Textbook Notes (368,125)
Canada (161,663)
Commerce (1,690)
Chapter 1-3

Info Systems - Chapter 1-3.docx

19 Pages
Unlock Document


CHAPTER ONE: INFORMATION SYSTEMS IN GLOBAL  BUSINESS TODAY The Role of Information Systems in Business Today How Information Systems are Transforming Business • Cell phones, Blackberries, iPhones, e­mail and online Internet conferencing have  all become essential tools of business • Businesses have become very successful selling goods online • Businesses use social networking tools to connect their employees, customers,  and managers worldwide What is New in Management Information Systems? • Successful firms are those that learn how to use new technologies • Three interrelated changes in technology area: 1) Emerging mobile digital platform 2) Growth of online software as a service 3) Growth in “cloud computing” (more and more business software runs over  Internet) • Emerging digital platform: o Business computing is moving form PCs and desktop machines to mobile  devices o Managers use to coordinate work, communicate with employees, provide  info • Strength of cloud computing and growth of mobile digital platform allow  organizations to rely on: o Telework o Remote work o Distributed decision­making  o Outsourcing Globalization Challenges and Opportunities: A Flattened World • Employment in information systems is expanding • Wages are stable in non­recessionary years • Outsourcing has accelerated development of new systems in Canada and  worldwide • Internet has reduced costs of operating and transaction on a global scale • Customers can shop in a worldwide marketplace obtaining price and quality info  24 hours a day • Google and eBay are able to replicate business models and services in multiple  countries without having to redesign their expensive fixed­cost information  systems infrastructure The Emerging Digital Firm • Digital firm:  o Nearly all of organization’s significant business relationships are digitally  enabled and mediated o Core business processes are accomplished through digital networks  spanning entire organization or linking multiple organizations • Business processes:  o Set of logically related tasks/behaviors that organizations develop over  time to produce specific business results  o Ex. developing new product, generating an order, creating marketing plan,  hiring an employee • Key corporate assets are managed through digital means (ex. intellectual property,  core competencies, financial/human assets) • Any piece of info required to support business decisions is available at any time  and place in firm • Sense and respond to environment faster than traditional firms • More flexible to survive turbulent times • Time shifting: business is conducted continuously (24/7) • Space shifting: work takes place in global workshop and within national  boundaries Strategic Business Objectives of Information Systems • Operational Excellence: o Info systems and technologies help managers achieve higher levels of  efficiency and productivity o Ex. Wal­Mart’s Retail Link system: digitally links supplier to stores so as  soon as customer purchases an item, supplier knows to ship replacement  • New Products, Services, and Business Models: o Info systems and technologies are major enabling tool for firms to create  new products, services and business models o Business model: describes how company produces, delivers and sells  product/service o Ex. Apple transformed old business model of music based on CDs into  online distribution • Customer and Supplier Intimacy: o Information systems and technologies can achieve customer and supplier  intimacy  o Ex. hotels that keep track of guests’ preferences so that room conditions  (room temp, check­in time, TV shows) can be set automatically when  customer comes to hotel • Improved Decision Making: o Info systems/technologies make it possible for managers to use real­time  data from marketplace when making decisions o Reduces costs and improves response times • Competitive Advantage: o Doing things better than competitors, charging less for superior products,  responding to customers/suppliers increase sales and profits o Ex. Apple, Wal­Mart and UPS are industry leaders • Survival: o Info systems/technologies are necessities of doing business o Federal and provincial legislation in many industries requires significant  information retention and reporting o Info systems provide capability to respond to requirements Perspective on Information Systems • Information technology (IT): all hardware and software that a firm needs to use in  order to achieve business objectives • Includes: computer machines, storage devices, mobile devices, software  (Windows), Microsoft Office, etc. What Is an Information System? • Information system: a set of interrelated components that collect, process, store,  and distribute information to support decision making and control in an  organization • Info systems contain info about significant people, places, things within  organization environment around it • Information: data that have been shaped into a form that is useful • Data: streams of raw facts representing events before they have been organized  into a form that people can understand and use • Three activities in an info system: o Input: captures/collects raw data from within organization or its external  environment o Processing: converts raw input into a meaningful form o Output: transfers processed info to people who will use it or to activities  for which it will be used • Feedback: output that is returned to appropriate members of organization to help  them evaluate/correct input stage • Computer­based info systems: use computer technology to process raw data into  meaningful info Dimensions of Information Systems • Computer literacy:: knowledge of information technology • Information systems literacy: understanding of info systems (includes  management and organizational dimensions and technical dimensions) • Dimensions of information systems (1) Organizations: o Organizations have structure composed of different levels/specialties Senior management:  ­ Make long­range strategic decisions