COMPLETE Principles and Practices of Public Relations Notes -- 4.0ed the final exam!

16 Pages
Unlock Document

Mass Communication, Advertising & Public Relations
COM CM 301
All Professors

Chapter 10­ conflict management Crisis: any change (within or outside) that causes a CHANGE with that organization (supa) Crisis: a major occurrence w/potentially negative outcome affecting the organization, company,  or industry as well as its publics, products, services, or good name (book) ­crises aren’t necessarily bad, but it’s hard if you don’t prepare for them. ­if you’re doing your job efficiently, you should see the crisis coming, or see it in the horizon as  an option Ex: ­ceo retiring ­new employee ­overflow of product orders, not enough product ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­ CYCLE: PRECRISIS, CRISIS, AFTERMATH, SMOLDERING, SMOKING... PRECRISIS ­precrisis: before the crisis ­crisis: the actual crisis ­aftermath:  ­length of aftermath = magnitude of crisis (short = low magnitude, long = huge  magnitude) ­steve jobs died­ low, fast.  ­BP explosion­ high, long. ­smoldering: crisis is still in people’s memory ­smoking: crisis not on top of public’s mind, org. becomes more lassiez­faire about it ­the best thing is to know what to do BEFORE the crisis occurs ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­ 5 CRISIS CLASSIFICATIONS: 1. natural disaster: ­has ability to impact org.’s rep but not to the degree of others bc it’s not your fault (but  everything after IS your fault; good/bad communication, etc.) 2. crisis caused by man (manmade crisis): ­employee mistake, etc 3. technology crisis ­failure of machine, or failure to use machine properly by man 4. malevolence ­someone attacking you (boston bombing, school shooter, etc). This event is not your  fault, but how you HANDLE the aftermath is your fault. 5. rumor ­self explanatory, can be as damaging as a real crisis (rumor of mcdonalds hamburgers  being made from worms, etc) ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­ ­how to mitigate a crisis in the media =  ­have a good relationship with the media BEFORE the crisis  ­take steps to limit the aftermath of the crisis ­or take steps to avoid the crisis ­good PR ppl start planning NOW, “just in case”. Knowing what’s going on in an industry can  only help you. How to deal with crisis from the theoretical standpoint (no names in this test, supposedly): William Benat Tim Coombs ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­ SUPA’S STRATEGIES: 0. Avoid the crisis. If you can’t: 1. Determine what happened: scope, who’s affected, who’s the players 2. Address the publics first­ stakeholders, stockholders, impacted people, media 3. Address them by designating a spokesperson: (always have backup and shouldn’t be somebody  who’s in charge of EVERYTHING. Have multiple layers so you can push someone aside if they  mess up & have people above them come out and correct. Never put biggest in charge) 4. Be accessible (but not TOO accessible): try to give press the appearance of accessibility but  limit it. ­if warren had a crisis, you’d put the media in SMG, not COM, so they can see the  situation but aren’t close enough to go directly to the students. 5. Determine responsibility (where it lies for a particular crisis) and be honest: NEVER EVER  LIE during crisis. “I’ll get back to you” is better than “No comment” 6. Monitor information flow: where/who will pick the story up/what kind of media. Also monitor  online­ social media crisis 7. Monitor and evaluate constantly, so you know you are doing stuff appropriately. ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­ Key components of strategic conflict management: ­strategic­ to achieve particular objectives ­management­ planned, deliberate action ­competition­ striving for same object/position/prize as others ­conflict­ sharp, direct opposition resulting in a direct, overt threat of attack from another entity ­PR professional must develop communication strategies and processes to influence the course of  conflicts to the benefit of the ORGANIZATION ­& when possible, to the benefit of the organization’s many CONSTITUENTS too Competition­ when two or more groups/org. vie for same resources (sales, share of market,  contracts, employees, profits)­ eye on the prize, inevitable Conflict­ when two groups direct their efforts against each other, devising actions and  communications that directly/verbally attack other group­ eyes on the opposition  ­striving for mutual benefit = extremely important, balancing interest of an employer or  ­client against those of a number of stakeholders