Chapter 10 – Communication.docx

9 Pages
Unlock Document

Management and Organizational Studies
Management and Organizational Studies 2181A/B
Matt Mc Larnon

Chapter 10 – Communication  Communication – the process by which information is exchanged between a sender and  a receiver ­ Interpersonal Communication: the exchange of info between people ­ Sender must encode his thoughts into a form that can be transmitted to the  receiver ­ Then, the receiver will provide feedback  ­ Is very prone to errors (miss­typing something, etc) SENDER         Feedback  RECEIVER Thinking Encoding Transmitting    Perceiving Decoding       Understanding  Effective Communication – when the right people receive the right information in a  timely manner  Chain of Command – lines of authority and reporting relationships Downward Communication – from the top of the organization toward the bottom ­ Vice­president to plant manager ­ Directive and instructions Upward Communication – from the bottom of the organization up  ­ Chemical engineer to development manager ­ Ideas and suggestions Horizontal Communication – between departments or functional units, usually as a  means of coordinating effort ­ In strict chains of command, the information would flow from the bottom up, then  up downwards from a common manager Weaknesses of Chain of Command: • Slowness: slowest through horizontal communication • Not good for reacting quickly to customer problems • Organizations develop communications beyond the chain of command  Informal Communication – between members of an organization ­ Chain of command ignores informal communication ­ Helps people accomplish their jobs more effectively  ­ Can, however, damage the organization Filtering – the tendency for a message to be watered down or stopped altogether at some  point during transmission, and is something of a double­edged sword ­ Over filtering will stop the right people from getting the right information,  causing the organization to suffer ­ Upward filtering often occurs since employees are afraid their boss will use this  information against them ­ Downward filtering often occurs because of time pressures of lack of attention to  detail  Voice, Silence and the Mum Effect Voice – the constructive expression of disagreement or concern about work unit or  organizational practices ­ “Speaking up”  ­ Silence: withholding relevant information ­ Horizontal, vertical, or general ­ More satisfied employees who identify more strongly with their work are more  likely to speak  ­ Direct support for dissent as well as symbolic stories about what has happened to  those who exercise voice can be strongly relegated to the work climate  Psychological Safety – shared belief that it is safe to take social risks  ­ High voicers report less work stress than those who remain silent ­ Self censorship will result in silence Mum Effect – the tendency to avoid communicating unfavourable news to others ­ “Keep mum” so they don’t have to say negative news ­ Tendency is even more likely to keep silent when the sender is responsible or the  bad news ­ Rumour Mill: University of Guelph – to counter the tendency toward the mum  effect and provide mechanisms for voice  Grapevine – informal communication network that exists in any organization ­ Cuts across formal lines of communication  ­ Can be a written note, email, word of mouth, etc ­ Many grapevine systems within organizations ­ Job and personal related ­ At least 75% of info is incorrect  ­ Extraverts more likely to be involved than introverts ­ Low self­esteem individuals may pass on info that gives them personal  advantages ­ Location: areas that receive a lot of work/traffic and jobs with a lot of movement  are more likely to pass on the grapevine  Pros/Cons of Grapevine: ­ Keep employees informed (job security) ­ Test employees reactions to proposed changes without making formal  commitments (managers leak info to see how they react) ­ If info gets to the external world it can serve as recruitment assistance ­ Can be pipeline for rumours, gossip, etc Rumour – unverified belief that is in general circulation  ­ Can be true, however, it is not likely to remain true as it travels around ­ Spread fastest and farthest when info is ambiguous and info is important  Verbal Language of Work Jargon – development of specialized language that members use to communicate with  one another ­ Rosabeth Moss Kanter: goal was to facilitate communication among employees  who were often separated o COMVOC (common vocab) provided a common basis for interation  among virtual strangers  ­ Can be a barrier for clear communication between departments and new members  and outsiders Non­Verbal Language – transmission of messages by some medium other than speaking  or writing  ­ Can be very powerful  ­ Body language, gestures, etc Body Language – non­verbal communication that occurs by means of the sender’s  bodily motions and facial expressions or the sender’s physical location in relation to the  receiver ­ Interest/Liking: o Be close to the receiver o Touch the receiver during interaction  o Eye contact o Lean forward o Direct torso ­ Relaxation: o Casual, asymmetric placement of arms/legs o Reclining, non­erect seating o Lack of fidgeting and nervous activity ­ Hard to regulate body language when feeling strong emotions  ­ Especially important in employment interviews Office Decore/Arrangement:  ­ Tidy, decorated with posters and plants, desk was against the wall ­ Neat = well organized and has time to talk ­ Desk against wall = no barriers ­ Kimberly Elsback: middle managers in California used office décor to identify the  office occupant  Clothing:  ­ Sends message of competence, seriousness, and promotability ­ Black raincoats = lower middle class while beige = exec ­ Wrong clothing will prevent others from seeing ambition, intelligence and savvy ­ More masculine dressed women are more likely to be chosen for exec jobs ­ Proper clothing may enhance self­esteem and confidence  Gender Differences in Communication ­ Girls see convos as a way to develop relationships and networks of connection  and intimacy ­ Boys see convos as a way for them to achieve status within groups and to  maintain independence  ­ Deborah Tannen: “One Up, One Down” o Men more sensitive to power dynamics and will use communication as a  way to get one­up o Women are more concerned with rapport building and will communicate  in ways that avoid putting others down (one­down) ­ Getting Credit – men more likely ­ Confidence and Boasting – men more boastful about themselves and are  perceived as more confident ­ Asking Questions – men don’t like asking for help because it can put them in a  one­down position ­ Apologies – women often say “I’m sorry” as a way of expressing concern and is  used to establish rapport ­ Feedback – women often begin with praise as a way to buffer criticism while men  are more blunt ­ Compliments – women are more likely to say compliments and men are more  straight up ­ Ritual Opposition – men use as a way to exchange ideas and attacking others  points of view, while women avoid since it is seen as a personal attack ­ Managing Up and Down – women believe doing a good job is most important for  recognition while men spend more time communicating with supervisors (women  often downplay seniority) ­ Indirectness – in NA, people in power are supposed to use direct orders when  asking someone below them to do a task o Women are usually indirect  o Seen as lack of confidence ­ Differences usually reflect negativity on women  ­ Key is to recognize people have different linguistic styles and to be flexible so  that they can adjust their style when necessary  Cross­Cultural Communication Language Differences: ­ Better between those who share a common cultural values/common language ­ Can cause people to misunderstand or be shocked by cultural differences ­ Speaking the same language is no guarantee of great communication Non­Verbal Communications: ­ Facial Expressions – Americans, Japanese and New Guinea can accurately detect  anger, surprise, fear, and sadness in the same
More Less

Related notes for Management and Organizational Studies 2181A/B

Log In


Don't have an account?

Join OneClass

Access over 10 million pages of study
documents for 1.3 million courses.

Sign up

Join to view


By registering, I agree to the Terms and Privacy Policies
Already have an account?
Just a few more details

So we can recommend you notes for your school.

Reset Password

Please enter below the email address you registered with and we will send you a link to reset your password.

Add your courses

Get notes from the top students in your class.