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Economics (Arts)
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ECON 319
Christopher Ragan

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Overview of Corporate Financial Reporting (Jan.9/14) 02/04/2014 Forms of Organization Profit­seeking entities Governing organizations Service entities Not­for­profit entities Sole proprietorships Partnerships Limited partnerships Joint ventures Crown corporations Corporations Public Corporation A company owned by the public rather than by relatively few individuals (privately held company) Shares are often traded on stock exchanges (NYSE, NASDAQ, AMEX, TSX) Can easily obtain their financial statements Financial Reporting Requirements­Canada Quarterly financial statements and interim MD&A Within 45 days of the end of 1 , 2 , 3 , financial quarter If a registered holder or beneficial owner request interim financial statements they must be sent by the later  of (a) 10 calendar days  after the filing deadline or (b) 10 calendar days after the issuer receives the request Annual financial statements and annual MD&A Within 90 days of financial year end If a registered holder or beneficial owner requests annual statements they must be sent by the later or (a)  10 calendar days after the filing deadline or (b) 10 calendar days after the issuer receives the request Annual Report Within 90 days of financial year­end if it includes annual financial statements Financial Reporting Requirements­USA Audited Annual Report (10­K) Unaudited Quarterly Reports (10­Q) Current Reports (8­K) Within 10 days of the end of a month containing a significant event (e.g. major asset sales, changes in  ownership, bankruptcy, changing the auditor) Foreign Companies (20­F) Found on EDGAR (website) GAAP Adopted by Standard Setters Canada: Accounting Standard Board of CICA US: Financial Accounting Standard Board Different across countries and over time ▯IFRS Does not cover everything Mostly, issues that matter to most firms, and on which there have been a lack of consistency in reporting Still require the application of judgement In Canada: A two tier system: Large public companies, lots of users, etc.: IFRS Companies without an obligation to report to the public­Choice of: IFRS  Accounting Standard for Private Enterprises (ASPE) Based on IFRS and also on old version of GAAP Less complex, based on the notion that there are less external users, who are generally more informed  about the business Professional Accounting Organizations in Canada Canadian Institute of Chartered Accountants (CAs) CMA Canada: Certified Management Accountants (CMAs) Certified General Accountants’ Association of Canada (CGAs) Annual Report, Key Accounting Concepts and Ratio Analysis Annual Report Corporate profile Message to shareholders Management’s discussion and analysis Board of directors and management Financial section Financial Section Components Statement of Management’s Responsibility Auditor’s Report Independent professional accountants’ opinion about the fairness of the presentation and conformity to  accounting guidelines Ethical considerations Financial Statements Balance sheet (statement of financial position) Income statement (statement of comprehensive income) Statement of cash flows Statement of retained earnings (Statement of Shareholders’ equity) Footnotes More detail about specific referenced items Includes the Summary of Accounting Policies Includes information about various segments of the company Statement on corporate governance Balance Sheet Financial status of the company at a particular point in time Lists what is owned (assets) and what is owed (liabilities), measuring net worth (shareholders’ equity) Income Statement Describes the revenues and expenses of the current period Common items Sales revenues Other income Cost of goods sold Selling, general, and administrative expenses Amortization, interest, and income tax expenses Statement of Cash Flows Measures inflows and outflows of cash during a specific period of time Sections Operating Activities: All inflows and outflows related to the company’s sales of goods or services Financing Activities: Transactions that either generate new funds from investors or return funds to investors Investing Activities: Inflows and outflows related to long­term assets Shareholders’ Equity Value of the shareholders’ interest in the company as measured by the accounting guidelines Usually composed of at least two accounts: Share capital, Retained earnings Accounting Information can help you answer: What is the company’s financial position at the end of the period? Assets=Liabilities + Owners’ Equity ▯ Balance Sheet How well did the company perform during the period? Revenues­Expenses=Net income (Loss) ▯ Income Statement Why did the company’s retained earnings change during the period? Beginning R.E. + Net Income – Dividends = Ending R.E. ▯ Statement of retained earnings (Statement of  stockholders’ equity) How much cash did the company generate and spend during the period? Operating + Investing + Financing Cash flows = Change in Cash Statement of cash flows How are they all related? Net income from the statement of retained earnings flows into the net income on the income statement Retained earnings from the statement of retained earnings flows into the retained earnings on the balance  sheet The cash flow from the balance sheet is the same as the ending cash balance on the statement of cash  flows Limitations of Accounting Information In a perfect world, values reported in the balance sheet would be the fair market value of all assets and  liabilities Income statement would report all of the wealth created by the firm But, the world is not perfect: accounting must rely on simplifying assumptions and principles Assumptions Monetary Unit Assumption: only items that can be evaluated in dollars are reported Economic Entity Assumption: Only the activities that relate directly to the firm are reported  Time Period Assumption: It is possible to report periodically on the firm’s performance Going Concern Assumption: The firm will survive long enough to realize its assets and repay its liabilities  Accounting Principles Cost principle Assets (and liabilities) are recorded at cost Not really true anymore Most financial assets will be reported at fair value Most assets are written down if their fair value is below their cost (conservatism)  All derivatives will be reported at fair value Full disclosure principle Everything important will be disclosed Management’s Discussion and Analysis, notes to the financial statements, press releases, etc.  