COMPLETE Communctn Theory Notes - got a 4.0 in the course!

85 Pages
Unlock Document

COM 110
All Professors

Defining Communication, Principles, Models 6/26/2013 Video: “” Focus: attribution Negative vs. positive attributions What are people’s motivations? Objectives: 1. Understand and discuss how speech and language distinguish humans from animals 2. Discuss why effective communication skills are even more important today than in the past 3. Define the general or comparative perspective of communication 4. Define human communication and describe how it differs from the comparative definition 5. List and discuss the components of the human communication definition, such  as process (communication is a process), sym ols (we use symbols to name things in our world),  nonverbal signs (not all communication involves speaking; we constantly communicate nonverbally),  contextual clues (we are able to understand communication more thoroughly from the context), and  meanings (successful communication occurs with parallel meanings) 6. Understand and discuss the linear model of communication (one­way model) 7. Identify and discuss the five stages in the communication process (1. Deciding on  the message, 2. Encoding the intended message, 3. Transmitting “information,” 4. Receiving the message,  5. Decoding and interpreting message.) 8. Define and discuss the term  meanings . subjective) (a person’s symbolic understanding of  thoughts and ideas) 9. Distinguish between traces and schemata (traces: tech ical ­ in the brain; schemata:  pattern of traces to remember thing) 10. Define and discuss the term perception (seeing, hearing or feeling something with the  senses and then identifying it using prior experience) 11. Define and discuss the term feedback 12. Understand and discuss the simultaneous transactions model of communication 13. Be familiar with the six basic propositions involved in the transactions model of communication (both  communicators simultaneously 1. encoding and decoding, 2. role­taking and feedback, 3. are influenced by  prior communication, 4. are influenced by physical surroundings, 5. are influenced by the sociocultural  situation, and 6. are influenced by their relationship with the other communicator) 14. Understand and discuss the connection between accurate and distorted communication 15. Identify and explain the factors that create distortion (physical factors ­ someone  listening to an iPod, a wall between you; psychological, social, and cultural factors can also create distortion  ­ differences in perception based on different past experiences can lead people to understand things  differently) 16. Discuss how we can live with limited accuracy 17. Distinguish between surface and deep meanings (surface meanings cover everything;  deep are singular; opposite of intuition) Notes: Trait vs. State Trait orientation: personality dispositions State orientation: situational Attributions Why does a behavior occur? Often both trait and state Verbal/Symbolic Communication 6/27/2013 Video: “Doublespeak” Not quite lying, not quite telling the truth Obscuring real meaning with language E.g. jargon, “bureaucratese” Objectives: 1. Understand and discuss how communication based onlearned signs  differs from human language. 2. Understand and discuss how humans have expanded verbal communication throughout history 3. Discuss the implications of animal studies with reglanguage  and communication. 4. Discuss how the ways in which we come tknow reality  can make communication with language  possible. 5. Define and discuss the terms  symbol  and  referent . (symbol is the word we use to name  the referent, the actual thing which we are naming) 6. Understand and discuss the  principle of arbitrary selection . words were mostly just  chosen arbitrarily. Some modern­day words come from ancient words but those ancient words were  arbitrarily selected) 7. Understand and discuss the  principle of conventions . (We use conventions of word  usage in order to understand each other. If there were no conventions, we wouldn’t be able to verbally  communicate) 8. Discuss the structural conventions of language (vocabulary, pronunciation,  grammar, and syntax) 9. Explain the  meaning triangle  (symbol calls to mind meaning represents referent) 10. Understand and discuss how language influences the social construction of reality. 11. Understand and discuss  linguistic relativity. (different cultures, different names; different  realities ­ Whorfian Hypothesis) 12. Understand and discuss how language shapes the three main aspects of  cognitive processing  (perception, thinking, and memory) (people came to know the world  through internal meaning (PERCEPTION); language enabled people to THINK analytically by solving  problems by examining facts with language; people were able to REMEMBER their daily experiences in an  organized manner ­­ all together, language gave us the ability to ACCUMULATE KNOWLEDGE = “cognitive  processing”) 13. Describe the process of cultural accumulation 14. Understand and discuss the symbolic interaction paradigm 15. Explain the concept of the  looking­glass self  (we learn about ourselves through our  interactions with other people) Verbal/Symbolic Communication 6/27/2013 16. Understand and discuss the four main aspects of social organization ­­  general norms  (society’s rules that govern everyone equally)roles (based on someone’s status,  ranking, etc. in life, there are different societal expectations of them)g arrangements  (some  people have more respect, power) and  social controls  (people who don’t follow the rules are  punished in some way; those who go above and beyond are rewarded) Notes: Perceptions Shared perceptions = shared meaning Definition: how the mind arranges things Attaching meaning based on culture through senses The psychological process Meanings are in people, not