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Chapter 2

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Human Resources
MHR 523
Pat Sniderman

Chapter 2 Textbook notes- Job Analysis and Design ­ Job analysis info is foundation of the hr information system o Design job analysis questionnaires ­ Job analysis tells hr specialist what duties are responsibilities are  associated with each job ­ Job analysis: systematic study of of a job to discover its specifications,  skill requirements, and training or job simplification processes.  o Clarifies everybody’s roles in the organization and established  performance standards based on industry data ­ Job: group of related activities and duties and may be held by a single  employee or several persons ­ Position: collection of tasks and responsibilities performed by an  individual employee ­ HRIS: human resource information system o How  large organizations store info on various jobs ­ job analysis has 3 phases: preparation, collection of job info, use of  job info for improving organization effectiveness phase 1: preparation for job analysis 1. familiarization with the organization and its jobs a. be aware of organization’s objectives, strategies, structure,  inputs, and desired outcomes b. can also study the industry and gov’t reports about the jobs to  be analyzed 2. determine uses of job analysis information a. common uses are used in the selection process, designing  performance appraisal and compensation system b. also used to eliminate discrimination against specific employee  groups, assist in job redeisgn 3. identify jobs to be analyzed a. not all jobs can be analyzed because of resource and time  restraints b. jobs that are analyzed are jobs critical to the success of an  organization, jobs that are difficult to learn or perform, jobs  where firm continuously hires new empolyees, or jobs that  exclude members of the protected class phase 2: collection of job analysis information 4. determine sources of job data a. job incumbent, supervisors, colleagues b. national occupational classification (NOC), US department of  labout/employment and training administration’s electronic  database, the Occupational information network (O’NET) also  provides info on various jobs 5. data collection instrument design a. job analysis questionnaires, need to use the same questionnaire  on similar jobs b. status (whether the job is exempt from overtime laws),  identification (job title, division, title of supervisors), duties and  responsibilities, performance standards c. 2 of the most popular standardized forms are : Functional Job  Analysis and Position Analysis Questionnaire i. FJA: classifies tasks using 3 functional scares related to  data, people and things. Quantitatively evaluating a job ii. PAQ: more quantitative and finely tuned description of  jobs than the F­JAS. Uses a 5 point scare. 194 different  task elements 6. choice of method for data collection a. face to face interviews b. focus groups: 5 to 7 jobholders are brought together to  interactively discuss the job duties and responsibilities c. mailed questionnaires d. employee log e. observation phase 3: use of job analysis information ­ information collected about the various jobs is put into usable forms  such as job description, job specifications, and job standards. ­ job description has: job identity, job summary, job duties,  working conditions ­ job codes: uses numbers, letters or both to provide a quick summary  of the job ­ NOC: the 2 major attributes of jobs that were used as classi
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