Key Conflict: Relevance vs. Reliability Financial accounting stresses reliability­verifiable and objective information However, there is ample room for managerial judgment when applying “objective rules” Important Financial Accounting Concepts Consistency: Across time Comparability: Across firms Conservatism: Anticipate no profit, but anticipate all losses Materiality: Benefit/cost trade­off Revenue recognition Matching principle: Matching efforts (costs) with Benefits (revenue) Further, don’t forget the assumptions about Economic Entity, its ability to survive as a going concern, and  the fiscal period (which need not be the calendar year) Accounting in a Single­Period World Income is simply the difference between cash out and cash in  Accounting in a Multi­period World No pre­determined end to firm’s life; a firm is a going concern Cash invested and generated at multiple points in time Monitoring by external investors requires them to evaluate investments and retain/reward management at  particular points in time Monitoring by external investors requires them to evaluate investments and retain/reward management at  particular points in time Accrual accounting: the hope is that it allows performance measurement and monitoring at particular points  in time, independent of when cash effects occur Principles of Accrual Accounting An attempt to measure firm performance in a particular period regardless of when cash is exchanged Revenue Recognition: Earnings process substantially complete Cash collection reasonably assured The Matching Principle for Expenses: Match efforts to the benefits generated Capitalize expenditures that will benefit future periods, expense as benefits are realized Recognize liabilities when efforts benefiting the current period require cash payment in the future Ratio Analysis Never compute ratios on accounting numbers without first: Evaluating the firm’s accounting policies for your decision needs Restating the numbers, where appropriate (e.g. include a disclosed but not accounted for contingency) Having an appropriate target in mind for the ratio (industry comparison, historical, other) Current Ratio: Current ratio=Total current assets/Total current liabilities The current ratio: Is the ratio of any entity’s current assets to its current liabilities Measures the company’s ability to pay current liabilities with current assets Rule of thumb: a strong current ratio is 1.50 Earnings per Share The amount of a company’s net income per share of its outstanding common stock Is in the final segment of a corporation’s income statement Key measure of company’s financial performance Positive or negative Above/below analyst forecasts Above/below same quarter last year EPS=Net Income/Shares of common stock outstanding Note: we will use basic shares outstanding and basic EPS Profit and Other Useful Ratios Net Margin Ratio %=Net income/Sales x 100 Gross margin Ratio %=Gross Margin/Sales x 100 P/E Ratio=Market price/EPS Dividend yield=Dividend PS/Market price Dividend payout=Dividend PS/EPS Yield measures return for investment; Payout measures how well earnings support dividends ROE=Net income/Equity ROA=Net income (before tax and interest)/Total assets (average) Measures the % return realized on an equity or asset investment Can be compared to other investment opaccportunities (e.g. bonds) The Accounting Cycle: Balance Sheet, Understanding Transactions (Jan.  14/2014) 02/04/2014 REVIEW: Accounting info. can help you answer: What is the company’s financial position at the end of the period? Assets=Liabilities + Shareholders’ equity Balance Sheet How well did the company perform during the period? Revenues­Expenses=Net Income Income Statement Why did the company’s retained earnings change during the period? Beginning retained earnings + Net income – Dividends = Ending retained earnings Statement of Retained Earnings How much cash did the company generate and spend during the period? Operating + Investing + Financing Cash flows=Change in Cash Statement of cash flows Accounting Cycle: Chart of Accounts▯Opening balances▯Transactions or events▯Transaction analysis▯Posting▯Adjusting  entries▯Adjusted trial balance▯Closing entries Statement of Financial Position (AKA Balance Sheet) The balance sheet (statement of financial position) reports the company’s assets, liabilities, and owners’  equity What does the Balance sheet answer? What is the company’s financial position at the end of the period? The Accounting Equation Presents the resources of the business and the claims to those resources Economic resources=Claims to economic resources OR Assets=Liabilities + Owners’ Equity Assets: The economic resources of the company; what you have Liabilities: Economic obligations – debts payable to outsiders (called creditors); what you owe to outsiders Owners’ Equity (capital): Ownership rights in assets after deductions for liabilities; what you keep Balance Sheet, Understanding Transactions Cont’d (Jan. 16/14) 02/04/2014 Assets Balance Sheet, Understanding Transactions Cont’d (Jan. 16/14) 02/04/2014 Characteristics: Something that has probable future value that can be measured The company can control the benefit from the future value through ownership or rights to use the assets The event that gave the company the ownership or right has already occurred  Examples Cash Short­term investments Accounts receivable Inventory Prepaid Expenses Capital Assets Short­term Investments Include securities bought and held for sale in the near future to generate income on short­term price  differences (trading securities) Contain stocks and bonds that can be liquidated fairly quickly E.g. companies in a strong cash position Capital Assets AKA long­term assets Land and building, plant and machinery Current Assets Assets which the company expects to convert to cash, sell, or consume during the next 12 months Current assets include cash, accounts receivable, inventory, supplies and prepaid expenses Long­term Assets Those assets which the company expects to hold longer than the next 12 months Long­term assets include PP&E Balance Sheet Accounts­Current Assets Balance Sheet, Understanding Transactions Cont’d (Jan. 16/14) 02/04/2014 Cash and Cash Equivalents account: Money and any medium of exchange that a bank accepts at face value Includes all highly liquid, short term investments, e.g. money market funds Inventory Account Merchandise held for sale to customers The raw materials, work­in­progress goods and completely finished goods that are considered to be the  portion of a business’s assets that are ready or will be ready for sale Accounts receivable account Promise for future receipt from a customer Performed services on account means AR increases Collected on account means AR decreases Notes Receivable account Written pledge that the customer will pay a fixed amount of money by a certain date Usually involves interest Supplies account Misc. goods used in operations Prepaid Expense account Expenses paid in advance (rent, insurance, advertising) Other current assets account A general ledger account does not include: cash, marketable securities, accounts receivable, inventory,  prepaid expenses Recorded so rarely that they are not accorded a separate major account within the general current assets  classification The net balance is typically quite small; if the account grows to material proportions, this