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LAW 603 (75)
Chapter 20

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Ryerson University
Law and Business
LAW 603
Andre Serero

Agency Law 2014­02­04 Agent : A person who acts on behalf of someone else for some specific purpose Principal: A person whom an agent represents for some specific purpose Agency : The legal relationship between a principal and an agent Sometimes the agent has the ability to bind the principal to a contract Must be within the authorized authority of the agent (ex. Car dealer gives customer 50% discount when  only authorized by dealership for 30% Agents do not always have authority to enter into legal obligations on the principals behalf (ex. Real Estate  Agent cannot commit to price without asking the seller) Basic Rules of Agency Creation of an Agency Relationship Express Agreement Most common Principal and agent enter into a contract that sets out the terms Includes scope of agent’s authority & remuneration In provinces with tStatutes of Fraud , contracts over 1 year must be in writing Must also be in writing if the agent will have the authority to sign cheques on behalf of the principal Ex. Listing agreement with a Real Estate Agent Commercial Representation Agreement: A type of express agency Occurs when a manufacturer of goods agrees to allow someone to enter into contracts with customers on  its behalf to sell its goods Business relationships created by express agreement may have the effect if making someone your agent,  even if they are not referred to by that name.  If you authorize a lawyer to act on your behalf in closing a real estate transaction, the lawyer is acting as  your agent Actual Authority : The authority a principal gives an agent to act on its behalf Can be granted in the contract or agency agreement Can be granted through oral delegation of authority Apparent Authority : Exists when the principal creates the reasonable impression that the agent is  authorized to act on the principals behalf Could be created by a statement to the third party by the principal that the agent has the authority to  conduct certain business Ex. President tells you that the sales manager can buy office supplies Under partnership law, each partner is an agent of the partnership and can bind the partnership to  obligations that arise in connection with carrying on the  business of the partnership in the usual way Ratification : A contract is ratified when someone accepts a contract that was negotiated on their behalf  but without their authority Must meet following requirements: It must be clear. It can be eitheexpress  or implied  from behaviour It must occur within areasonable time  after the creation of the contract. What is reasonable depends on  the facts The principal must accept the  whole contract  or none of it. The principal must have been  identified  by the agent An agent cannot make a contract and then try to find someone to ratify the agreement after. The principal must have had the legal  capacity  to enter into the contract both at the time the agent  created the contract and at the time of ratification If the principal chooses to not ratify the agreement, the agent is not liable to the third unless  the third  party and the agent intended the contract to be binding on the agent personally. When is the Principal Liable? The rules regarding when a principal is liable in contract balance the interests of the principal with the  interests of third parties seeking to enter into contracts with On one hand, a principal does not want to be bound to a contract that an agent purports to enter into to act  on its behalf it the contract was outside the authority it granted to the agent. On the other hand, a third party that enters into a contract with an agent on behalf of a principal does not  want to spend too much time or money investigating whether the principal has actually given authority to  that person to enter into the contract. In large transactions each party will do significant research to ensure person they are dealing with has  agency and authority for everything they are committing to. Investigations backed up by documentation such as certified copies of resolutions of a corporation’s board  of directors authorizing people signing the contract to enter into the transaction on the corporation’s behalf,  and lawyers’ opinions regarding authority. In most situations, the cost of this risk management is not justified by the size of transaction (risk is less  than anti­risk steps) However the agent acquires actual authority, the principal is bound by any  obligations that the agent creates within the scope of that authority. That is true whether of not the third party knows the exact scope of the agents actual authority The third party may be aware of common indications of authority (ex. Name tag says “sales manager”) Apparent and actual authority are not necessarily connected Good example to remember:  Hire a lawyer, he has apparent authority that he can settle the claim even if you never gave actual authority. Can later sue lawyer for exceeding scope of authority given. Usual Authority : Allows a person appointed to a particular position to exercise the authority usually  associated with that position. What is usual is determined by reference to the authority of agents in similar positions in similar businesses A principal will be bound by contracts within the agent’s apparent authority only if the third party relied on  that appearance of authority A third party cannot enforce a contract if it knew, or should have known, that the agent did not have  authority Where the principal is a business and not an individual: The individual whose conduct constitutes the representation on behalf of the principal that the agent has  authority to contract must be someone who is permitted to make such a representation under the allocation  of responsibility within the business organization Ex. Sales manager decides prices, gives salesperson(agent) authority