Chapter 3.docx

6 Pages
Unlock Document

Health Sciences
Health Sciences 3040A/B
Shannon Sibbald

Chapter 3: Organizational Design and Coordination • Organizational design: arrangement of responsibilities, authority, and flow of  info. Within an organization, resulting in organizational structure o 2 interrelated parts:  How to divide work and responsibilities and allocate them to units  in an org.  How to coordinate the work of those units to perform  organization’s overall work effectively • “Silos” reflects a dysfunctional organization design where diff. parts function  autonomously and don’t communicate or coordinate well with each other • Table of organization OR organizational chart consisting of boxes & lines  provides shorthand for describing structure o Helps to understand and predict where conflict will occur in an org. and  how to manage it better • Structural Contingency Theory (Lawrence and Lorsch): based on fact that there is  no best one way to organize, but best way to structure and manage an org.  depends on its unique work, environment, strategy o Lawrence and Lorsch found organizational performance related to the “fit”  between organizational design and characteristics of organization’s task  and environment  Environment characterized as physical, political, financial,  technological, scientific • Includes: suppliers, competitors, regulatory bodies,  professional societies, labor unions, customers/clients • Different departments face and interact with diff. sub­ environments • Smaller span and more levels in hierarchy or larger span  and less levels in hierarchy • Integration: coordination of activities among organizational units (management  of conflicts among units) • First broad assessment of the needs for coordination, 3 elements to consider: 1. Interconnectedness of the work of the units ­ Degree that diff. elements of work need to fit together ­ Low interconnectedness: Hospital outpatient clinics – diff.  staff and serve diff. patient populations. The work of one  clinic has little connection w/ work of another clinics. May  be greater interconnectedness in education of medical and  nursing students and house staff where various clinical  experiences need to “mesh” ­ High interconnectedness: medical staff, nurses & therapists  together serve patient pop., work of diff. groups is highly  interconnected 2. Uncertainty of the tasks ­ Task uncertainty increase = increase in need for  coordination ­ Uncertainty when patient’s condition is changing rapidly,  unreliable lab equip. ­ Low need for coordination during postoperative care 3. Size of the organization ­ Larger organizations have more specialized units than small ones • As each of the above increases, so do the information­processing requirements  within the org. • Sharing resources: o Space, people & equip. o Delivery of care is compromised if a HCP has time conflicts in daily  schedule with various clinics & conferences (pg. 70 bottom right) o Slack resources & duplication of resources can also be used to reduce  info­processing requirements • Types of interdependence: o Pooled interdependence  Least costly  Ie. Outpatient clinics treating diff. patient populations in  Interconnectedness definition o Sequential interdependence  Greater interconnectedness o Reciprocal interdependence  Direct links in two directions (difficult to coordinate)  Greater interconnectedness o Team interdependence (aka simultaneous interdependence)  Reciprocal tasks need to be performed simultaneously  Ie. Work in a surgical team • Structural approaches to coordination: o Meet needs for coordination at macro level: 1) Hierarchy of authority ­ Coordinating device to ensure that the work of diff. units  meshes together  ­ Coordination need usually from sharing resources ­ To minimize number of levels, issues need to be referred up  the hierarchy, units that have more occasions to refer issues  should be placed as close together as possible in the hierarchy  (these have greatest interdependence) 2) Rules and procedures ­ Efficiency w/ development of optimal procedures,  eliminating need to “reinvent the wheel” each time situation is  encountered ­ Used in 2 different ways: 1) provide certainty for people at  top by delineating and controlling behaviour of others lower in  org. 2) Used to provide guidance in performing work & to  promote codification of agreements on how work is to be done 3) Planning and goal setting ­ Allows for adaptability in addressing new or unforeseen  circumstance 4) Vertical information systems ­ Planning & budget systems, computer­based and manual  info. Systems, and assistants to various managers ­ Makes info. Flow up and down hierarchy more efficient ­ Managers can control units better by providing more timely  info about what is happening in the units 5) Lateral relations ­ Members of diff. units interact directly w/ other units and  laterally across internal boundaries ­ Appropriate if there is both high interdependence and high  uncertainty • (1) Functional structures: o Segmentation based on specialty departments (functioning independently) o Lack of any emphasis on integration across the specialties o Left extreme (pg. 74) • (9) Program structures: o Extreme of other end of continuum o Emphasis on individual programs: heart, cancer, women’s health and  mental health o Programs contain all of key staff from different professions and disciplines  needed to deliver services to patient population o Several staff report to program manager o Ie. Nursing staff on cardiology units, reports to nurse manager of  cardiology unit, reports to heart program manager o In hospitals, programs function as “mini hospitals”, having all staff needed  to care for their patients and sometimes their own buildings • (2) Direct Contact: o Structurally same as functional structure o Staff in one functional department may directly contacts members of other  departments (simple & consumes few organizational resources) o Effectiveness limited if: people contacted are 
More Less

Related notes for Health Sciences 3040A/B

Log In


Join OneClass

Access over 10 million pages of study
documents for 1.3 million courses.

Sign up

Join to view


By registering, I agree to the Terms and Privacy Policies
Already have an account?
Just a few more details

So we can recommend you notes for your school.

Reset Password

Please enter below the email address you registered with and we will send you a link to reset your password.

Add your courses

Get notes from the top students in your class.