may mean that it  contains one or more assets that should be reclassified into “major” current assets, and be itemized  separately in their own accounts E.g.: cash surrender value of life insurance policies, advances paid to suppliers, advances paid to  employees Operating Cycle Defined as the elapsed time between the start of production and the eventual collection of cash from  customers from the sale of the product Balance Sheet Accounts­Long Term Assets Balance Sheet, Understanding Transactions Cont’d (Jan. 16/14) 02/04/2014 PP&E Land account  No depreciation Distinguished from land held for investment purposes Building Account  Equipment, furniture, and fixtures accounts Leasehold improvements  The structural change that one makes to a leased space or property making it appropriate for one’s  business needs E.g. lighting changes, dressing rooms, a reception area and offices Intangible assets Those with no physical form Trademarks, patents Other assets Those with small values which do not fall within any other standard assets category E.g. bond issue costs Balance Sheet Accounts­Liabilities Amounts that the company owes to others Probable future sacrifice of resources: cash, services, goods Current Liabilities: Debts payable within 12 months Incl.: accounts payable, accrued expenses, income taxes payable, short term notes payable Long­term Liabilities Debts due beyond 12 months Incl.: long term notes payable and bonds payable Accounts payable account: Promise of payment to a vendor for credit purchases Balance Sheet, Understanding Transactions Cont’d (Jan. 16/14) 02/04/2014 Purchases on account means AP increases Paid on account means AP decreases Accrued expenses account: Expenses owed but not yet paid Interest payable, salary payable, and income taxes payable Long­term debt (notes payable or bonds payable) Includes the amounts that the business must pay on promissory notes Liquidity Is there a specific order to list assets and liabilities on the balance sheet? Assets and liabilities are listed on the balance sheet in liquidity order Liquidity: how quickly the company can turn the asset into cash Shareholders’ Equity Represents the stockholders’ ownership of the assets of the business, or value of the shareholders’ interest  in the company Also called Owners’ Equity Usually composed of at least two accounts: Share capital (Represents the shares that have been issued by the company) Retained earnings (the earnings of the company­as measured on the income statement­that have been  kept [retained] and not paid out in the form of dividends) Share Capital (common stock, paid in capital, contributed capital) account The amount invested in the company by its owners (shareholders) Note: there is a technical, legal reason for separation into “common stock at par value” and “additional paid  in capital” on firms’ balance sheets. For now, we will tread common stock and APIC as one account which  is share capital. Paid in Capital and Common Stock can be used interchangeably Retained Earnings account: The cumulative amount of profits kept for use in the business Affected by: Revenues­increases in retained earnings from delivering goods or services Expenses­decreases in retained earnings that result from operations Dividends­decreases in retained earnings due to payments back to shareholders Balance Sheet, Understanding Transactions Cont’d (Jan. 16/14) 02/04/2014 Changes in Retained Earnings=Net Income­Dividends Ending balance of retained earnings=beginning balance of retained earnings + Net Income –Dividends Lawsuit Payable A liability account that reports the amount payable as of the balance sheet date. For the account to show a  balance, a loss/obligation must be probable and the amount can be estimated. If the lawsuit is remote or  only possible, it will not be shown as a liability. If the lawsuit is possible but not probable, it should be  disclosed in the notes. Reevaluation of Fixed Assets A technique that may be required to accurately describe the true value of the capital assets a business  owns. Not to be confused with depreciation. The purpose of a revaluation is to bring into the books the fair market value of fixed assets. This may be  helpful in order to decide whether to invest in another business. If a company wants to sell one of its assets,  it is revalued in preparation for sales negotiations. Upward revaluation is mainly done for fixed assets such as land, and real estate whose value keeps rising  from year to year. Revaluation reserve is an account under Equity A revaluation reserve falls under the category of supplementary capital, in that it does not reflect  ordinary business results. Balance Sheet, Understanding Transactions Cont’d (Jan. 21/14) 02/04/2014 Accounting Cycle Chart of Accounts▯Opening Balances▯Transactions or events▯Transaction analysis▯Journal  entries▯Posting▯Trial balance▯Adjusting entries▯Adjusted trial balance▯Preparation of financial  statements▯Closing entries▯back to beginning Accounting for Business Transactions A transaction is any event that both affects the financial position of the business entity and can be reliably  recorded Some economic events involve an exchange of promises only (Executory Contracts). NOT subject to  recording E.g. signing a lease, taking a customer order, hiring a new employee Double entry accounting: There are always at least two entries when recording a transaction so that total  assets equals total liabilities plus owners’ equity Related Concepts Sale of shares to investors is not a revenue Revenue has to be earned from operations of the business Revenue arises when the company sells goods/services to customers Land is an asset Land should be recorded at its acquisition cost The promise to pay represents an obligation, hence liability > accounts payable Inventory is recorded at its acquisition cost The amount that the company has to pay: its cost The amount it will be sold for: its resale value Accounts payable vs. note payable Short vs. long­term credit Interest Dividends are declared by the board of directors What happens on the day of declaration? The date the dividends are declared vs. the date dividends are paid  Dividends payable Dividends are not expenses Balance Sheet, Understanding Transactions Cont’d (Jan. 21/14) 02/04/2014 Income Tax Income tax expense Accrual basis of accounting: expenses must be recognized in the period when they are incurred Even if a company does not have to pay its income tax until later, it must still record the income tax  expense that has been incurred during the current accounting period The Accounting Cycle: Recognizing Transactions (Jan. 23/14) 02/04/2014 The Account Basic summary device of accounting  A separate account exists for each component of the following financial statement items: Assets  Liabilities Stockholders’ Equity Revenues** Expenses** Dividends** **These goes to RE but to track them, we must have individual accounts for each Remember: What business transactions are recorded in the