In competition or conflict, PR requires a sense of mission and conviction that your org.: ­behavior is honorable and defensible ­ethical ­mission is worthy ­advocacy has integrity ­works at creating mutual benefits whenever possible ­PR professional/team must determine org’s stance it’ll take toward each public/stakeholder  involved in the conflict situation ­stance determines strategy, and depends on many factors that cause the stance to change  in response to changing circumstances ­PR person monitors for threats, assesses them, arrives at stance, then begins  communication efforts from that stance Threat appraisal: “it depends” Organizational­ do you have the knowledge/time/finances/management/commitment to combat  the threat? Situational – how do you assess the severity of danger to your org? what effort is required from  you? Is it difficult and long duration, or simple & fast? How much is certain about the  facts/situation? Besides the “it depends” approach, other principles which form basis of contingency theory: 1. Many factors determine the stance or position of an org when it comes to dealing with  conflict/perceived threats 2. PR stance for dealing w/particular audience or public is dynamic (changes as events unfold);  represented by a continuum of stances, pure advocacy to pure accommodation  Pure advocacy­ hard­nosed stance of completely disagreeing or refuting arguments,  claims, or threats of a competitor/group concerned about issue Pure accommodation­ agrees w/critics, changes its policies, even makes full apology for  actions Compromise­ right in the middle ­PR approach chosen depends on many factors that must be taken into account when assessing a  threat: External factors ­external threats, industry­specific environment, general political/social movement/external  public’s characteristics, issue under consideration Internal factors ­general corporate/organizational characteristics, charac. Of PR department, top management  charac., internal threats, personality charac. of internal persons, relationship charac. ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­ Conflict management process is like life cycle of a problem/issue: Proactive ­> strategic ­> reactive ­> recovery (look at paper notes) ­­­­ Issues management: proactive & systematic approach to: 1. predict problems 2. anticipate threats 3. minimize problems 4. resolve issues 5. prevent crisis Top 3 triggers for crisis: financial irregularities, unethical behavior, executive misconduct Chapter 11­ DIVERSITY (lecture) ­“diversity is  crock of shit” To be a diverse PR practitioner, need to create messages inclusive of all. To do this, must address  all the different groups.  The problem with diversity is that people equate it to skin color: ­color of skin is PART of diversity but not everything, and you must consider all these factors:  (gender, sex, religion, sexual orientation, disabilities, nationality) ­Challenge w/large audiences= avoiding stereotypes: 1. if you start to categorize and create false diversity/force it, you will automatically alienate  people 2. it’s hard being inclusive as possible but also trying to make everyone feel unique­ you will piss  people off no matter what you say or how you say it  To be a diverse PR practitioner, need to create messages inclusive of all. To do this, must address  all the different groups: ­try to create the most inclusive message you can, and diversity will follow What is CULTURE? : ­artifacts, actions, and diaspera (movements) ­ Hofstede defines culture with 5 dimensions: These can impact how we communicate­ they’re important but it’s more important that you do it  right.  1. what is their power distance index? ­to what level does hierarchical constraint exist between groups? ­the degree is indicative of culture ­ex: power distance between professor and student in America vs. asia 2. individivism index ­ Individualist society or collectivist? ­This can make huge diff in how to construct message 3. masculinity index ­how forceful is culture, how much military might do they show, etc. ­masculine: dominant, traditional roles ­feminin
More Less

Related notes for COM CM 301

Log In


Join OneClass

Access over 10 million pages of study
documents for 1.3 million courses.

Sign up

Join to view


By registering, I agree to the Terms and Privacy Policies
Already have an account?
Just a few more details

So we can recommend you notes for your school.

Reset Password

Please enter below the email address you registered with and we will send you a link to reset your password.

Add your courses

Get notes from the top students in your class.