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Interpersonal Communication Notes [COMPLETE]: Part 1 - I got a 90% in the course!

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Department
Communication
Course
COMM 1040
Professor
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Semester
Fall

Description
Chapter 4: Listening in Interpersonal Communication  Section 1: The Importance of Listening: Professional and Relationship Benefits • The skills of listening will prove crucial to you in both your professional and relationship lives • Important benefit of listening is to establish and communicate power • Purposes of listening in communication: • To learn: you listen in order to learn and understand other people and perhaps to avoid  problems and make more reasonable decisions • To relate: the ability to listen to friends, romantic partners, family members, colleagues, and  anyone you come into contact with, use listening to gain social acceptance and popularity and  to make people like us, way of telling others you care about them • To influence: you listen to influence other people’s attitudes, values, beliefs, opinions, and  behaviors, you are more likely to follows someone’s advice if you feel they were really listening  to you and that your insights and concerns have been understood To play: sometimes can have an enjoyable outcome, gain a more comfortable balance between  • the world of work and the world of play • To help: supportive and noninfluential listening helps the other person clarify his or her  thoughts and enables them to be seen more objectively, you cant offer useful aid without first  knowing and listening to the individual Chapter 4 02/04/2012 Section 2: The Process of Listening • Listening is defined as the process of receiving, understanding, remembering, evaluating, and  responding • When you listen you’re performing all five processes at essentially the same time • You are remaining attentive to what the other person is saying but also critically evaluating what is  saying and perhaps giving feedback • Listening is never perfect­ there are lapses in attention, misunderstanding, lapses in memory,  inadequate critical thinking, and inappropriate responding • The listening process is circular • It is not a process of transferring an idea from the mind of a speaker to the mind of a listener, it is a  process in which speaker and listener work together to achieve a common understanding • Involves a collection of skills Stage One: Receiving • Hearing is just the first stage of listening, it is the equivalent to receiving • It is simply a physiological process, it is passive and occurs without attention or effort • At thereceiving stage, you note not only what is said (verbally and nonverbally) but also what is  omitted • To improve receiving skills: • Focus your attention on the speaker’s verbal and nonverbal messages, on what is said and  what isn’t said • Avoid distractions • Maintain your role as listener and avoid interrupting Stage Two: Understanding Chapter 4 02/04/2012 • Understanding:  the stage at which you learn what the speaker means, the stage at which you grasp  both the thoughts and the emotions expressed • To improve understanding: Avoid assuming you understand See the speaker’s messages from the speaker’s point of view Ask questions for clarification Rephrase/paraphrase the speaker’s ideas in your own words Stage Three: Remembering • Effective listening depends on remembering • What you remember is not what was said but what you remember was said • Memory is reconstructive; you actually reconstruct the messages you hear into a system that make  sense to you • If you want to remember, the information needs to pass from your short term memory into your long­ term memory • Long term memory is unlimited • To facilitate passage of information from short to long term memory: • Identify the central ideas • Summarize the message in a more easily retained form, but don’t ignore crucial details or  qualifications • Repeat names and key concepts to yourself Stage Four: Evaluating Evaluating:  judging the messages in some way, at times you may try to evaluate the speaker’s  • underlying intentions or motives, mostly goes on without conscious awareness • Suggestions for evaluating: • Resist evaluation until you fully understand the speakers point of view, if you put a label on  what the speaker is saying, you’ll hear the remainder of the messages through these labels Chapter 4 02/04/2012 • Distinguish facts from opinions and personal interpretations by the speaker • Identify any biases, self­interests, or prejudices that may lead the speaker to slant unfairly what  is said • Recognize some of the popular but fallacious forms of “reasoning” speakers may employ, such  as: name­calling, testimonial (applying favorable or unfavorable label to color your perception),  or bandwagon (arguing you should do it b/c everyone else does) Stage Five: Responding Responding  occurs in two phases: responses you make while the speaker is talking and responses  • you make after the speaker has stopped talking • Feedback  is information you send back to the speaker and that tells the speaker how you feel and  what you think about his or her messages • Supportive responses acknowledge that you’re listening­ these responses included back­ channeling cues  (comments like “I see” “Yes”, etc) • Suggestions to make listening responses more effective: • Support the speaker throughout the speaker’s conversation by using and varying your listening  cues • Own your responses Resist “responding to another’s feelings” with “solving the person’s problems” • Chapter 4 02/04/2012 Section 3: Listening Barriers Distractions: Physical and Mental • Physical barriers to listening may include loud environment, hearing impairments, etc. • Multitasking simply does not work • Mental distractions are similar to physical distractions, they get in the way of focused listening Biases and Prejudices • Biases and prejudices against groups, or against individuals who are members of such groups, while  invariably distort listening • As a listener, be willing to subject your biases and prejudices to contradictory information Another type of bias is close­mindedness­ assume that what the speaker is saying will be useful in  • some way Lack of Appropriate Focus • Listeners often get lost because they focus on irrelevancies • Try to see the details in relation to the main concept • At times people will only listen for information with an obvious relevance to them • Avoid interpreting everything in terms of what it means to you­see other perspectives • Avoid focusing on the responses you are going to make while the speaker is still speaking • As a speaker, when you feel someone is preparing to argue with you, ask them to hear you out Premature Judgment • Most obvious form is assuming you know what the speaker is going to say so there’s no need for you to  listen A common listener reaction is to draw conclusions or judgments on incomplete evidence­ instead  wait for the evidence or argument, avoid making judgments before you gather all the info Chapter 4 02/04/2012 Chapter 4 02/04/2012 Section 4: Culture, Gender, and Listening • Differe
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