financial accounting system? Exchange of assets and liabilities with other entities As opposed to “executory” transactions Supplier: I will supply 5,000 units six months from now Customer: I will pay when I receive the goods Exchange of promises How do transactions affect the accounting equation? The accounting identity is always maintained The Double­Entry Accounting System: Each transaction affects at least two accounts The T­Account: The left side is called the debit side (dr.) The right side is called the credit side (cr.) Every business transaction involves both a debit and a credit The Accounting Cycle: Recognizing Transactions (Jan. 23/14) 02/04/2014 Debits=Credits Increases and Decreases in the Accounts Assets: Debit (+); Credit (­)▯Have a debit balance Liabilities: Debit (­); Credit (+)▯Have a credit balance Owners’ Equity: Debit (­); Credit (+)▯Have a credit balance Expenses: Debit (+); Credit (­) Revenues: Debit (­); Credit (+) Assets (debit­balance accounts) Are on the opposite side of the equation from liabilities and stockholders’ equity (credit balance accounts) Increases and decreases in assets are recorded in the opposite manner from those in liabilities and  stockholders’ equity Liabilities and Shareholders’ Equity (credit­balance accounts) Are on the same side of the equal sign and are treated in the same way Revenue and Expense Transactions Revenue and expense accounts are apart of retained earnings Retained Earnings Account Retained Earnings are increased by Net Income (or decreased by Net Loss) and decreased by Dividends  Declared Why Record Revenues and Expenses separately in various T­accounts? Revenues, expenses and dividends are temporary T­accounts Information on changes in RE pertaining to a single accounting period is collected in these temporary  accounts At the end of the accounting period, balances in these T­accounts are transferred to RE The temporary accounts are set to zero at the end of an accounting period in order to start collecting  information for the next period Revenues, expenses, and dividend accounts are flow accounts Retained earnings is a stock account as well as all balance sheet accounts Flow vs. Stock Accounts The Accounting Cycle: Recognizing Transactions (Jan. 23/14) 02/04/2014 A stock account is measured at one specific time, and represents a quantity existing at that point in time,  which may have accumulated in the past A flow variable is measured over an interval of time, therefore a flow would be measured per unit of time  (say a year) Contra Accounts Is an off­set to a companion asset, liability, or equity account Always has a normal balance that is opposite that of the companion account E.g. accumulated depreciation, allowance for bad debt, discounts on bonds payable Accounting Cycle (again) Understand and document the transaction▯Record Journal entry into the Journal­ Journalizing▯Transfer entries to the T­Accounts in the Ledger­ Posting▯Prepare  Unadjusted  Trial Balance▯Make  corrections and adjusting entries to Trial Balance▯Prepare  Adjusted Trial Balance▯Prepare  Financial Statements▯ Close the books Opening Balances Balances carried forward from the end of the last accounting cycle Transactions or Events­Recognizing transactions Evidenced by source documents Transaction Analysis Decide which accounts are affected and by how much Journal Entries Journal: chronological listing of events Record the Journal Entry Accountants record transactions first in a Journal: a chronological record of an entity’s transactions Journal entries follow the same debit and credit rules that we discussed with T­accounts A complete journal entry includes: The date of the transaction The title of the account debited (placed flush left in the Accounts and Explanations column) The title of the account credited (indented slightly) The dollar amount of the debit (left) The Accounting Cycle: Recognizing Transactions (Jan. 23/14) 02/04/2014 The dollar amount of the credit (right) A short explanation of the transaction Post to the Ledger (T­accounts) The ledger is a grouping of all T­accounts with their current balances Each individual account has a running balance which is the difference between the account’s total  debits and total credits The Accounting Cycle: Recognizing Transactions (Jan. 28/14) 02/04/2014 The Five Accounting Elements Assets, Liabilities, Equity, Revenue, Expenses Are all affected in either a positive or negative way. It is important to note that a credit transaction does not  always dictate a positive value or increase in a transaction and similarly, a debit does not always indicate a  negative value or decrease in a transaction The debit column denotes the increasing effect of a transaction on the asset account balance (total debits  less total credits), because a debit to an asset account is an increase In the liability account, the credit column denotes the increasing effect on the liability account balance (total  credits less total debits), because a credit to a liability account is an increase Debit­Credit The difference between the total debits and total credits in a single account is the account’s balance. If  debits exceed credits, the account has a debit balance; if credits exceed debits, the account has a credit  balance For the company as a whole, the totals of debit balances and credit balances must be equal as shown in  the trial balance report Debit Credit Asset Increase Decrease Liability Decrease Increase Income/Revenue Decrease Increase Expense Increase Decrease Equity/Capital Decrease Increase When the total debits equals the total credits for each account, then the equation balances The extended accounting equation: Assets + Expenses=Equity + Liabilities + Revenue Assets – Liabilities = Equity – Expenses + Revenue To remember which side of an account is debit and which side is credit think of the equation: Debits=Credits Assets + Expenses = Equity + Liabilities + Revenue Preparing the Trial Balance The trial balance: A list of all accounts with their ending balances Assets first, followed by liabilities and then stockholders’ equity (revenues and expenses as components of  RE) The Accounting Cycle: Recognizing Transactions (Jan. 28/14) 02/04/2014 Prepared at the end of the period Alerts to errors if total debits do not equal total credits Aids in the preparation of the financial statements by summarizing all the account balances Accrual Accounting, Adjusting Entries and Closing Entries (Jan. 30/14) 02/04/2014 Accrual Basis vs. Cash Basis Cash basis accounting Record transactions only when cash is paid or received Accrual basis accounting Recognizes the impact of a business event as it occurs Revenues are recorded as they are earned Expenses are recorded as they are incurred Is required by GAAP because it gives more a complete picture of the business Matching Principle Is the basis for recording expenses Directs accountants to: Identify all expenses incurred during the accounting period Record expenses during the same period when we