inherently in speech, etc. Selectivities Selective exposure Exposure is not always selective (proximity), but oftentimes we can choose by: Utility Involvement  Reinforcement of our own beliefs Selective attention All attention is selective Message compete for attention Selective perception Stimulation of the mind Ambiguous messages are open to misperception Affected by preconception Selective retention and recall Highlighting Primacy Begin with something memorable so people will listen Verbal/Symbolic Communication 6/27/2013 Recency Most recent thing is remembered Context matters, e.g. meeting someone from the past can bring up a certain memory Meaning triangle Symbol (the word we use to label something) Meaning (concept in the mind) Referent (actual item or concept) Symbol arouses meaning Symbol labels reference Referent arouses meaning Cultural convention: “shared codes” Theory of Linguistic Relativity Sociology: Whorfian hypothesis Language Strategies Metacommunication (e.g. “Why are you yelling at me?” ­ talking about the communication) Types of meaning Denotative Dictionary definition Connotative Our own meaning from our experiences, etc. Nonverbal Communication, Immediacy Principle  7/2/2013 Video: “Face Value” Face Value Certain facial expressions correlate to permanent appearances (which affects people’s opinions of those  people) The expression on your face affects the way you feel inside Objectives: 1. Understand and discuss the relationship between verbal and nonverbal communication 2. Define and discuss the term nonverbal communication 3. Explain the mystique surrounding nonverbal communication and our true feelings 4. Identify and discuss the four functions of nonverbal communication commonly  used with our verbal messages ­­ complementing (nonverbal actions that have the same  meaning as verbalizations), regulating (situations controlled by nonverbal cues, i.e. turn­taking),  substituting (sending a nonverbal message instead of saying anything, i.e. thumbs up in response to a  question), and contradicting (nonverbal messages that contradict our verbal message) 5. Explain what is meant by  framing  our verbalization (using nonverbal messages to  complement and give context to our verbal messages) 6. Define and explain the term  symbiosis  (verbal and nonverbal communication are mutually  dependent and are normally complementary) 7. Discuss and provide examples of how thebody  communicates messages 8. Define and discuss the term  artifacts  (ex. jewelry, car, etc. ­ objects that we have that provide  social cues to others; a form of nonverbal communication) 9. Explain howartifacts are used to communicate meanings to others about our personal and social  attributes 10. Discuss how clothing is used to communicate status and power, social acceptability, occupational  roles, and inner fealings 11. Discuss how interpretation of nonverbal behavior affects sexual communication in the  workplace 12. Define and discuss the terms  kinesics  (gestures) vocalics  (qualities of voice such as  tempo and articulation) oculesics  (the way our eyes move), proxemics  (the nature of the space we  take up), haptics  (touch ­ most important) and chronemics  (time ­ subtle) 13. Distinguish among  emblems  (okay sign, peace sign, middle finger  ­ universal meaning within  , illustrators  ,  adaptors  a culture) (gesturing to illustrate what you’re saying) and  (unintentional  responses to anxiety­inducing situations, e.g. playing with hair, fidgeting) 14. Discuss how accents and tone of voice influence our judgements about others 15. Explain how eye contact can communicate both positive and negative feelings towards others Nonverbal Communication, Immediacy Principle  7/2/2013 16. Discuss how feelings of embarrassment, guilt, and sadness are communicated through eye contact 17. Distinguish between  territoriality (a space we consider ours in a fixed location, e.g. bedroom) and  personal space  (our personal bubble that we carry around with us all the time) 18. Differentiate betweeprimary  exclusive space  and  temporary space 19. Identify Edward T. Hall’s four zones of  interpersonal distance  (Intimate zone (0” ­  18”) (within arm’s length) Casual­personal zone (18” ­ 4’) Socio­consultative zone (4’ ­ 8’) Public zone (8’ ­ ?)) 20. Explain how distances are used differently according to various age, gender, cultural, and socio­ economic groups 21. Explain and discussencroachment 22. Discuss the effects touch deprivation  on human beings 23. Discuss how the amount of touch changes throughout one’s life 24. Identify and explain the benefits of touch to human beings 25. Discuss some of the dangers of touch 26. Understand and discuss the termstouch avoiders  and touch approachers 27. Distinguish between  biological  (natural rhythms of when we are most alert and most tired;  sparrows (morning people) vs. owls (night people)) and ychological  (past­, present­ or future­ oriented people; varies by culture) time orientations 28. Describetemporal  time and timeintervals 29. Understand and discuss communication as an integrated process 30. Define and discuss  nonverbal immediacy  (the use of nonverbal communication to get  others to like us or to promote closeness ­ can include physical closeness/immediacy and/or psychological  closeness/immediacy 31. Identify and list those nonverbal behaviors that lead to nonverbal immediacy 32. Understand and discuss the immediacy principle 33. Explain how the immediacy principle may be applied 34. Identify the two drawbacks of using immediacy behaviors Notes: Nonverbal Sub­codes/Categories Nonverbal Communication, Immediacy Principle  7/2/2013 1. Physical Appearance Body type ­ Somatotyping Endomorph (rounded, husky) ­ sociable, affable, relaxed  Mesomorph (triangular, athletic) ­ confident, dominant, hot­tempered, competitive Endomorph (thin, rail­like) ­ detached, anxious, awkward, gentle­tempered Expectations/projections vs. reality What is attractive? (Culturally vs. personal preferences) Clothing Tattoos/piercings/hair (body alterations) Artifacts Physical objects that provide meanings to others about personal and social attributes Jewelry Accessories Objects Worn or carried ­ could even include something like car Indicate social status ­ engagement ring, sorority pin, nice laptop, diamond earrings 2. Kinesics Gestures Emblems Okay sign, peace sign, middle finger Universal meaning in context and in certain cultures Illustrators Gesturing to illustrate what you’re saying Nonverbal Communication, Immediacy Principle  7/2/2013 Regulators Turn­taking cues Not talking over each other because of nonverbal clues Affect displays Reflect the intensity of the interaction Adapters Unintentional responses to anxiety­producing situations Fidgeting, playing with hair, etc. Actions trying to reduce anxiety Body Language 3. Oculesics Eye Behavior Establish relationship Define relationship Regulate interactions Reduce distractions Express emotions Avoid gaze Facial Expressions We are born with facial expressions as reactions to certain emotions, but we are socialized on how/when to  use them (e.g. people at funerals in our culture express somber facial expressions; some other cultures  people will be excited/happy because it is a celebratory event) Basic Expressions Sadness Anger Disgust Nonverbal Communication, Immediacy Principle  7/2/2013 Fear Interest Surprise Happiness Categories of usage of facial expressions Masking Neutral Intensify De­intensify 4. Vocalics, or Paralanguage Voice imprint Voice set Voice qualities Tempo, articulations, pitch control, rhythm Vocalizations Silence and pauses “Pregnant pause” ­ a meaningful, suspenseful pause Filled/unfilled pauses Filled pauses: disfluency (“like,” “um,” etc.) Also: Appearance vs. what people sound like (expectations vs. reality) 5. Proxenics Space (Personal vs. Territorial Space) Territoriality ­ fixed or semifixed space claim or stake out as own Personal space ­ immediate zone we carry around with us (“bubble”) Nonverbal Communication, Immediacy Principle  7/2/2013 Hall’s Zones of Interpersonal Distance Intimate zone (0” ­ 18”) (within arm’s length) Casual­personal zone (18” ­ 4’) Socio­consultative zone (4’ ­ 8’) Public zone (8’ ­ ?) Encroachment ­ preventing territorial encroachment Markers (putting your stuff down) Labels (putting your stuff down and labeling it so they know specificalwho  is marking it) Offensive displays (e.g. giving someone a look that says, that’s my seat) Tenure (where someone “usually” sits, saved seats, etc.) Combining Territory and Personal Space Density ­ the number of people in a given space Crowding ­ psychological reaction to feeling like someone is invading your space. People act differently  when they feel crowded 6. Haptics Touch (Most powerful form of nonverbal communication) Touch Apprehension Measure (TAM) Touch approacher vs.  Touch avoider The effect of the touching depends on the relationship with that person Immediacy principle ­ decrease physical or psychological distance between ourselves and others (page 88) Difference between physical and psychological distance (in the moment, not in general) How we touch, where we touch, how long we touch affects things Babies need physical touch and closeness in order to be healthy Open gestures versus closed gestures Nonverbal Communication, Immediacy Principle  7/2/2013 Avoidance (1) versus approach (70) ­ 42 median, less than 31 avoider, more than 53 approacher Functions of touch Impersonal  personal Impersonal 1. Functional­professional; people get permission to touch us, e.g. masseuse, dentist, hair cutter 2. Socially­polite ­ handshake 3. Friendship­warmth ­ hugs, kiss on cheek, etc. 4. Love­intimacy 5. Sexual­arousal (said to be most intimate, although can be less intimate if it doesn’t include love­intimacy,  e.g. prostitute, one night stand) Personal 7. Environment Environmental features All senses ­ sound, temperature, etc. What do the features in a person’s space reflect about them as a person? 8. Olfactory Scent “Subtle nonverbal codes” ­ more subtle; can’t be seen Olfactory signature (could be cologne, lotion, etc.) Pheromones (almost subconscious smell of a person) Smell memory (smells can bring up a specific memory) Smell adaptation (getting used to smells in a short time period) Smell blindness (certain people don’t smell things, e.g. smokers become blind to the smell of smoke) Scent norms (our culture is much more scent­sensitive than others; many products are scented) 9. Chronemics Nonverbal Communication, Immediacy Principle  7/2/2013 Time Culturally bound and interpreted Technical time E.g. an Olympic race ­ timed to the nanosecond Formal time On a calendar E.g. what time does class start, what time does an establishment open Informal time Casual E.g. “See you later” Psychological time orientation (orientation of past, present, and future) Some cultures/people are more focused on the past (look backwards in order to move forward) Some present (“eat, drink and be merry”, “carpe diem”),  Some future (technology, advancement) (US is very future­oriented) Biological time orientation Natural rhythm When people have the most energy (by the minute, day, season) Sparrows (“morning person”) Owls (“night person”) “Subtle nonverbal codes” ­ more subtle; can’t be seen Distinguish between verbal and nonverbal Verbal Nonverbal Communication, Immediacy Principle  7/2/2013 Linguistic Non­continuous Content (what is being said) Left­brain processing Nonverbal Non­linguistic Continuous (always nonverbal behavior, not always intentional communication used specifically to send a  message to someone) Affect (how it is being said; the emotional side of it; intuitive) Right­brain processing Intentionality Matrix With intentionality, the