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Chapter 1

Chapter 1- Textbook notes.docx

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Department
Global Management Studies
Course
GMS 200
Professor
Franklin Ramsoomair
Semester
Winter

Description
Chapter 1 Information systems and business strategy Textbook Notes ­ information system definition: IS (information system) is the collection of  technical and human resources that provide the storage, computing, distribution,  and communication for the information required by all or some part of an  enterprise . A special form of IS is a management information system ( MIS ),  which provides information for managing an enterprise. ­ information system’s role is to create efficiencies and effectiveness across the  organization o most businesses operate by functional areas (called functional silos) o each area undertakes a specific core business function  functional areas are interdependent  for an organization to succeed, each functional area must not be a  silo o if you want to be successful in business, in any field, you must understand  information systems including:  information systems basics  roles and responsibilities in information systems Information Systems Basics ­ Information systems (IS):  o a computer based tools that people use to work with information and that  support the information and information­processing needs of an  organization ­ IS cannot work unless the right people know how to use and manage them  effectively ­ Information technology (IT): o Is the acquisition, processing, storage, and dissemination of vocal,  pictorial, textual, and numerical information by a microelectronics based  combination of computing and telecommunications ­ management information systems (MIS): o is a functional area too  it helps plan for, develops, implements, and maintains IT hardware,  software, and applications that people use to support the goals of  an organization. o To perform MIS effectively, all organizations today have an internal IS  department often called IT­ Information technology, IS – Information  systems, or MIS­ Management information systems Difference between data, information and knowledge ­ data: raw facts that describe the characteristics of an object or event o ex: characteristics for a sales event includes:  date  item number  item description  quantity ordered  customer name  shipping details ­ information: data converted into a meaningful and useful context o ex: information for a sales event:  best selling item/worst selling item  best customer/worst customer ­ knowledge: information becomes knowledge when it can be acted upon.  “Actionable information”.  o Ex: information system applications such as Microsoft Excel, helps  display and manage data, turns data into information, and generate  knowledge for decision­making purposes. Therefore, presenting  information that can be acted upon ­ IS resources o The goals of MIS department must align with the plans and goals of the  organization o IS systems can enable an organization to increase efficiency in  manufacturing, retain key customers, seek out new sources of supply and  introduce effective financial management ­ the key resources : (in order of priority) o people use o processes to work with o information systems o to produce information  these are all linked and essential for the creation of information Information Cultures: ­ culture plays a large role in determining how successfully it will share  information o culture influences the way people use information and reflects importance  that company leaders attribute to using information in achieving success or  avoiding failure ­ 4 common information sharing cultures: o information­functional culture  employees use information as a means of exercising influences or  power over others. For example, a sales manager refuses to share  information with marketing. This causes marketing to need the sale  manager’s input each time a new sales strategy is developed. o information­sharing culture  employees across departments trust each other to use information  (especially about problems and failures) to improve performance o information­inquiring culture  employees across departments earch for information to better  understand the future and align themselves with current trends and  new directions o information­discovery culture  employees across departments are open to new insights about crisis  and  radical changes and seek ways to create competitive  advantages Roles And Responsibilities in information systems ­ Employees across the organization must work closely together to develop  strategic initiatives that create competitive advantages ­ Have to understand the basic structure of a typical IS department o Recently more IS strategic positions are created  CIO­ Chief information officer  CTO – Chief technology officer  CSO­ chief security officer  CPO – Chief privacy officer  CKO­ Chief knowledge officer • Someone is able to be both positions at the same time  within a company ­ Chief information officer – CIO o Involves high­level strategic planning and management of information  systems pertaining to the creation o Storage and use of information by a business o Responsible for overseeing all uses of information systems o Roles of CIO include  Manager­ ensure the delivery of all IS projects, on time and within  budget  Leader­ ensure the strategic vision of IS is in line with the strategic  vision of the organization  Communicator­ advocate and communicate the IS strategy by  building and maintaining strong executive relationships o CIO TOP PRIORITIES  Increasing enterpirse growth  Attractive and retaining  ­ chief technology officer (CTO) o responsible for ensuring the throughput, speed, accuracy, availability and  reliability of an organization’s information technology o CTO must be knowledgeable of all aspects of IT including hardware,  software and telecommunications o Need to ensure efficiency of IT resources used in information systems  CTO reports to the CIO  CTO role is similar. Except CIO must take additional responsibility  of ensuring that the technology aligns with the organization’s  strategic initiatives ­ Chief security officer (CSO) o Responsible for suring the security of information systems o Developing strategies and technical safeguards against hackers and viruses ­ Chief privacy officer (CPO) o Responsible for ensuring the ethical and legal use of information within an  organization o A newer occupation o Many CPOs are lawyers by training ­ Chief knowledge officer (CKO) o Responsible for collecting, maintaining, and distributing an organization’s  knowledge o CKO designs processes and information systems, make’s it easy for  people to reuse knowledge, reduces the learning curve for new employees  or employees taking on new roles 1.2 Business Strategy Identifying competitive advantages ­ competitive advantage: a product or service that an organization’s customer place  a greater value on than similar offerings from a competitor o temporary, because competitors seek ways to duplicate the competitive  advantage ­ first­mover advantage: when an organization is the first to market, can  significantly impact its market share by being first to market with competitive  advantage ­ environmental scanning: acquisition and analysis of events and trends in the  environment external to an organization o when organization’s develop their competitive advantages, they must pay  close attention to their competition though environmental scanning o information technology plays an important role in environmental scanning  ex : Frito­Lay, Sends representatives into grocery stores to record  the product offerings, inventory and even product locations of their  competitors. Lays uses this information to gain business  intelligence on everything from how well competing products are  selling to the strategic placemnt of its own products ­ Organizations use 3 common tools to analyze and develop competitive  advantages: o Five forces model o 3 generic strategies o value chain analysis The 5 forces model- evaluating business segments ­ Michael Porter’s Five Forces Model ­ Tool to aid organizations facing the challenging decision of entering a new  industry or industry sement ­ 5 forces model determine the relative attractiveness of an industry and includes: o buyer power o supplier power o threat of substitute products or services o threat of new entrants o rivalry among existing
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