record related revenue Expenses are recognized not when the work is performed or when a product is produced, but when the  work (service) or the product actually makes its contribution to revenue Related Concept: Cost Classifications Under accrual­based accounting, costs can be classified as:  Assets Expenses If the cost (unexpired cost) represents something that still has value to the company, and will be of  economic benefit to it in the future, then it is classified as an asset and reported on the balance sheet (e.g.  equipment, prepaid insurance) If the cost (expired cost) represents something that has already given up its value to the company, and will  not be of further benefit to the company in the future, then it is classified as an expense and reported on the  income statement (e.g. salaries, utility bill). The Adjustment Process The Accrual Basis requires adjustment at the end of the time period to produce correct balances for the  financial statements At the end of the period, we must account for “implicit” transactions These journal entries always affect both the income statement and the balance sheet Accrual Accounting, Adjusting Entries and Closing Entries (Jan. 30/14) 02/04/2014 These entries never involve cash Adjusting Entries Assign revenues to the period in which they are earned and expenses to the period in which they are  incurred Update the asset and liability accounts The Adjustment Process Adjusting entries can be grouped into three basic categories: 1. Deferrals: delayed Income Statement recognition Business paid or received cash in advance of incurring expense or earning revenue 2. Accruals: accelerated Income Statement recognition Business incurred expense or earned revenue before paying or receiving cash 3. Depreciation The systematic allocation of the cost of a fixed asset to expense over the asset’s useful life Technically a deferral, just over a longer time period Prepaid Expenses (Deferral) Prepaid expenses are expenses paid in advance (e.g. rent, insurance, advertising) They arise as a result of the business making payments for goods and services to be received in the future  (e.g. rent is a good of being able to occupy the building) Prepaid expenses represent an asset and are initially included on the balance sheet. Their value is  expensed on the income statement over time as the benefit is received Matching Principle and Accrual Basis of Accounting Although cash payment for the insurance is made in the past, we cannot classify the entire amount as an  expense of that month The cost must spread over the insurance coverage Part of the insurance will be an expense, the rest will be an asset carried forward Now, insurance, which was an asset once becomes an expense Unearned Revenue (Deferral) Accrual Accounting, Adjusting Entries and Closing Entries (Jan. 30/14) 02/04/2014 Unearned revenue (deferral revenue) is an obligation arising from receiving cash in advance of providing a  product or a service It is a liability initially recorded on the balance sheet and recognized as revenue in the income statement as  it is earned E.g. subscription fees, airline tickets, tuition paid in advance Gift cards: Brands sell gift cards with no expiration dates to customers  Income is recognize on unredeemed gift cards when it can be determined that the likelihood of the gift card  being redeemed is remote and there is no legal obligation to remit the unredeemed gift cards to relevant  jurisdictions (gift card breakage) The gift card breakage rate is based on historical redemption patterns▯gift card breakage is included in Net  Sales in the Consolidated Statements of Income Accrued Expenses (Accrual) An accrued expense is a liability that arises from an expense that the business has incurred but has not yet  paid Sometimes called a payable When should we recognize expenses? They appear on the statement of earnings in the appropriate period and are matched against the revenues  that they help to generate Accrued expenses▯liabilities (balance sheet) They represent expenses that have been incurred by that date and will be paid at a future date Accrued Revenue (Accrual) Accrued revenue is an asset for revenue that has been earned but not yet received in cash (includes both  revenue that has not yet been billed for and revenue already billed for but not yet paid) Often called a receivable **Interest Earned=Prinicple*Rate*Time Revenue Recognition Criteria established stipulate when revenues should be recognized in the financial statements Generally recognition occurs when the earnings process is substantially complete Most common basis of recognition is related to the delivery of goods or services E.g. Amazon charging your account when the item is shipped Sales revenue increases net earnings for the period, which will increase retained earnings Accrual Accounting, Adjusting Entries and Closing Entries (Jan. 30/14) 02/04/2014 Remember: Matching Principle All costs associated with generating sales revenue must be matched with the revenue earned COGS related to revenue should be recognized in the same period as the sales revenue  Other costs (customer support, warranties) should be recognized in the same period as the sales revenue Many costs are initially classified as assets but eventually re­classified as expenses (e.g. inventory) Accrual Adjustments Summary Initially (Adjustment) Later Accrued Expenses Record an expense and the  Pay cash and decrease the  related payable: payable Expense            xxx Payable             xxx    Payable               xxx    Cash                    xxx Accrued Revenue  Record a revenue and the related  Receive cash and decrease the  receivable: receivable: Receivable         xxx Cash                xxx    Revenue              xxx    Receivable          xxx Deferral Adjustments Summary Initially Later (Adjustment) Prepaid Expenses Pay cash and record an asset: Record an expense and decrease  Prepaid Expense  xxx the asset:    Cash                    xxx Expense            xxx    Prepaid Exp.        xxx Unearned Revenues Receive cash and record  Record a revenue and decrease  unearned revenue: unearned revenue: Cash                  xxx Unearned rev.    xxx    Unearned Rev.      xxx    Revenue              xxx Accrual Accounting, Adjusting and Closing Entries (Feb. 4/2014) 02/04/2014 Depreciation An asset (e.g. equipment) is used up over time so its value does not simply stay unchanged Depreciation: the portion of the asset’s cost that is transferred to expense each period Plant Assets are: Long­lived tangible assets such as land, buildings, furniture, machinery and equipment used in the  operations of the business Depreciation is: The process of allocating the cost of the asset to expense over the life of the asset Land is NOT depreciated Accumulated Depreciation The accumulated depreciation account shows the cumulative sum of all depreciation expenses from the  date of acquiring the asset Is a contra asset account A deduction from a related “companion” asset account (PP&E) An asset account with a normal credit balance Book Value of Fixed Assets Book value (or Property and Equipment, net) is the net amount of plant assets (cost minus accumulated  depreciation) reported on the balance sheet Summary  1. Accrued revenues▯ Revenues (and the related receivables) have been earned, but the sales invoices  have not yet been processed. 