key is the receiver If the receiver attaches meaning to the message (even if the source doesn’t mean it ­ that’s accidental  communication, most common), it’s nonverbal communication If the receiver doesn’t attach meaning to the message (even if the source intends it), it’s nonverbal behavior If no one intends or attaches meaning, that’s nonverbal behavior that’s going on all the time Functions of nonverbal communication Complementing (nonverbal communications that make sense and “go with” verbal communications) Contradicting (communications that do not go together ­ “double bind” ­ people generally trust nonverbal  over verbal) Repeating (Saying something and then repeating it nonverbally, e.g. saying where something is and then  pointing) Regulating (How we intentionally control our nonverbal ­ incl. turn­taking cues) Substituting (using nonverbal in place of a verbal (e.g. thumbs­up in place of saying something)) Accenting (Emphasizing a certain word or part of a sentence with nonverbal, e.g. clapping,  gesturing) Effective Listening Strategies 7/3/2013 Video: “Giving Directions” Effective Listening Strategies 7/3/2013 Objectives: 1. Define and discuss the term  listening.  (an active form of behavior in which individuals  attempt to maximize their attention to and comprehension of what is being communicated to them through  the use of words, actions, and things by one or more people in their immediate environment.) 2. Discuss the four purposes listening serves in our lives. (1. acquire knowledge, 2.  screen and evaluate messages, 3. recreation, 4. social efficacy) 3. Identify and discuss what we gain from effective listening. 4. Distinguish between what is meant by  active  versus  passive  listening. (active:  nodding, repeating back, etc. ­ trying VS. passive: receiving messages without exerting any effort) 5. Explain why a necessary condition for effective listening is being perceived and classified by others as a  good listener on the basis of observable signs and behaviors. 6. Identify somobservable  behaviors or actions that differentiate good from bad listeners. 7. Discuss the two ways why looking like a good listener may contribute to effective listening. 8. Define and discuss  adaptation  in relation to the listening encounter. (senders and  receivers modifying how they behave towards one another ­ joint posturing ­ helps shared meaning) 9. Define and discuss what is meant by sender­receiver reciprocity. (when senders  and receivers successfully adapt to each other to minimize noise and/or cultural, social barriers to their  communication) 10. Discuss the five responsibilities of senders. 11. Discuss the five responsibilities of receivers. (1. Make an effort to listen; 2. Provide the  sender with feedback; 3. Consider the physical and social context when interpreting a given message; 4.  Give the source a fair hearing; 5. Do not overreact to the message.) 12. Define and discuss what is meant by  sender­receiver similarity  (when senders and  receivers have some similarity in past experiences that allows for shared meaning) 13. List and discuss the four inaccurate assumptions about listening. 14. Define and discuss the term  barrier. (Any condition that can reduce communication  accuracy)  15. Identify and discuss the five broad categories of  barriers  to effective listening.  (1. Physical conditions, 2. Personal problems, 3. Cultural differences, 4. Prejudices, 5. Connotative  meanings (unshared interpretations)) 16. Identify and describe the seven activities that help improve one’s  competence  in listening. (1. Be Mindful of Self­Talk, 2. Prepare yourself to listen, 3. Control your concentration, 4.  Show alertness and interest, 5. Search actively for meaning, 6. Keep active while listening, 7. Suspend  judgment about message and source.) Effective Listening Strategies 7/3/2013 Notes: Modes of Communication Writing ­ 12 yrs. formal training ­ used 9% of the time Reading ­ 6­8 yrs. ­ 16% Speaking ­ 1­2 yrs. ­ 35% Listening ­ 0­1/2 yrs. ­ 40% Primary Purposes of Listening Acquire knowledge Screen and evaluate messages Recreation Social efficacy Listening Defined Active form of behavior… maximize attention to, and comprehension of, what is being communicated  through words, actions and things by people in immediate environment Stages of Listening Hearing Interpretation Evaluation Responding Listening Misconceptions Listening is easy Listening is a matter of intelligence Listening requires no planning Read better, listen better Effective Listening Strategies 7/3/2013 Listening Barriers Physical conditions Environment (noise, distractions) Personal problems Prejudices Connotative meanings Cultural differences Suggestions to Improve Listening Tips for speakers Make eye contact Avoid monotone voice Ask questions (for clarification) Be brief Minimal distractions Summarize and emphasize key points Listening Activities Understand current listening skills Prepare to listen Focus and concentrate Show interest Search for meaning Actively listen Suspend judgments Use feedback EXAM ONE REVIEW 7/3/2013 Chapters 1­4 EXAM ONE REVIEW 7/3/2013 Multiple choice 52 questions ( 10 questions from the book + 3 questions from the video ) per chapter The 10 questions are directly based off of the highlighted objectives.  CHAPTER 1: Defining Communication, Principles, Models Video: Objectives: 5. List and discuss the components of the human communication definition, such  as process (communication is a process), s mbols (we use symbols to name things in our world),  nonverbal signs (not all communication involves speaking; we constantly communicate nonverbally),  contextual clues (we are able to understand communication more thoroughly from the context), and  meanings (successful communication occurs with parallel meanings) 7. Identify and discuss the five stages in the communication process (1. Deciding on  the message, 2. Encoding the intended message, 3. Transmitting “information,” 4. Receiving the message,  5. Decoding and interpreting message.) 