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Chapter 8

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Information Technology Management
ITM 102

Chapter 8 Textbook notes- Helping organizations access, share, and use information 8.1 Turning Information into knowledge ­ Having information about a topic does not make a person knowledgeable o The person has to understand that information Knowledge Management ­ Knowledge Management (KM): involves capturing, classifying, evaluating,  retrieving and sharing information assets in a way that provides context for  effective decisions and actions o Includes people (human experts), paper documents, presentations,  dataware house solutions o Ex: golf caddies are a simplified example of knowledge workers Km in business ­ knowledge can be a competitive advantage for an organization ­ primary objective of KM is to make sure that a company’s knowledge of facts,  sources of information and solutions are readily available to all employees  whenever it is needed o this requires organizations to go beyond knowledge on paper  need and must include expert information that typically resides in  people’s heads  knowledge management system (KMS): supports capturing,  organizing and disseminating knowledge (i.e. know­how )  throughout an organization. Explicit and Tacit knowledge ­ Intellectual and knowledge­ based assets fall into one of two categories: explicit  or tacit o Explicit knowledge: anything that can be documented, archived and  codified, even with the help of information systems  Ex: trademarks, patents, business plans, marketing research and  customer lists o Tacit knowledge: knowledge contained in people’s heads. Challenge is to  figure out how to recognize, generate, share and manage knowledge that  resides in people’s heads.  you can use shadowing, joint problem solving.  • Shadowing and joint problem solving also allows  companies to enact mentoring with their organizations  Shadowing: less experienced staff observe more experienced staff  to learn how their more experienced counterparts approach their  work • more passive  Joint problem solving: by experts and novice. • Less passive Information is not useful unless it is made available to the right people, at the right place  at the right time. ­ knowledge must be shared ­ an effective KMS system should do or more of the following o foster innovation by encouraging the free flow of ideas o improve customer service by streamlining response time o boost revenues by getting products and services to market faster o enhance employee retention rates by recognizing the value of employees’  knowledge o  streamline operations and reduce costs by eliminating redundant or  unnecessary processes ­ KM is an effective tool when it is tied directly to discrete business needs and  technologies o Successful KM projects typically focus on creating value in a specific  process area, or even just for a certain type of transaction o Companies should start with one job at a time  Start with most knowledge oriented one • Then expand by doing a good job on that one and making  people realize that KM makes employees do their job better  and faster ­ Examples of KMS tools: o Knowledge repositories (databases) o Expertise tools  o E­learning applications o Discussion and chat technologies o Search and data mining tools  But KM is not purely technology­based concept!!! Organizations  that only rely on this are wasting time and money Knowledge management outside the organization ­ Companies also look to collect knowledge from outside the organization ­ The most common form is called crowdsourcing o Firms open up a task or problem to a wider group to find better or cheaper  results from outside the box ­ Now, in modern times, when people collaborate and get together, they used one  way technologies called asynchronous communications  o Communications that occurred at the same time o Ex: instant messaging o This is good Km and social networking ­ social networking analysis: process of mapping a group’s contacts whether  personal or professional to identify who knows who and who works with whom ­ this can help identify key experts in the organization ­ collaboration systems o companies are looking for ways for people to access, share and use  information better  ex collaboration systems and enterprise portals  TEAMS  ,PARTNERSHIPS  AND  ALLIANCES   ­ to be successful companies must undertake new initiatives, address both minor  and major problems ­ an organization will often create and use team, partnerships and alliances ­ organizations must build systems where all communities can interact ­ organizations use internal teams and other organizations o always forming alliance and partnerships with other organizations o core competency: its key strength, a business function that it does better  than any of its competitors o core competency strategy: where a company chooses to focus on what it  does best (its core competency) and forms partnerships and alliances with  other specialist organizations to handle non­strategic business processes ­ information systems makes such business partnership and alliances much easier to  establish and manage o information partnership: occurs when 2 or more organizations co­ operate by integrating their information systems, thereby providing  customers with the best that each has to offer  COLLABORATION SYSTEMS   ­ IT based set of tools that supports the work of teams by facilitating the sharing  and flow of information o Ways business use collaboration:  Telecommuting  Online meetings  Deploying applications  Remote project and sales management ­ Collaboration systems allow people, teams and organizations to leverage and  build upon each other ­ successful organizations identify and invest in their core competencies and  outsource or collaborate for those competencies that are not core to them o collaboration systems fall into one of two categories:  unstructured collaboration: aka information collaboration • document exchange, shared whiteboards, discussion  forums, em
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