2. Accrued expenses▯Expenses (and the related payables) have been incurred, but the vendors’ invoices  have not been completely processed. 3. Deferred revenues▯Money was received in advance of having been earned. 4. Deferred expenses▯Money was paid for a future expense. 5. Depreciation expense▯An asset was purchased in one period, but its cost must be allocated to  expense in each of the accounting periods of the asset’s useful life. Summary of the Adjusting Process Category of Adjusting Entry    Debited                          Credited Deferral 1)Prepaid Expense Expense                       Asset Accrual Accounting, Adjusting and Closing Entries (Feb. 4/2014) 02/04/2014 2)Depreciation Expense                       Contra Asset 3)Unearned Revenue Liability                        Revenue Accrual 4)Accrued Expense  Expense                       Liability 5)Accrued Revenue Asset                            Revenue  ^^^^   All entries recorded   ^^^^         @ END of the period! Matching Principle Product Costs: A natural link (cause and effect) exists between revenues and some types of expenses Sales commissions COGS These are carried into the future if the related revenues are recognized in the future Closing Entries Permanent Accounts Statement of Financial Position accounts: assets, liabilities, and shareholders’ equity accounts Have balances that carry over from one period to the next Retained earnings Temporary Accounts Used temporarily to keep track of revenues, expenses, and dividends during the period Beginning balance is zero End of period balance is transferred to Retained Earnings Chart of Accounts Financial transactions in the Accounting Cycle are summarized in the Chart of Accounts Permanent Accounts Statement of Financial Position Accounts Assets Cash  Accrual Accounting, Adjusting and Closing Entries (Feb. 4/2014) 02/04/2014 Accounts receivable Inventory Prepaid Insurance Land Equipment Liabilities Accounts Payable Interest Payable Bank Loan Shareholders’ Equity Common Shares Retained Earnings Temporary Accounts Statement of Earnings Accounts: Sales Revenues COGS Insurance Expense Interest Expense Amortization Expense Retained Earnings Statement Accounts: Dividends Declared Closing Entries Debit each revenue account for the amount of its balance and credit retained earnings for this amount This clears out the revenue accounts and transfers them to equity (increasing it) Credit each expense account for the amount of its balance and debit retained earnings for this amount This clears out the expense accounts and transfers them to equity (decreasing it) Accrual Accounting, Adjusting and Closing Entries (Feb. 4/2014) 02/04/2014 Credit the dividends account for the amount of its balance and debit retained earnings for this amount This clears out the dividends account and transfers them to equity (decreasing it) Only temporary accounts are closed Step 1: Close the revenue accounts and transfer to RE debiting the Revenues (to bring their balances to  zero) and crediting RE Step 2: Close the expense accounts and transfer their balances to RE by crediting the Expenses (to bring  their balances to zero) and debiting RE The Adjusted Trial Balance The adjusted trial balance lists all the accounts, along with their adjusted balances The Accounting Cycle: Revenue Recognition, Income Statement (Feb. 6) 02/04/2014 Revenue Recognition Revenue is normally the largest item on the Statement of Earnings­has a big effect on Net Income and  Shareholders’ Equity Want the users to be aware of the choices management makes (assess the choices) Earning Process Earning Process varies by industry but generally: 1. Invest in assets for production/service. 2. Buy supplies and inventory required, hire employees. 3. Make the finished product. 4. Sell the product (incl. selling costs and activities). 5. Deliver the product.  6. Collect the payment (immediately or over time). 7. Provide any follow­up service or warranty required. Cash­to­Cash Cycle Acquisition of inventory▯Selling activity▯Delivery of products or services▯Cash collection▯Warranty  service▯Budgeting and forecasting activity Recognition and Cash Flow and Balance Sheet If cash is received before the product is delivered, this results in a liability: Unearned Revenue If cash is received after delivery, this results in an asset: Accounts Receivable Revenues and Expenses Are interested in the Net Earnings of the company­why not just report the net change in cash at the end of  the period? Timing of the recognition has major impact on Net Earnings. Users need to be able to evaluate the policy  chosen Knowing when Revenue is recognized allows users to assess it’s reliability Recognize=reporting it on the income statement If you wait until you know with certainty then it might not be timely (relevant) The Accounting Cycle: Revenue Recognition, Income Statement (Feb. 6) 02/04/2014 If too early it might be unreliable Revenue Recognition Earlier: May be more relevant (timely) for measuring performance but need to make estimates (collection,  returns…) Later: If you wait until collection, it is more reliable (no uncertainty of amount) but less useful for  management decisions IFRS has developed revenue recognition criteria to assist in resolving the conflict 2 basic criteria:  1. Measurement 2. Performance Either rely on a critical event OR recognize it gradually over time Revenue is recognized when: Performance (it is earned) Performance is substantially complete. Risks and rewards are transferred­usually linked to a critical event in the business cycle. Performance has been achieved (have substantially complete what it must do) The risks and rewards of ownership have been transferred to the buyer or the earning process is  substantially complete. Usually we define a critical event­a point in time where we say it is earned Measurement (the amount earned can be measured) Measurement refers to both revenues and costs Reasonable assurance exists as collectability Need to measure both revenues and expenses Also need reasonable assurance it will be collected Credit risk: an accrued estimate for uncollectibility Four Different Points of Revenue Recognition 1. At time of Sale/Delivery. There are 5 specific criteria: The Accounting Cycle: Revenue Recognition, Income Statement (Feb. 6) 02/04/2014 1. Transfer of risks and rewards to buyer. 2. Seller has no on­going control or managerial involvement in the goods. 3. Amount of revenue can be measured reliably. 4. Probable that economic benefits will flow to seller (collection). 5. Costs incurred or expected to be incurred can be reliably measured. 