8. Define and discuss the term  meanings . (subjective) (a person’s symbolic understanding of  thoughts and ideas) 9. Distinguish between traces and schemata (traces: t chnical ­ in the brain; schemata:  pattern of traces to remember thing) 10. Define and discuss the term perception (seeing, hearing or feeling something with the  senses and then identifying it using prior experience) 15. Identify and explain the factors that create distortion (1. physical factors ­ someone  listening to an iPod, a wall between you; 2. psychological, social, and cultural factors can also create  distortion ­ differences in perception based on different past experiences can lead people to understand  things differently) 17. Distinguish between surface and deep meanings (surface meanings cover everything;  deep are singular; opposite of intuition) EXAM ONE REVIEW 7/3/2013 CHAPTER 2: Verbal/Symbolic Communication Video: Doublespeak 5. Define and discuss the terms  symbol  and  referent . (symbol is the word we use to name  the referent, the actual thing which we are naming) 6. Understand and discuss the  principle of arbitrary selection . (words were mostly just  chosen arbitrarily. Some modern­day words come from ancient words but those ancient words were  arbitrarily selected) 7. Understand and discuss the  principle of conventions . (We use conventions of word  usage in order to understand each other. If there were no conventions, we wouldn’t be able to verbally  communicate) 8. Discuss the structural conventions of language (vocabulary, pronunciation,  grammar, and syntax) 9. Explain the  meaning triangle  (symbol calls to mind meaning represents referent) 11. Understand and discuss  linguistic relativity.  (different cultures, different names; different  realities ­ Whorfian Hypothesis) 12. Understand and discuss how language shapes the three main aspects of  cognitive processing  (perception, thinking, and memory) (people came to know the world through  internal meaning (PERCEPTION); language enabled people to THINK analytically by solving problems by  examining facts with language; people were able to REMEMBER their daily experiences in an organized  manner ­­ all together, language gave us the ability to ACCUMULATE KNOWLEDGE = “cognitive  processing”) 15. Explain the concept of the  looking­glass self  (we learn about ourselves through our  interactions with other people) 16. Understand and discuss the four main aspects of social organization ­­ 1.  general norms  (society’s rules that govern everyone equal2. roles  (based on someone’s status,  ranking, etc. in life, there are different societal expectations3. ranking arrangements  (some  people have more respect, power) and 4. social controls (people who don’t follow the rules are  punished in some way; those who go above and beyond are rewarded) CHAPTER 3: Nonverbal communication, immediacy principle Video: Face Value EXAM ONE REVIEW 7/3/2013 4. Identify and discuss the four functions of nonverbal communication commonly  used with our verbal messages ­­ complementing (nonverbal actions that have the same  meaning as verbalizations), regulating (situations controlled by nonverbal cues, i.e. turn­taking),  substituting (sending a nonverbal message instead of saying anything, i.e. thumbs up in response to a  question), and contradicting (nonverbal messages that contradict our verbal message) 5. Explain what is meant by  framing  our verbalization (using nonverbal messages to  complement and give context to our verbal messages) 6. Define and explain the term  symbiosis  (verbal and nonverbal communication are mutually  dependent and are normally complementary) 8. Define and discuss the term  artifacts  (ex. jewelry, car, etc. ­ objects that we have that provide  social cues to others; a form of nonverbal communication) 12. Define and discuss the terms  kinesics  (gestures) vocalics  (qualities of voice such as  tempo and articulation)oculesics  (the way our eyes move), proxemics  (the nature of the space we  take up) haptics  (touch ­ most important) and chronemics  (time ­ subtle) 13. Distinguish among  emblems  (okay sign, peace sign, middle finger  ­ universal meaning within  a culture,illustrators  (gesturing to illustrate what you’re saying) and tors  (unintentional  responses to anxiety­inducing situations, e.g. playing with hair, fidgeting)  17. Distinguish between  territoriality (a space we consider ours in a fixed location, e.g. bedroom) and  personal space  (our personal bubble that we carry around with us all the time) 19. Identify Edward T. Hall’s four zones of  interpersonal distance  (Intimate zone (0” ­  18”) (within arm’s length) Casual­personal zone (18” ­ 4’) Socio­consultative zone (4’ ­ 8’) Public zone (8’ ­ ?)) 27. Distinguish between  biological  (natural rhythms of when we are most alert and most tired;  sparrows (morning people) vs. owls (night people)) and ychological  (past­, present­ or future­ oriented people; varies by culture) time orientations 30. Define and discuss  nonverbal immediacy  (the use of nonverbal communication to get  others to like us or to promote closeness ­ can include physical closeness/immediacy and/or psychological  closeness/immediacy) CHAPTER 4: LISTENING Video: Giving Directions EXAM ONE REVIEW 7/3/2013 1. Define and discuss the term  listening. (an active form of behavior in which individuals  attempt to maximize their attention to and comprehension of what is being communicated to them through  the use of words, actions, and things by one or more people in their immediate environment.) 2. Discuss the four purposes listening serves in our lives. (1. acquire knowledge, 2.  