Business 2257 Summary Notes.docx

21 Pages
Unlock Document

Business Administration
Business Administration 2257
Stanley Dunn

Business 2257 Notes May 13, 2013 Chapter 1: The Purpose and Use of Financial Statements • Proprietorship – business owned by one person, small amount of capital needed  to start, no legal distinction between business and owner • Partnerships – more than one owner, unlimited liability meaning one member  could be forced to give up personal assets to repay partnership debt • Corporations – separated business owned by shareholders, separate legal entity  so life span is indefinite, pay income tax as separate legal entities on any  corporate profits o Public corporations­ distribute financial statements to lenders, investors  and general public o Consolidated statements – include all statements of all companies owned  by a corporation o Private corporations – issue stock but don’t make them available to  general public • Financing activities o Borrowing money (debt financing)  Amount owed to lenders or creditors are called liabilities o Selling shares (equity financing) in exchange for cash  Common shares describes the amount paid by investors ownership  stake in a company  Shareholders have no claim to corporate resources until claims of  lenders and creditors are satisfied  Payments to shareholders are called dividends • Investing activities o Assets – resources a company owns or controls (cash, equipment,  property)  Excess cash can be invested in debt securities (e.g. bonds), or  equity securities (e.g. shares) of other corporations   Investing activities – investment in long­term assets necessary to  run the company (not just purchasing an investment that pays  interest or dividends) • Operating activities o Revenues are an increase in economic benefit, generally the increase of  assets, but can be decrease of liabilities, resulting from product sales o Accounts receivable are assets as they will result in cash when collected o Assets are called inventory when ready for sale o Expenses are the cost of assets consumed or services that are used in the  process of generating revenue (salaries, advertisement, utilities)  Short­term liabilities may result from some expenses (accounts  payable) • External reporting consists of 4 different statements o Income statement: reports revenues and expenses  *Amounts received from issuing shares are not revenues and  amounts paid as dividends are not expenses* o Statement of changes in equity  Shareholders equity consists of share capital and retained earnings  Share capital is amounts contributed by shareholders in exchange  for shared of ownership  Retained earnings are cumulative profit that has been retained in  the corporation (not paid to shareholders) o Statement of financial position (Balance Sheet)  Assets financed through debt by borrowing from lenders or  creditors or through equity by investments from shareholders or  profits retained in the company)   Assets=Liabilities+Shareholders Equity o Statement of cash flows  Operating activities (presented first)  Investing activities  Financing activities  Chapter 2: A Further Look at Financial Statements Assets • Current assets – assets that are expected to be converted into cash or will be sold  or used up within one year of the companies financial statement date or its  operating cycle, whichever is longer. o The operating cycle of a company is the average time it takes to go from  cash to cash in producing revenue. o Examples of current assets:   Cash  Short­term investments (i.e., bonds of another company)  Accounts receivable (amounts owed by customers)  Accrued receivables (amounts owed for interest, sales tax, rent,  etc…)  Notes receivable, including loans receivable (amounts owed by a  written promise)  Merchandise Inventory (goods held for sales)  Supplies (consumable items)  Prepaid expenses (i.e., rent & insurance) • Non­Current assets – everything not classified as current asset o Examples of non­current assets:   Investments (long term)[loans, notes, bonds, mortgages]  Property, plant and equipment (tangible assets)  Intangible assets (i.e., patents, copyrights, franchises, etc…)  Goodwill o Property, plant, and equipment have a useful life where they are expected  to generate revenue and cost is allocated over span through depreciation o Land does not usually wear out or lose its value so it does not experience  depreciation o Intangible assets include copyrights, franchises, trademarks, trade names  o Goodwill is the difference between the price paid and the fair value of the  assets acquired of the purchased company (over paying) Liabilities • Current Liabilities – Obligations that are to be paid or settled within one year of  company’s statement date or operating cycle, whichever is longer. o Examples of current liabilities:   Bank indebtedness (line of credit to cover cash shortfall)  Accounts payable (amounts owed to suppliers)  Accrued liabilities (amounts owed for salaries, interest, sales tax,  rent, income tax)  Notes payable, including bank loans payable (supported by written  promise to repay)  Current maturities of long term debt (the portion of a loan paid  each year) • Non­Current liabilities – referred to as long­term liabilities o Examples of non­current liabilities:   Notes payable (loans, mortgages, bonds)  Lease obligations  Pension and benefit obligations  Deferred income tax liabilities Shareholders Equity • Share capital ­ the total of all classes of shares issued by company  (common and preferred shares) o Often only one class is issued (generally common shares) • Retained Earnings – profits retained for use in company (often used for  growth) • Contributed surplus ­ arises from the sale of shares • Statements of financial position are listed in terms of liquidity (most to least) o Current assets o Non­Current assets o Current Liabilities o Non­Current Liabilities o Shareholders’ equity Chapter 3: The Accounting information System • Dividends are a distribution to shareholders of retained earnings, which reduces  retained earnings. If retained earnings are decreased by debits, it follows that  increase in the dividends account are recorded with debits • Shareholder’s equity can be further divided into two components: (1) common  shares and (2) retained earnings o Retained earnings can be further subdivided into dividends, revenues and  expenses • A cash advance on a service to be completed in the future is a cash asset but also  an unearned revenue liability • Expenses incurred in effort to generate revenues decrease retained earnings • Prepaid insurance is an asset Chapter 4: Accrual Accounting Concepts Revenue Recognition • Revenue is recognized or recorded when, due to ordinary activities, an increase in  future economic benefits arising from an increase in an asset or decrease in a  liability has occurred o Occurs when the sales or performance effort is substantially complete o Early recognition can lead to overstating current period revenue Expense Recognition • Expenses are recognized in the income statement when, due to an ordinary  activity, there is a decrease in future economic benefits related to a decrease in an  asset or an increase in a liability  o Often, but not always, expenses should “follow” revenues Accrual Versus Cash Basis of Accounting • Accrual basis accounting – transactions affecting financial statement recorded in  the periods in which the events occur, rather than when the company actually  receives the cash • Cash basis accounting – revenue is recorded only when cash is received, and an  expense is only recorded when cash is paid *(can lead to misleading financial  statements) The Basics of Adjusting Entries • For revenues and expenses recorded in the period earned or incurred, adjusting  entries may have to be recorded to update accounts at period end o Adjusting entries can be classified as either prepayments or accruals • Adjusting Entries for Prepayments o Prepayments – increase current assets such as prepaid expenses and  certain types of non­current assets such as buildings and equipment  Prepaid expenses – paid in cash, listed as assets before used • An adjusting entry for prepaid expenses results in an  increase (debit) to an expense account, and a decrease (a  credit) to an asset account • Depreciation:  Cost÷Usefullife(years)=AnnualCost o (straight­line method of depreciation) o If depreciation is measured for months rather than  years, you multiply the above equation by n/12  where n is the number of months. o The purpose of depreciation is not to state an asset’s  value, but to allocate its cost over time  Unearned revenues – cash received, recorded as liability before  revenue is earned • The adjusting entry for unearned revenues results in a  decrease (debit) to a liability account and an increase  (credit) to a revenue account • Adjusting Entries for Accruals o Adjusting entries for accruals are required in order to record  revenues earned, or expenses incurred, in the current accounting period  Adjusting entries will increase both a statement of financial  position account and an income statement account  Accrued revenues – earned but not received or recorded • An adjusting entry results in an increase (a debit) to an  asset account and an increase (a credit) to a revenue  account  Accrued expenses – incurred but not yet paid or recorded • An adjusting entry results in an increase (a debit) to an  expense account and an increase (a credit) to a liability  account • Formula for calculating interest: Value×Rate×Time(years)=Interest • Summary: Closing the Books o Temporary accounts: All expense accounts, all revenue accounts and  Dividends account o Permanent accounts: All asset accounts, all liability accounts and all  shareholder’s equity accounts Preparing Closing Entries • Closing