2. At time of Contract Signing. Has the service been performed? Partially applies to franchise fees, still must meet criteria of estimating outstanding costs and collection Applies most often to long­term service contracts and retail land sales One problem is only a small down payment is made (land sales)­is collectability estimable?  Another issue is can you estimate the costs still to be incurred? 3. At time of Production. If the market value and sale are both fairly certain at the time of production Mining­was common in the past­not currently (too much uncertainty in prices) inventories produced valued  at their net realizable value, revenue recognized immediately Long­term construction­is a variation of this­recognize during production using Percentage of Completion;  Short­term construction use Completed Contract method Two methods included in at time of production are: Percentage­of completion and Completed Contract  method 4. At time of Collection (cash received). Rare times when sales is not certain until cash is collected Revenue recognition requires reasonable assurance of collection (unless cash up front) Most times estimate an allowance of the amounts that might not be collected If you can’t estimate that likelihood or amount of uncollectibles, then need to delay revenue recognition until  cash is received  Some installment sales Terminology F.O.B.: Free on board: Legal term to describe the point at which title to the goods passes from the seller to the  buyer Shipped F.O.B shipping point: Ownership passes to the buyer after the goods leave the seller’s shipping  point Shipped F.O.B. destination: The goods remain the property of the seller until they reach their destination  The Accounting Cycle: Revenue Recognition, Income Statement (Feb. 6) 02/04/2014 Long Term Construction­Preferred Method Percentage of Completion Method Need to be able to reasonably estimate the revenues and the costs of the project and how far along you are  in it Recognize a portion of the Revenues and Expenses during construction, based on the percentage of the  job completed. Percentage complete usually based on costs (costs to date/total estimated costs) Conservatism: If estimates change and now expect a loss, you recognize 100% of the loss immediately Percentage Completed=Expenses for the period/Total cost of project Revenue to be recognized=Percentage completed x Total revenue this period % of Completion and Losses If it appears that a loss is going to occur­costs have exceeded estimates Recognize the total loss as soon as it is identified Loss is recognized in the year it is determined Prudence (conservatism) Long Term Construction­Alternative Method What if we can’t reliably estimate total costs? (and hence can’t determine what percentage is completed) IFRS uses Cost Recovery Recognize revenue=costs incurred Still billing the client and collecting the $$ but no profit recognized until all costs recovered (at the end) Still recognize losses when identified Still assumes collectability Cost Recovery Approach Recognize costs as incurred Recognize revenue to extent costs incurred are recoverable The Accounting Cycle: Revenue Recognition, Income Statement (Feb. 6) 02/04/2014 Service Revenue 1. Revenue can be measured reliably. 2. Probable that economic benefits will flow to seller/provider. 3. The stage of completion of the service can be measured reliably. 4. Costs incurred or expected to be incurred can be reliably measured. Normally recognized in the period when the service is completed. If service takes a long time to complete, you can use the % of completion method if you can reliably  measure costs and revenues Revenue from use of a Co­Asset Earning income from others using the co.’s assets (what assets?) Interest­proportional to the time passed Dividends­when declared by the Board (not a passage of time) Royalties from intangible asset­accrual basis depending on the terms of the contract Statement of Earnings Format Purpose: to provide information to outside users (creditors and investors) about financial performance Amount, timing, and uncertainty of cash flows Looking for a link between current income and cash flows and future income and cash flows How do we present the St of E to make this easier? 1. Usually comparative with previous period 2. In the order of presentation of the information Cash: Short­Term Investments (Feb. 11) 02/04/2014 Cash Characteristics Currency, cheques, money orders, bank drafts Asset with probable future value Purchasing power Medium of exchange Ownership is evidenced by possession Difficult to control Need for internal control procedures Why? It is physical­can easily be stolen; Also, recording it is sometimes complicated How much cash? If too much cash on hand, then the firm is inefficient, since cash balances earn little return If too little cash on hand, then the riskiness of the firm is increased, and the cost of capital will be increased Sometimes, large cash balance give a, “war chest” (option value) Stash of money set aside to deal with unexpected/emergency events Manage Cash Efficiently Collect your accounts receivable: Invoice quickly, collect your accounts Most difficult job to do in business Some strategies may be used Never write­off an account in real life (even if you did it for accounting purposes) Keep inventory low High enough to sell, and avoid inefficiencies Invest idle cash Accounts payable does not include interest  Use all “free” delays in the payment of accounts payable  Cash: Short­Term Investments (Feb. 11) 02/04/2014 Make sure to have an authorized line­of­credit Making money cost money Better to borrow when you do not need money, than when you need it Imposes a discipline Use all available financing when making capital expenditures Plan all related investments carefully Invest idle cash Cash Budgeting  You should know how much you need, and when you need it Will allow you to foresee problems and opportunities Also provides a source of information for internal controls If the cash budget did not realize itself, what explains the differences? What causes an imbalanced cash budget? If cash outflow is less than cash inflow Cash Valuation Methods Record at face value As long as cash is held, its value is assumed not to change Unit­of­measure Assumption Canadian practice The results of a company’s activities should be measured in terms of a monetary unit (e.g. Canadian  dollars) FX is translated at exchange rate in effect at the end of the period If inflation is serious, could be “adjusted” for loss in purchasing power (Argentina) Internal Control Systems Objectives Optimize the use of resources Cash: Short­Term Investments (Feb. 11) 02/04/2014 Prevent and detect errors and irregularities Safeguard assets Enhance the accuracy and reliability of accounting records Ensure that rules and regulations are respected Internal Control Systems Effective internal control system: Physical measures to protect assets from theft and vandalism (passwords, access cards etc.) Separation of duties  The