screen and evaluate messages, 3. recreation, 4. social efficacy) 4. Distinguish between what is meant by  active  versus  passive  listening. (active:  nodding, repeating back, etc. ­ trying VS. passive: receiving messages without exerting any effort) 8. Define and discuss  adaptation  in relation to the listening encounter. (senders and  receivers modifying how they behave towards one another ­ joint posturing ­ helps shared meaning) 9. Define and discuss what is meant by sender­receiver reciprocity. (when senders  and receivers successfully adapt to each other to minimize noise and/or cultural, social barriers to their  communication) 11. Discuss the five responsibilities of receivers. (1. Make an effort; 2. Provide feedback; 3.  Consider the physical and social context; 4. Give the source a fair hearing; 5. Do not overreact.) (1. Effort 2.  Feedback 3. Context 4. Fair Hearing 5. Do Not Overreact) 12. Define and discuss what is meant by  sender­receiver similarity  (when senders and  receivers have some similarity in past experiences that allows for shared meaning) 14. Define and discuss the term  barrier. (Any condition that can reduce communication  accuracy)  15. Identify and discuss the five broad categories of  barriers to effective listening.  (1. Physical conditions, 2. Personal problems, 3. Cultural differences, 4. Prejudices, 5. Connotative  meanings (unshared interpretations)) 16. Identify and describe the seven activities that help improve one’s  competence  in listening. (1. Be Mindful of Self­Talk, 2. Prepare yourself to listen, 3. Control your concentration, 4.  Show alertness and interest, 5. Search actively for meaning, 6. Keep active while listening, 7. Suspend  judgment about message and source.) Interpersonal/Dyadic Communication 7/10/2013 Video: “Human Zoo” Lab experiment where people’s behaviors are tested in a controlled environment Though unique, most humans’ actions can be predicted under the right circumstances What people say they would do is often different from what they actually do First impressions ­ it’s very difficult to get over a bad first impression Attractive people have an advantage ­ they’re thought to be smarter and better Taller people have an advantage Objectives: 1. Defininterpersonal communication.  How does it differ from other forms of human  communication? 2. Explain the two majbackground features  of interpersonal communication. 3. Identify and discuss six characteristics of interpersonal communication. 4. Define and explain what is meant by the term  self. 5. Describe the  six images  or personas  involved in any communication  transaction. 6. Explain how interpersonal communication is fully transactional. 7. Explain tcost/benefit ratio principle. Why is this principle relevant to interpersonal communication? 8. Identify and discuss three reasons  for engaging in lasting interpersonal relationships. 9. Describe the  cushioning  function. 10. Explain the principle of  utilitarianism  and the principle of  utility.(maximize  pleasure minimize pain) 11. Describe the  critical first moments  of engagement. 12. Explain why the critical first moments of engagement are  scripted  or  stereotypic. 13. Discuss the purposes of small talk. 14. Identify and discuss the six skills of small talk. Interpersonal/Dyadic Communication 7/10/2013 15. Explain exchange theory. 16. Distinguish between a  reservoir of rewards/costs  and the  principle of delayed  gratification. 17. Discuss the three methods of reveacore  information about self. 18. Discuss some of the  communication norms  that develop between intimates  (such as intimate idioms and inside humor) 19. Explain the definition osituation principle. ompare this idea with thsocial construction  of reality heory. 20. Discuss the causes of relational disengagement. 21. Discuss howlanguage  in relational disengagement changes when saying goodbye. 22. Explain the  twofold  process of saying goodbye ( distancing  versus  disassociation ). 23. Identify and discuss  Baxter’s  four main strategies to terminate friendships. Notes: Interpersonal Communication Definition: Communication between two people who come to know each other better as relationships  moves from impersonal to personal. Characteristics of Interpersonal Communication Begins with self Transactional Share physical proximity Doesn’t apply as much with present day technology Shaped by social roles “Daughter,” “Sister,” “Coworker,” “Friend” Expectations based on these roles Irreversible Once you say something, you can’t take it back Interpersonal/Dyadic Communication 7/10/2013 Unrepeatable You can “repeat something,” but it’s always a new communication Self­Image and Persona Self­Image Definition:  Pattern of beliefs, meanings, and understandings each individual develops concerning  personal characteristics, capacities, limitations and worth as a human being. Attitudes Enduring affective beliefs about object Increases probability of responding consistently to object Beliefs Statement of truth accepted about an object Factual or affective (feelings) Values Standards, principles, ethics More resistant to change than attitudes or beliefs Persona Definition:  Beliefs, meanings and understanding developed about someone as a result of communicating Implicit Personality Explain how assumptions are quickly formed about a person Assumptions are beliefs about motives projected onto an individual Assumptions based on limited information from initial encounter  Social Construction of Reality Interpersonal/Dyadic Communication 7/10/2013 Cognitive process where individual acquires understanding of reality by communicating about it with others Situation Principle If people believe something to be real, they will act as though it were real Small Talk Scripted or stereotypic conversation Conversations are standardized and predictable lines Follow clear, rigid rules Guidelines for Small Talk Maintain eye contact Nonverbally immediate Remember other