to give 20% discounts Concept Summary: Agent acts within the scope of the actual authority given by the principal to the agent created By express delegation to the agent By appointing the agent to a position with that authority By implication from the circumstances Agent acts within the scope of the apparent authority created by principal’s representation to a third party,  which may consist of The principal’s statement or conduct The principal acquiescing to the agent acting with that authority The principal appointing the agent to a position that would usually have that authority Agent enters into a contract on behalf of an identified principal but without the principal’s authority, and the  principal subsequently ratifies the contract When is the Agent Liable? Normally, an agent is not liable personally A court may decide that the parties implicitly intended the agent to be liable. The agent can also be held  personally liable if it presented itself to the third party as the principal.  When agent is acting on behalf of an  undisclosed principal , the third party can hold either the agent or  the principal liable To avoid risk of personal liability, agent should clearly explain its own role, and disclose the existence of the  principal to the third party Undisclosed Principal : Exists when the agent purports to contract without disclosing that it is acting on  behalf of a principal An agent is not liable under a contract they create unless outlined in the contract. If an agent creates a contract outside of its authority, it is not liable under the contract. However, can be  liable for any loses the third party suffers as a result of the transaction. May be liable to third party for fraud or deceit (if agent knew it was not authorized for transaction) Even if not fraudulent, may be liable for a breach of warranty of authority Breach of Warranty of Authority : Occurs when an agent indicates that is authorized to act for a  principal when it is not. Liability arises even if the agent honestly, but mistakenly, thought it had the principal’s authority.  The third party does not bear the risk of loss when it was mislead by the agent. The Agent’s Duties to the Principal When an agent is appointed by contract, its responsibilities may be set out in some detail It must comply with those duties and follow any instructions given by the principal The agent can be held liable for failing to do so Ex. Principal hires agent to insure ship. Agent fails to do so, ship sinks, agent must cover cost that  insurance would have covered. May be implied duties. (Ex. Agent receives goods to sell, implied that must take care of goods, liable for  damage or loss) In general, an agent’s obligations cannot be delegated to anyone else – they are personal obligations.  There are important practical exceptions If you hired an advertising firm as an agent to place newspaper advertisements on your behalf, the actual  task of negotiating for the advertisements would have to be given to some person within the firm. Because an agency relationship exposes the principal to the risk of being held liable in unwanted ways, the  common law also imposes two other types of duties on agents that reduce the principal’s risk: Fiduciary  Duty and A Duty of Care Fiduciary Duty : Requires an agent to act in good faith and in the best interest of the principal While the precise content of that duty depends on the facts, one of its key requirements is that agents avoid  situations in which their personal interests conflict with the best interests of their principals Fiduciary duty may be breached even if the principal did not suffer any loss. An agent must disclose to the principal any information that may be relevant to the principal’s interests. An agent cannot personally profit from the unauthorized use of information or opportunities that arose as a  result of the agency relationship An agent cannot compete with the principal. An agent’s fiduciary duty may be displaced by the principal’s instructions. If told to act a certain way, must  do it, even if something else would be in principal’s best interests. Duty of Care : Requires an agent to take reasonable care in the performance of its responsibilities The precise content of duty depends on what the agent agreed to do and circumstances If duty is breached, agent must compensate principal for any loss suffered. Principal may be denied recovery if it knew that the agent was incompetent or unqualified Agent must understand the scope of its obligations, ensure that it is able to fulfill those obligations, and alert  its principal to any deficiency in its skills The Principal’s Duties to the Agent Principal must fulfill any obligation that is set out in the agency contract and certain obligations imposed by  law Unless the parties agreed that the agent would work for free, the principal must pay reasonable  remuneration for the agent’s services. A principal has an obligation to indemnify the agent for liabilities and expenses that are reasonably incurred  in connection with the agency relationship Termination Ways to terminate Agency Either party gives the other notice of termination An event occurs that results in termination under the terms of the agency contract The agent is appointed for a specific project or a particular period, and the project is completed or the  period expires, even if the agency contract does not provide for termination in these circumstances Performance of the agency becomes impossible The principal loses the capacity to contract as a result of death, insanity, or bankruptcy Can create practical difficulties if the agent is unaware that the principal has lost capacity. Since the principal cannot be liable for obligations that arise after the incapacity occurs, the third party may  try to hold the agent personally responsible. In some cases, the agent may be liable for breach of warranty  of authority Agency agreements often require a reasonable notice period before termination If agent is