person who handles the asset should not have responsibility for recording changes to the asset An effective record­keeping system Independent verification Proper documentation procedures Bank reconciliation Ensures that the accounting records agree with the bank records Differences may be due to timing, incomplete data, or errors Differences may be due to timing, incomplete data, or errors Segregation of duties: The person who reconciles the bank account and the person who is responsible for  maintaining the bank account in the accounting records Sufficient cash should be readily accessible to pay minor expenses Common reconciling items include: Outstanding cheques Outstanding deposits Bank service charges Errors recording items Any other item that affects cash Bank Reconciliation Cash: Short­Term Investments (Feb. 11) 02/04/2014 The use of bank accounts helps ensure that all transactions are accounted for All receipts are deposited All disbursements are made by checks We then get dual records One in the company’s books One in the bank’s books Both must be reconciled, due to errors, omission and timing differences The Process of Bank Reconciliation Fix the “books” Identify elements not yet booked Bank fees Other fees Automatic payments Errors Identify the timing issues Some transactions are in the books, but not at the bank yet Deposit in transit ATM and credit card Outstanding checks MUST BALANCE Reconciliations in Accounting One of the most important processes▯applied all the time Take two pieces of information, and make sure your books are accurate To make sure financial reporting is OK To make sure not to pay too much, too little, etc. Cash: Short­Term Investments (Feb. 11) 02/04/2014 Some imply reconciling to externally acquired information Bank statements Suppliers account summary E­Z pass invoices, etc. Some imply reconciling to internal systems General ledger to salary journal (or T­4, or timesheets) Short­Term Investments Cash may be invested in marketable securities Short­term investments Debt or equity interest in another entity Classification Surplus cash invested in temporary marketable securities generates earnings Differing levels of liquidity should be assessed: Marketable and easily liquidated▯classify as current asset Not easily convertible to cash within one year▯classify as non­current Valuation What alternatives are there? Historical cost Changes in market value have no effect on the recorded amounts A realized gain or loss is recognized only when the securities are sold Market value Changes in market value are recognized as unrealized gains or losses at every reporting period Other income is recognized when interest or a dividend is received  Lower cost and market value (LCM) A hybrid of the above two methods Canadian practice and IFRS­fair market value Four types of investments: 1. Held for trading 2. Available for sale 3. Held to maturity 4. Investments in loans and receivables Valuation Method Realized Gains and  Unrealized Gains and  Investment Income Losses Losses Cash: Short­Term Investments (Feb. 11) 02/04/2014 Held for Trading FMV Included in net  Incl. in net income Dividends or interest  income included in net  income Available for sale FMV  Incl. in net income Incl. in comprehensive  Dividends or interest  income involved in net income Held to maturity  Amortized cost Incl. in net income N/A Effective interest  method included in  net income Investments in loans  Amortized PV Incl. in net income N/A Effective interest  and receivables method incl. in net  income Dividend/Interest Recognition Income recognized each period, as earned Could be accrued, resulting in a receivable Entry to be made in Quarter 1 and Quarter 2: Debit interest receivable and credit dividend/interest income (SE) Recognition of Gains and Losses The fair (market) value method requires that: At a financial statement date, the company must determine the aggregate market value of its portfolio of  temporary investments If the market value has increased the original cost is no longer relevant. The company can record an  unrealized gain on the investment. Accounts Receivables and Sales (Feb. 18) 02/04/2014 Receivables: Third most liquid asset Monetary claims against others Acquired mainly by: Selling goods and services (accounts receivables) Lending money (notes receivable) Debit balance? Accounts receivable: Amounts collectible from customers Balance in general ledger Control account: summarizes total amount due from all customers Subsidiary ledger Separate account for each customer Classified as current assets Notes Receivable: More formal than accounts receivable Written promise to pay a sum at the maturity date Plus interest Also called promissory notes Internal Control Over Cash Collections on Account Separate cash­handling and cash accounting duties Bookkeeper should not handle cash Should record amounts from remittance advices Separate employee should open incoming mail and make deposit Another option: Lockbox system Risks of Selling on Credit Issues Plan of Action What are the benefits and costs of extending  Benefit­inc. in sales credit to customers? Cost­risk of not collecting Run a credit check on prospective customers Extend credit to only creditworthy customers Design internal control system to separate duties Separate cash­handling and accounting duties to  Accounts Receivables and Sales (Feb. 18) 02/04/2014 keep employees from stealing cash from  customers Keep a close eye on customers. Send additional  Pursue collection from customers to maximize  statements to slow­paying customers cash flow Uncollectible Receivables Benefit of selling on credit: Customers that do not have cash available can buy on credit Sales and profits increase Cost of selling on credit: Company cannot collect from some customers This cost is called “uncollectible­account expense”, “doubtful­account expense”, or “bad debt expense” Methods of Accounting for Uncollectible Accounts Two basic ways to record uncollectibles: Allowance method: Make estimates of the portion of accounts receivable that will not be collected and allow  for them at the same period when recording the sale Direct­write­off method: Wait to see which receivables will not be collected and write them off at that time The Allowance Method Records collection losses based in a company’s collection experience (historical experience) Estimates Uncollectible­Account Expense Other names: Bad Debt Expense, Allowance for Doubtful Accounts and Allowance for Bad Debts Accounts Receivables and Sales (Feb. 18) 02/04/2014 Also sets up Allowance for Uncollectible Accounts Contra­account to Accounts Receivable Shows amount of receivables expected not to be collected Net Realizable Value: Accounts receivable less allowance for uncollectible accounts Methods to Estimate Uncollectibles %­of­Sales: aka income statement approach Based on an I/S number: Sales Calculates an I/S Creates an expense account Computes bad debt e
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