person’s name Draw out other person Keep discussion light Accentuate positive Self­Disclosure Dimensions Intentional/unintentional Amount Positive/Negative Depth and Intimacy Honesty and Accuracy Social penetration theory Depth vs. breadth of self­disclosed information Interpersonal/Dyadic Communication 7/10/2013 In order to feel comfortable self­disclosing, we need to establish trust Revealing Core Self Testing water with self­disclosure Label relationship and consequence Achieving full disclosure Intimate Idioms Couples share words, gestures and meanings of situations others may not understand Baby talk, pet names, shared phrase, inside humor Stages of Relationship Relationship framework Level 1: Engagement Level 2: Management Level 3: Disengagement Coming Together Initiating Experimenting Intensifying Integrating (relational maintenance) Bonding (relational maintenance) Coming Apart Differentiating (relational maintenance) Circumscribing (relational maintenance) Stagnating Interpersonal/Dyadic Communication 7/10/2013 Avoiding Terminating Evaluating Relationships Principle of Utility Engage in behaviors that maximize pleasure and avoid those that result pain Cushioning Function Benefit derived from friends or family who provide emotional support when events make life difficult Emotional support Social Exchange Theory Profit = Rewards ­ Costs Reservoir of Rewards Accumulation of rewards Draw upon in troubled times (won’t necessarily terminate relationship due to past rewards, even if costs are  high) Delayed gratification Belief that accepting costs in the present will pay off in long­term rewards Won’t necessarily terminate relationship even if costs are high Termination Stages Distancing Transmit verbal and nonverbal messages to increase physical and psychological distance Disassociation Transmit messages that reduce use of pronoun  we  and revert to individualistyou  and  I Separation/Termination Strategies Interpersonal/Dyadic Communication 7/10/2013 Withdrawal/avoidance Indirect Avoid confrontation Hope it just ebbs away Ending on positive tone Most socially appropriate method Showing concern and regard for the other person Redefining the relationship Machiavellianism Manipulative and deceptive Most negative way to end the relationship Open confrontation Dealing with the emotional consequences Small Group Communication, Leadership Styles  7/11/2013 Video: “In Search of Excellence” Disney World Cast members, costumes Entertainment business Guests, not customers Apple Manager as coach, cheerleader and coacher of champions Steve Jobs considers recruiting his most important job Common vision, self­managing Objectives: 1. Define and explain the term group. 2. Discuss some of the reasons why people become members of groups and maintain their membership. 3. Discuss the influence of  group size  on group discussions. 4. Identify the optimal number of group members for effective group discussion and participation. 5. Distinguish between  intimate  and  task­oriented  groups. 6. Compare and contrast task­oriented groups such as discussion, experiential, sensitivity training,  consciousness­raising, and decision­making groups. 7. Discuss thcommunication goals  in intimate group. 8. Differentiate between the three aspects of  human development  and  socialization  (personality, social understandings, and enculturation). 9. Identify the three broad typtalk­oriented groups  (discussion, self­improvement, and decision­ making). 10. Identify and discuss the various types of discussion groups. 11. Identify and discuss the four tyself­improvement  and task­oriented groups  therapy,  encounter, assertiveness, and consciousness­raising). 12. Explain the purpose of decision­making groups. Small Group Communication, Leadership Styles  7/11/2013 13. Discuss the four kindjudgments  decision­making groups commonly deliberate. 14. Identify and discuss the stages of  group development. 15. Distinguish among  communication norms, roles, social ranking,  and  subtle  social controls  in intimate groups. 16. Differentiate among the three  styles of leadership  (authoritarian, democratic,  and laissez­faire).** 17. Identify the two factors that influence leadership emergence. 18. Discuss the influence of  power  and  authority  on communication in small  groups. 19. Define formal communication. 20. Discuss hocommunication codes  are established, delineated, and controlled in formal decision­ making groups. 21. Define group cohesion  and its effect on group processes. 22. Distinguish amonsentiment­based, reward­based,  and assignment­based cohesion  in  decision­making groups. 23. Discuss the three potential sources of  group disorganization  (norm confusion,  unclear role definition, and rank ineffectiveness). Notes: Small Groups Definition: roups consist of three or more people who repeatedly interact, regulating conduct within  rules for communication and social activity to accomplish goals. Decision­Making/Task­Oriented Groups Decision­Making Group Definition: roup in which goal is to arrive at orderly judgments through formal process of evaluation and  discussion Task­Oriented Group Definition: roup in which people participate in order to get something done Social Organization Small Group Communication, Leadership Styles  7/11/2013 Norms Formal/explicit vs. informal/implicit Roles Task Roles Information or opinion giver Information seeker Analyzer Idea person Expediter Recorder Maintenance Roles Supporter Tension Reliever Harmonizer Gatekeeper Ranks Controls Influence of Group Size Critical factor in group function Inverse relationship between number of group members and effective communication Optimal group size = 5 (+/­ 2) Group range: 3 to 7 members Small Group Communication, Leadership Styles  7/11/2013 Group Stages Forming Initial Orientation Stage of uncertainty Test communication rules Define norms and