entries – record in the general journal and ledger the transfer of the  balances in the revenue, expenses, and dividends account to the retained earning  account o Produce a zero balance in each temporary account • 4 steps to prepare closing entries: o (1) To close revenue accounts: debit each individual revenue account for  its balance, and credit income summary for total revenues o (2) To close expense accounts: debit income summary for total expenses,  and credit each expense account for its balance o (3)To close income summary: debit income summary for the balance in  the account (or credit if there is loss), and credit (debit) retained earnings o (4) To close dividends account: debit retained earnings for the balance in  the dividends accounts, and credit dividends. *Above 4 steps result in all accounts being zero* • Dividends are not expenses and do not affect profit; they are a distribution of  retained earnings therefore, do not close dividends to the income summary  account along with expenses • Retained earnings is a permanent account, other accounts are temporary accounts • *Balance in Retained Earnings account should equal the ending balance reported  in the statement of changes in equity and statement of financial position Summary of accounting cycle: • Steps 1­3 may occur daily during the accounting period • Steps 4­7 are done on a periodic basis (i.e., monthly, quarterly, etc…) • Steps 8 & 9 are prepared at the end of a company’s annual accounting period Chapter 5: Merchandising Operations Merchandising Operations • Merchandising involves purchasing products (inventory) to resell to customers • Inventory items have two common characteristics: (1) they are owned by the  company, and (2) they are in a form ready for sale to customers o Thus, Only one inventory classification, merchandise inventory or just  inventory, is needed to describe the many different items that make up the  total inventory o Merchandising companies that purchase and sell directly to consumers are  called retailers. Merchandising companies that sell to retailers are known  as wholesalers and companies that’s produce goods for sale to wholesalers  (or others) are called manufacturers • Inventory is usually classified into three categories by manufacturing companies:  (1) raw materials, (2) work in process, and (3) finished goods • Operating Cycles • The operating cycle is usually longer for a merchandising company than it is for a  service company o Service Company  ▯the company performs services for cash or on  account o Merchandising Company  ▯the company first has to purchase  merchandise for cash or on account, before it can sell it for cash or on  account • Income Measurement Process o In a merchandising company, the main source of revenue if from the sale  of merchandise, which is often referred to as sales revenue or just sales o Expenses for a merchandising company are divided into two categories:  (1) cost of goods sold and (2) operating expenses o The costs of goods sold is the total cost of the merchandise that  was sold during the period o Operating expenses are expenses that are incurred in the  process of earning sales revenue o Then, as is done for a service company, income tax expense is  deducted from profit before income tax to determine profit  (loss) • Inventory Systems o The flow of costs for a merchandising company is as follows: o Beginning inventory + cost of goods purchased = cost of goods available for sale • One of two kinds of systems is used to account for inventory and the cost of  goods sold: (1) a perpetual inventory system and (2) a periodic inventory  system • Perpetual Inventory System o Detailed records are maintained for the cost of each product that is  purchased and sold o When inventory items are purchased under a perpetual inventory system,  the purchased item is recorded by debiting (increasing) the Merchandise  Inventory account o *Under a perpetual inventory system, the cost of goods sold and the  reduction in inventory – both its quantity and cost – are recorded each time  a sale occurs*  As a result the, the Merchandise Inventory account is always  able to reflect the amount of ending inventory on hand • Periodic Inventory System o Detailed inventory records of the merchandise on hand are kept throughout  the period  *As a result, the cost of goods sold is determined only at the  end of the accounting period – that is periodically – when a  physical inventory count is done to determine the cost of the  goods on hand* o To determine the cost of goods sold under a periodic inventory system, the  following steps are necessary: 1. Beginning inventory: Determine the cost of goods on hand at  the beginning of the accounting period 2. Cost of goods available for sale: Add the cost of goods  purchased to the beginning inventory 3. Ending inventory: Determine the cost of goods on hand at the  end of the accounting period from the physical inventory count.  