employee, law states that the agency­employment relationship can be terminated only for just  cause, or with either reasonable notice or compensation in lieu of notice Risk Management Issues Contracts: A principal is liable for contracts created on its behalf by an agent with either actual or apparent authority The principal’s risk of being bound to unwanted contracts is more easily managed with respect to actual  authority . Can use an agency agreement to clearly state what the agent it and is not authorized to do Apparent Authority Principal must carefully monitor how it communicated, directly and indirectly, with third parties to avoid  giving an agent apparent authority to create unwanted obligations to third parties Principal must also realize that apparent authority may exist even after the actual agency relationship has  come to an end If a third party dealt with the agent before the agency relationship was terminated and that third party was  unaware of the termination, it may be able to enforce any new agreements that the agent purports to enter  into against the principal.  To avoid, principal should notify all of its customers whenever it terminates an agent’s authority Torts: Principal is vicariously liable when agent commits torts if: The agent was an employee Tort was committed within the course of employment If the agent is acting within the scope of its actual or apparent authority, the principal is liable for the agent’s  fraud or negligent misrepresentation. Often best way to avoid risk is to carefully select, train, supervise, and require reporting from agents Business Relationships in which Agency Issues Arise Joint Ventures and Strategic Alliances Joint Venture:  Legal arrangement in which two or more parties combine their resources for a limited  purpose, a limited time, or both Strategic Alliance : Any arrangement in which two or more parties agree to co­operate for some  purpose. Formal or informal Varying degrees of co­operation Ex. May be used to describe arrangement in which parties Conduct a research project together Jointly market products Share information If a joint venture or strategic alliance is purely contractual, the participants are not automatically agents for  each other May agree to set up agency relationship, precise scope of agency relationship should be clearly stated in  joint venture agreement Even if no actual authority  given in agreement, one joint venturer’s actions may provide the other joint  venture with apparent authority Distributorship : Exists when on business enters into a contract to sell another’s product Does not normally involve an agency relationship Parties can agree distributor acts on behalf of the supplier when it deals with customers for some purposes. Usually the distributor buys the supplier’s products and then resells them on its own behalf (most distributor  agreements expressly state that the distributor isnot  an agent Suppliers do not want to be exposed to the risk of unwanted obligations, must be concerned about avoiding  the creation of apparent authority Franchises : A purely contractual relationship under which the franchisor gives the franchisee the right to  operate its “system” in return for a set of fees Often contain: A licence that allows the franchisee to use the franchisor’s trademark Obligations of the franchisor to assist in the operation of the franchised business (by providing training,  uniforms, and so on) Obligations of the franchisee to maintain certain standards and follow certain rules in carrying on the  franchise business and to pay fees based in part, on the volume of sales Franchise agreements invariably provide that the franchisee is not an agent of the franchisor.  Franchisor may still be held liable in some circumstances Franchise agreement will include a commitment by the franchisee to indemnify the franchisor for any liability  that it incurs that relates to the operation of the franchised business of the franchisee Agents Governed by Special Statutes: Pg. 513­514 Basic Forms of Business Organizations 2014­02­04 Sole Proprietorships: Basic Forms of Business Organizations 2014­02­04 Sole Proprietorship : exists when a person carries on business on their own, without adopting any other  form of business organization Can employ other people, but you remain sole owner Both legally and practically, no separation between the business and the proprietor Cannot employ yourself because can’t enter a contract with yourself Gets all the benefits and liabilities Exclusively responsible for; Performing all contracts entered into in the course of the business, including contracts with customers,  suppliers, employees, and lenders All torts committed personally in connection with the business. That person is also vicariously liable for all  torts committed by employees in the course of their employment. For income tax purposes, the income or loss from the sole proprietorship is included with the income or loss  from other sources in calculating the sole proprietor’s personal tax liability. Main advantage: Simple and easy to set up and dissolve When dissolved, still can be liable for obligations from before the business dissolved Main disadvantage: Unlimited Personal Liability Unlimited Personal Liability : Third parties may take all of the sole proprietor’s personal assets to  satisfy the business’ obligations Limited financing options (borrow money directly) Legal Requirements for Sole Proprietorships Name must be registered if that name is something other than (or more than) the proprietor’s personal  name Registration must be completed in every province or territory in which the sole proprietorship carries on  business Does not create any ownership interest in the business name Basic Forms of Business Organizations 2014­02­04 Business Licence  is necessary for some activities Business Licence : Government permission to operate a certain kind of business. Ex. Taxi­driving, restaurants, r
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