about  products/services ­ Ensures financial performance of firm Middle management:  ­ Carries out programs and plans of senior  management Operational management:  ­ Responsible for monitoring daily activities  of business Knowledge workers  Design products/services (ex. engineers, scientists, architects) ­ Create new knowledge  Data workers  ­ Assist with scheduling and communications  (ex. secretaries, clerks) at all levels of firm  Production service workers ­ Produce product or deliver service o Major business functions include sales and marketing, manufacturing  and production, finance and accounting, HR o Information systems automate many business processes o Parts of organization’s culture can always be found in its info systems (2) Management o Managers perceive business challenges in environment o Set organizational strategy for responding to challenges  o Allocate human and financial resources to coordinate work and  achieve success o Info technology plays powerful role in helping managers design and  deliver new products/services and redirect/redesign organizations (3) Information Technology o Managers us IT to cope with change Computer hardware ­ Physical equipment used for input, processing, output  activities in info system Computer software ­ Detailed, preprogrammed instructions that control and  coordinate computer hardware components Data management  ­ Software governing organization of data on physical  technology storage media Networking and  ­ Physical devices and software telecommunications  ­ Links various pieces of hardware technology ­ Transfers data from one physical location to another Network ­ Links two or more computers to share data/resources Intranets ­ Connects different systems and networks within firm Extranets ­ Private intranets extended to authorized users ouside the  organization It Is Not Just Technology: A Business Perspective on Information Systems • Information technology/systems provide real economic value to business • Possible ROIs from IT include: o Increases in productivity o Increase in revenues o Superior long­term strategic position • Value of an info system to a business is determined by extent to which system will  lead to: o Better management decisions o More efficient business processes o Higher firm profitability • An information system is an important instrument for creating value for the firm Complementary Assets: Organizational Capital and the Right Business Model • Considerable variation in returns firms receive from info systems: Invest little and receive much Invest a great deal and receive a  great deal Invest little and receive littleInvest an equal amount and  receive few returns • Reason for differences: complementary assets • Complementary assets: assets required to derive value from primary investment • Firms that support IT investments with investments in complementary assets  receive superior returns  • Must adopt: o New business models o New business processes o Management behaviour o Organizational culture o Training • Firms that do not invest in complementary assets receive fewer or no returns • Organizational and management capital: investments in organization and  management • Key organizational complementary investments: 1. Business culture that values efficiency and effectiveness 2. Appropriate business model 3. Efficient business processes 4. Decentralization of authority 5. Distributed decision rights 6. Strong IS development team • Key managerial complementary assets: 1. Strong senior management support for change 2. Incentive systems that reward innovation 3. Emphasis on teamwork 4. Training programs 5. Management culture that values flexibility and knowledge Contemporary Approaches to Information Systems Technical Approach • Emphasizes: o Mathematically based models to study systems  o Physical technology and formal capabilities of systems • Disciplines that contribute: computer science, management science, operations  research Behavioural Approach • Concerned with behavioural issues that arise in development and long­term  maintenance of info systems: o Strategic business integration o Design o Implementation o Utilization o Management • Disciplines that contribute: sociologists, psychologists, economists • Focuses on changes in attitudes, management and organizational policy Approach of This Text: Sociotechnical Systems • Sociotechnical view: optimal organizational performance is achieved by jointly  optimizing both social and technical systems used in production • Optimize firms performance as a whole • Technology must fit organizational and individual needs CHAPTER TWO: HOW BUSINESSES USE INFORMATION  SYSTEMS Business Processes and Information Systems Business Processes • Business processes: manner in which work is organized, coordinated, and focused  to produce valuable product/service • Performance of a firm depend on how well business processes are  designed/coordinated • Can be a competitive strength if enable innovation • Can be a liability if they impede organizational responsiveness and efficiency • Some business processes cross many functional areas and require coordination  across departments • Computer­based information systems can make information flow between  departments faster Functional Area Business Process Manufacturing and production Assembling product Checking for quality Producing bills of materials Sales and marketing Identifying customers Making customers aware of product Selling product Finance and accounting Paying creditors Creating financial statements Managing cash accounts Human resources Hiring employees  Evaluating employees’ job performance Enrolling employees in benefits plans How Information Technology Improves Business Processes • Information systems automate many steps in business processes that were  formerly performed manually • New technology can: o Change flow of info o Make it possible for many more people to access and share info o Replace sequential steps with tasks that can be performed simultaneously o Eliminate delays in decision making Types of Information Systems • Typical business organization has systems supporting processes