it intimidating or confusing, communication between department  o Outside Org: ie. Language of corporate takeover  Non­Verbal Language of Work  ­ The transmission of messages by some medium other than speech or writing ­ Body language: non­verbal communication by means of a sender’s bodily motions, facial expressions or physical  location  o Senders who feel themselves to be of high status than the receiver act more relaxed o Showing our true feelings, editing our feelings or actively deceiving others o Some are good at pretending they are relaxed when they are not ­ Props, Artifacts and Costumes o Office Décor and Arrangement o Professors office: tidy, decorated and desk against wall not in between them. o Clothing o Signals about competence, seriousness and promotablility  o Women looking more masculine Gender differences in Communication ­ Girls see conversation as a way of developing relationships and networks of connection/intimacy ­ Boys see conversation as a way of achieving states within groups and to maintain independence  ­ Men are more sensitive to power dynamics and will use communication to postion themselves (one­up themselves) ­ Women are concerned with rapport buil
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