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Chapter 4

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York University
Administrative Studies
ADMS 2600

Week 4 Job Analysis and Job Design • As organization gets thinner, less hierarchy, it is important that some people  knows what doing more means • The process of Job Analysis  • CHRO­ chief HR manager • Sources of Data ­ job analyst ­ Employee ­ Supervisor • Methods of Collecting data ­ interviews ­ questionnaires ­ observations ­ records ­ O*net  • Job Data ­ tasks ­ performance standards ­ responsibilities ­ knowledge required ­ skills required ­ experience needed ­ job context ­ duties ­ equipment used • Job Description ­ Tasks ­ Duties ­ Responsibilities • Human Resources Functions ­ recruitment ­ selection ­ training and development ­ performance appraisal ­ compensation management • Job specification ­ skill requirements ­ physical demands ­ knowledge requirements ­ abilities needed  Job Specification = qualification Job Description = an overview of the tasks Methods of Job Analysis ­ Position Analysis Questionnaire PAQ: 194 tasks, a 5 point scale, managers  specify how often a task is performed ­ Task Inventory Analysis: tailor made to organization, managers and  supervisors gives information to create the inventory. How the inventory is  organized and created ­ Competency Based Analysis: a job requirement is relatively static. Apply  worker’s personality and traits and apply that to their jobs and requirements ­ Critical Incident Technique: is a method where the job analyst would ask what  are the important and critical tasks to your association’s success, what are the  key requirement tasks for the job. =What the heck someone’s role is in a business Job Descriptions ­ job titles ­ job duties ­ job specification (qualifications) Job Design Characteristics Model Core Dimensions ­ skill variety ­ task identity ­ task significance ­ Ł meaningfulness of work (psycho state) ­ autonomy ­ Łresponsibility for outcomes (psycho state) ­ Feedback ­ Ł knowledge of results (psycho state) Ł         (Outcomes) ­ high intrinsic motivation ­ high job performance ­ high job satisfaction ­ low absenteeism & turnover Teams  Definition: a group of individuals working together toward a common purpose, in which  members have complementary skills, members’ work is mutually dependent and the  group has discretion over tasks performed. Group synergy working together Flexibility •  Compressed workweek  : the number of days in the workweek is shortened by  lengthening the number of hours worked per day •  Flextime : permits employees the option of choosing daily starting and quitting  times, provided that hey work a certain number of hours per day or week; there is  often a core period during the normal morning and afternoon when all employees  are required to be on the job •  Job sharing  an arrangement whereby two part­time employees perform a job that  otherwise would be held by one full time employee; they usually work three days  a week •  Telecommuting  : through the use of personal computers, networks, ad other  communication technology, work that is done & work can be done at home Chapter 4: Job Analysis and Work Design Relationship of Job Requirements and HRM Functions Job: a group of related activities and duties that may require employees Position: the different duties and responsibilities performed by only one employee Job Family: a group of individual jobs with similar characteristics; for the purposes of  recruitment, training, compensation or advancement opportunities.  Strategic HR planning  ­ Information on jobs used to examine a company’s organizational structure and  strategically position it for the future Recruitment ­ Recruiters need to know the job specifications for the positions they are to fill • Job specification: a statement of the needed knowledge, skills, and ability of the  person who is to perform the job Selection • Job descriptions: a statement of the tasks, duties, and responsibilities of a job to  be performed Training and Development ­ Career development as part of the training functions is concerned with  preparing employees for advancement to jobs where their capacities can be  utilized to the fullest extent possible. Performance Appraisal ­ The requirements contained in the description of a job provide the criteria for  evaluating the performance of the holder of that job Compensation Management ­ the relative “worth” of the job is based on what the job demands of an  employee in terms of skill, effort, and responsibility, as well as working  conditions. Legal Compliance ­ to ensure that a job’s duties match its job description  Job Analysis: the process of obtaining information about jobs by determining the duties,  tasks, or activities of jobs Job analysis is concerned with objective and verifiable information about the actual  requirements of a job.  Gathering Job Information ­ interviews ­ questionnaires ­ observation ­ diaries Controlling the accuracy of the job information ­ look out for feedbacks of exaggerated work loads ­ double check the data with others The NOC and Job Analysis NOC: national occupation classification: purpose is to compile analyze, and  communicate information about occupations Approaches to Job Analysis • the position analysis questionnaire (PAQ) is a questionnaire covering 194  different tasks that by means of a five­point scale, seeks to determine the degree  to which different tasks are involved in performing a particular job • The Critical Incident Method: a job analysis method by which important job  tasks are identified for job success. It teaches the analyst to focus on 
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