for each of major  business functions • Being replaced with large­scale cross­functional systems that integrate activities  of related business processes Systems for Different Management Groups Transaction Processing Systems (TPS) • Computerized systems that performs and records daily routine transactions  necessary to conduct business • Used by operational managers  • Keep track of elementary activities and transactions of organization • Ex. Sales, receipts, cash deposits, payroll, credit decisions, flow of materials in  factory • Purpose is to track flow of transactions through organization • Managers need TPS to monitor status of internal operations and firm’s relations  with external environment • TPS are so important that failure for just a few hours can lead to a firm’s demise Business Intelligence Systems for Decision Support • Middle managers need systems to help with monitoring, controlling, decision  making and administrative activities • Management information systems (MIS):  o Provide reports on organization’s current performance o Info is used to monitor/control business and predict future performance o Data from TPS are presented in reports • Decision­support systems (DSS): o Support more non­routine decision making o Focus on problems that are unique and rapidly changing o Use info from TPS and MIS and bring in info from external sources (ex.  stock prices, product prices of competitors) o Ex. Intrawest collects and stores large amount of customer data and  analyzes data to determine value, revenue potential, and loyalty of every  customer • Business intelligence: data and software tools for organizing, analyzing and  providing access to data to help managers and other enterprise users make more  informed decisions Executive Support Systems (ESS) • Help senior management make decisions • Address non­routine decisions requiring judgment, evaluation, and insight  because there is no agreed­on procedure for arriving at a solution  • ESS present graphs and data from many sources • Info usually delivered to senior executives through a portal • Incorporate data bout external events and draw info from internal MIS and DSS • Digital dashboard: displays graphs and charts of key performance indicators for  managing company on a single screen  Systems for Linking the Enterprise Enterprise Applications • Enterprise applications:  o Span functional areas o Focus on executing business processes across business firm o Include all levels of management o Help business become more flexible and productive by coordinating  business processes • Four major enterprise applications: (1) Enterprise Systems (ERP) o Integrate business processes in manufacturing and production, finance  and accounting, sales and marketing, and human resources into single  software system o Info is stored in single data repository where can be used by different  parts of business o Managers can use firm­wide info to make more precise and timely  decisions (2) Supply Chain Management Systems (SCM) o Help manage relationships with suppliers o Help suppliers, purchasing firms, distributors and logistics companies  share info about orders, production, inventory levels and delivery of  products o Increase firm profitability by lowering costs of moving and making  products o Enable managers to make better decisions about how to shecule  sourcing, production, distribution  o Inter­organizational system (automate flow of info across  organizational boundaries) (3) Customer Relationship Management Systems o Helps manage relationships with customers  o Help firm identify, attract and retain most profitable customers o Provide better service to existing customers o Increase sales  (4) Knowledge Management Systems (KMS) o Enable organizations to manage processes for capturing and applying  knowledge and expertise o Collect all relevant knowledge/expertise in firm o Make available whenever and wherever it is needed o Link firm to external sources of knowledge Intranets and Extranets • Alternative tools for increasing integration and expediting flow of info within  firm and with customers and suppliers  • Intranets: internal company Web sites accessible only by employees • Extranets: company Web sites accessible only to authorized vendors and suppliers E­Business, E­Commerce, E­Government • Electronic business:  o Use of digital technology and Internet to execute major business processes  in enterprise o Includes activities for internal management of firm and for coordination  with suppliers and business partners • Electronic commerce: o Deals with buying and selling of goods/service over internet o Activities supporting market transactions (advertising, marketing,  customer support, security, delivery, payment) • E­government: o Application of Internet to digitally enable government and public­sector  agencies’ relationships with citizens, businesses, governments o Makes government operations more efficient o Empowers citizens  Systems for Collaboration and Teamwork   What Is Collaboration? • Collaboration:  o Working with others to achieve shared and explicit goals o Focuses on task/mission accomplishment o Takes place in business or between businesses • Teams:  o Have specific mission assigned to them o Members need to collaborate on accomplishment of specific task o Must collectively achieve team mission  • Collaboration and teamwork are important because of: (1) Changing nature of work o Work used to be factory manufacturing, pre­computer o Each stage occurred independently o Coordinated by supervisors o Work today requires closer coordination and interaction (2) Growth of professional work
More Less

Related notes for COMMERCE 2KA3

Log In


Join OneClass

Access over 10 million pages of study
documents for 1.3 million courses.

Sign up

Join to view


By registering, I agree to the Terms and Privacy Policies
Already have an account?
Just a few more details

So we can recommend you notes for your school.

Reset Password

Please enter below the email address you registered with and we will send you a link to reset your password.

Add your courses

Get notes from the top students in your class.