Chapter 2 Identifying Human Resource Plans and Performance Requirements.docx

11 Pages
Unlock Document

Management and Organizational Studies
Management and Organizational Studies 3384A/B
Cristin Keller

 Chapter 2 Identifying Human Resource Plans and Performance Requirements              Recap ­ Recapping from first class: aligning strategic objectives with those of the  company.   You have to be ethical – no discrimination – prohibited under the Section 15 of the  Charter of Rights and Freedoms, also in the provincial and federal human rights code –  different coverage. Code says certain things cannot be used to discriminate in the hiring,  promoting etc. Need legal criteria   Upper age limit has been removed, cannot ask them 66 plus to retire etc  Focus on application/scenarios for the exam etc   Learning Objectives After studying this chapter, you should be able to: • Determine performance criteria in the light of an organization’s mission and goals • Discuss the steps in job analysis • List steps in determining performance standards • Discuss key approaches to planning human resource needs ­ never lose sight of the strategic mission ­ now that you have aligned the plan with the strategic objective – how are you going to  hire people in order to make that plan reality ­ what positions are open, what skills are they going to need, once those positions are  filled how are we going evaluate and measure their performance, who is ready to move  up 1. Determining Performance Criteria • A first step in staffing is to determine performance criteria. • Until performance criteria are identified, performance standards and human  resource needs cannot be determined. o Performance criteria – the big picture, what do we need our employees to  do on a daily, monthly etc basis to ensure the strategic goals are met – do  we need them to be innovative? Etc o Criteria – performance standards – what do we need to be excellent Importance of Performance Criteria for Staffing Activities Job analysis – a systematic way by looking at a job and figuring out what skills they have  to bring to the table, working conditions, what kind of temperament does this person etc ­may be a group of jobs across an organization.  Standards and competencies – those skills that someone is going to bring to the table,  ability to be flexible etc (core competencies – what are the competencies that everyone in  this organization needs to have) Given all that, where are we – the employees that we  have and the gap between what we need. Going to come up with a list of positions that  we need to fill.  Performance Criteria Must Be Related to Goals and Strategies Employee and Divisional Goals Must Reflect Organizational Goals Value­added – save money, by lowering turnover by making the employees enjoy their  jobs etc ­ Right people, right position, at the right time  Performance Criteria Must Be Robust • Ultimate versus actual criteria  Robust – has to make sense, and has to be tied to the strategic plan  Ultimate – what are all of those performance criteria that someone would  need in order to do a great job, the whole list whether its hard to measure  etc  Actual – if you don’t have a lot of money you will chose this one – Criterion deficiency  – lack of having the criteria, you should have  looked/considered something and you didn’t. You missed the quality someone  possessed –  Criterion contamination ­ irrelevant. Because its easy and cheap • Selecting the best time to assess performance  –  depends on the job, the business cycle, how many appraisals you want to  do, budget, how many people are available, when your company’s  objectives change, new employee vs old employee. – Not going to look at the person that has been there for 3 months as a  representation of the standard/performance criteria – Another question – am I looking at the big picture? What am I going to  use this for? • Weighting performance dimensions  – stats/ratings – on a scale prioritize and give them more weight –  assessment number and then you can compare – recognizing that not all things are equal and how some things get you  more than others • Choosing stable criteria ­ things that will remain constant • Using useful criteria that can be meaningfully measured Desirable Attributes of Performance Criteria 1. Relevance ­ People love to measure irrelevant things. (things not related to great  performance for this position) 2. Reliability ­ Means that if one person measured it on day 1, then measured it on  day 2, they get the same measure Inter­reliability – part 1, 2, & 3 all point to one conclusion 3. Controllability 4. Practicality ­ if you don’t have money or resources to do it, it’s a waste of time. 5. Discriminability ­ at the end of the day you have to be able to make a decision Critical Thinking Question If you were part of a team that had been asked to look into the quality of training offered  in your college or university, what criteria would you employ to evaluate the quality of  training? 2. Steps in Job Analysis • Job analysis involves the systematic collection, analysis, and interpretation of job  information to identify job specifications and performance standards.  • Task analysis involves analyzing the various tasks that constitute a job and  looking for interdependencies and overlaps. Task inventory: a list of all the tasks that form a job and the competencies required  to perform them Steps in Job Analysis 1. Identify objectives of the study (to establish performance standards, determine training  needs etc) 2. Become familiar with the organization. (awareness of organization’s objectives,  strategies, structure etc) 3. Determine the sources of job data. (supervisors, customers, experts, internet) 4. Design an instrument for collecting data ­ Has to be reliable (standardizing it) and valid 5. Choose a data collection method. (interviews, questionaires) 6. Use job analysis information to make human resource decisions. (can create job  descriptions, job specifications, and job performance standards) Choice of Data Collection Method • Interviews ­ people working the job, managers, people from other departments • Questionnaires ­ personal, may impact their next raise/promotion. If its unionized  – don’t fill it out. Have to be very clear on why you’re asking the information,  who is going to be looking at it etc so people will know the outcome of the  situation – Mail – Internet
More Less

Related notes for Management and Organizational Studies 3384A/B

Log In


Join OneClass

Access over 10 million pages of study
documents for 1.3 million courses.

Sign up

Join to view


By registering, I agree to the Terms and Privacy Policies
Already have an account?
Just a few more details

So we can recommend you notes for your school.

Reset Password

Please enter below the email address you registered with and we will send you a link to reset your password.

Add your courses

Get notes from the top students in your class.