roles Assume roles ­ communicate status, power and control messages Storming Emerging Conflict Conflict occurs over norms Members disagree about power, status and control roles Leader emerges Norming Stabilization Move beyond conflict Finish sizing up members Begin operating as group Turn to task Performing Task Achievement Address task Follow communication roes Examine solutions Reach consensus Small Group Communication, Leadership Styles  7/11/2013 Leadership Styles Styles Authoritarian Democratic Laissez­Faire Group appears leaderless Very laid back Little visible authority Least effective and least satisfaction Leadership characteristics Traits (personality) States (situations) Leadership emergence Emerge Appointed Elected Group Cohesion Definition: Factors that motivate participants to maintain membership and to perform required activities Bases of Cohesion Sentiment­based Based on bonds of affection that exist among members Reward­based Small Group Communication, Leadership Styles  7/11/2013 Individuals receive personal satisfactions or rewards for participating in group Assignment­based Asked or ordered to participate Voted into membership Obligated to participate Dependency­based Everyone relies on each other and doesn’t let each other down Group Disorganization Normative confusion Unclear role definitions Rank ineffectiveness Groupthink Excessive group cohesion Impacts members’ thinking Members strive for unanimity Overrides motivation to realistically appraise alternative courses of action Symptoms of groupthink Illusion of vulnerability Belief in inherent morality of group Collective rationalization Out­group stereotypes Self­censorship Illusion of unanimity Direct pressure on dissenters Self­appointed mindguards Organizational Communication 7/16/2013 Video: “Not Your Father’s Company” Organizational Communication 7/16/2013 New age style companies More casual Fun Passion No office politics Burnout Objectives:  1. Definorganizational communication. 2. Discuss why people communicate in organizations. 3. Identify and discuss the five basic social organizations. 4. Define and explain  bureaucracy. 5. Identify and discuss Weber’s principles of bureaucracy. 6. Distinguish among the three general theories of management:  human use,  human relations,  and  human resources. 7. Explain twage formula  from classical economics. 8. Discuss the era of scientific management. 9. Discuss the  universal principles of management. 10. Discuss the legacy of the  Hawthorne studies. 11. Explain why the human relations concept declined after the 1960s. 12. Explain why  quality control circles  are effective. 13. Distinguish betweformal and informal communication flow in large organizations. 14. Discuss the four issues that need to be considered in describing information flow with organizations:  vertical transmission, message content, accuracy versus distortion,  and consequences. Organizational Communication 7/16/2013 15. Distinguish between the kinds of messages that flow upward and downward. 16. Discuss how messages flowing upward may become distorted. Discuss how downward messages may  become distorted. 17. Explain how informal messages operate within an organization in terms of capacity, flexibility, and  speed. 18. Explain how  embedding  and  compounding  patterns of distortion work  together in the transmission of rumors through the grapevine. 19. Distinguish among the three forms of distortion that often characterize the  content of a message:  leveling, sharpening,  and  assimilation. 20. Understand the implications of the  grapevine  for managers. 21. Define and explain specialized organizational cultures. 22. Explain how organizational subcultures develop. 23. Discuss the terorganizational cohesion  and dependency­based cohesion.  How are they  related? Notes: Organizational Structure Hierarchy ­ identifies organizational structure Formal Hierarchy Flat vs. Tall Flat has fewer levels of hierarchy Tall has more levels More levels of communication channels occur Greater potential for distortion of messages There are degrees of both flatness and tallness Informal Hierarchy Organizational Communication Organizational Communication 7/16/2013 Definition: Transmission of messages through formal and informal channels Large, deliberately designed group Results in construction of meaning that influences individual and group Functions of Organizational Communication Informative Regulative Persuasive Integrative Socialization To informally learn what our jobs are and “learn the ropes” Types of Organizational Communication Formal Follows hierarchy Vertical and horizontal “Who should be talking to whom about what” Informal No hierarchy Informal networks and “grape vine” “Who is really talking to whom about what” Network roles Bridge Liaison Organizational Communication 7/16/2013 Gatekeeper Opinion Leader Good Old Boy/Girl Cosmopolite Distortion of Informal Communication Embedding patterns Content of message changes if: Leveling Sharpening Assimilation Messages being reshaped by receivers before going out again Compounding patterns Message gains detail if: Threatening Disturbing Details are added General Theories of Management Human Use (Classical) Production Maximization Industrial Era Weber Bureaucracy Organizational Communication 7/16/2013 Deliberately designed plan of goals, norms, roles, ranks and controls
More Less

Related notes for COM 110

Log In


Join OneClass

Access over 10 million pages of study
documents for 1.3 million courses.

Sign up

Join to view


By registering, I agree to the Terms and Privacy Policies
Already have an account?
Just a few more details

So we can recommend you notes for your school.

Reset Password

Please enter below the email address you registered with and we will send you a link to reset your password.

Add your courses

Get notes from the top students in your class.