Subtract the ending inventory from the cost of goods available  for sale. The result it the cost of goods sold Recording Purchases of Merchandise • Purchases of merchandise for resale are recorded in the Merchandise Inventory  account • Purchases • Purchases are normally recorded by the buyer when the goods are transferred  from the seller to the buyer • Cash purchases are recorded by a debit (increase) to the Merchandise Inventory  account and a credit (decrease) to the Cash account • Credit purchases should be supported by a purchase invoice that indicates the  total purchase price and other relevant information o An invoice is prepared buy the seller • Sales Taxes • Sales taxes are collected by most merchandising and service companies on the  goods they sell and the services they provide • Freight Costs • Freight terms state who pays the freight charges (i.e., shipping costs) and who is  responsible for the risk of damage to the merchandise during transit • Freight terms can vary, but are often expressed as either FOB shipping point or  FOB destination. The letters FOB mean “free on board” until the point where  ownership is transferred o FOB shipping point  ▯good are delivered to the point of shipping by the  seller o The buyer pays the freight costs to get the goods from the point of  shipping to the destination and is responsible for any damages that may  occur along the way o FOB destination  ▯goods are delivered by the seller to their destination o  The seller pays the freight to get the goods from the point of shipping to  their destination and is responsible for any damages that may occur along  the way • *The cost of inventory includes not only the purchase cost but also other costs  that may be incurred in bringing inventories to their present location (e.g.,  shipping) and ready for sale* • Purchase Returns and Allowances • A purchaser may be dissatisfied with the merchandise received • In such cases, the buyer may return the goods to the seller. The buyer will receive  a cash refund if the purchase was made for cash and credit is given if the purchase  was made on account • Alternatively, the buyer may choose to keep the merchandise if the seller is  willing to give an allowance (deduction) from the purchase price o These types of transactions are known as purchase returns and  allowances • Discounts • A quantity discount gives a reduction in price according to the volume of the  purchase o Quantity discounts are not recorded or accounted for separately • Quantity discounts are not the same as a purchase discount, which is offered to  encourage customers to pay the amount owed early o A purchase discount offers advantages to both parties: the purchaser saves  money and the seller is able to shorten its operating cycle by converting  accounts receivable into cash earlier • Summary of Purchase Transactions • The cost of goods purchased includes the cost of the merchandise, increased by  any freight cost incurred if the shipping terms are FOB shipping point, and  decreased by any purchase returns and allowances and purchase discounts Recording Sales of Merchandise • Sales • To record sales revenue, an asset account is debited (increased) and the sales  revenue account is credited (increased) • Alternatively, if a customer had previously paid in advance a liability (unearned  revenue) account is debited and sales revenue account is credited (increased) • Every sales transaction should be supported by a record that provides evidence of  a sale o A sales invoice provides support for a credit sale o While only one journal entry is required to record the purchase of  merchandise, two journal entries are required to record each sale in a  perpetual inventory system  1) First entry records the sales revenue: Cash (or Accounts  Receivable if credit sale) is increased by a debit and Sales is  increased by a credit for selling (invoice) price of the goods   2) Second entry records the cost of the merchandise sold: Cost of  Goods Sold is increased by a debit and Merchandise Inventory is  decreased by a credit • On income statements, companies may use one or more than one sales account  o Usually more than one for internal purposes  ▯allows company to monitor  and asses separate sales accounts for its major product lines  o Usually one for external purposes  ▯makes statement more conci
More Less

Related notes for Business Administration 2257

Log In


Join OneClass

Access over 10 million pages of study
documents for 1.3 million courses.

Sign up

Join to view


By registering, I agree to the Terms and Privacy Policies
Already have an account?
Just a few more details

So we can recommend you notes for your school.

Reset Password

Please enter below the email address you registered with and we will send you a link to reset your password.

Add your courses

Get notes from the top students in your class.