Week 2 Class Notes.docx

1 Week 2  Objectives − To define management and discuss selected management theories  − To discuss selected management motivation theories − To define and discuss selected leadership theories What is management? − Management is a systematic process of planning, organizing, leading, and controlling actions and resources  to achieve organizational goals − Managers should be leaders, however that’s not always the case o Managers are usually elected by someone o Their responsibility is to follow the goals and procedures of the organization o If the manager is not a leader, they will not want to challenge the status quo What is management process? − Comprised of four basic functions: o Planning o Organizing o Coordinating o Controlling  Assuring that everything is on the right track and will be accomplished by the deadline Management Theories − All the theories are evolving − Scientific management theory o Improvement of productivity through optimization of work processes and tasks  Analysis of division of labour  Standardization of work • Ie. there’s a specific procedure you have to follow to give insulin  Work measurement • Ie. at the end of the shift, there’s a computer app that you open up that states  everything that you’ve done for each of your patients • Ie. one nurse won’t have 4 complex patients, and another have 4 easy patients  o Use of procedures, rules, and regulations o Based on formal authority  o *The task should be performed as fast as possible, with the littlest steps possible o *Have to do one task at a time – compared to a machine  − Bureaucratic theory o Organization hierarchy  Clear superior­subordinate communication and relations o Based on positional authority  Orders from top transmitted down through organization via chain of command o *Very structured with clear positions of authority – everyone has strict responsibilities that they  have to adhere to o *An evolutionary step from the scientific management theory − Administrative principles theory o General principles of management 2  Planning  Organizing  Directing  Coordinating and controlling  Unity of command and direction o Importance of informal forces in organizations  Naturally forming social groups that can become strong and powerful  Ie. besides the people who work on a unit, there will always be subgroups consisting of those  people   The more people in the group, the more powerful it is o *One supervisor for all − Human relations theory  o Individual workers in organization  Source of control  Source of motivation  Source of productivity o Hawthorne effect  People perform better when they are being watched o Workers’ participation in decisions re: their work environment  Increase in productivity  Increase in the level of job satisfaction  o *The employees build on each other to motivate each other o *Teamwork is really values o *People take pride in their work, the money is not necessarily a deal breaker  What is Motivation? − Motivation is the incentive that influences workers’ choices and creates: o Direction of behaviour o Intensity of behaviour o Persistence of behaviour  − Used to satisfy workers’ needs Motivation Theories − Maslow’s hierarchy of needs 3 o o *Starts with physiological, ends with self­actualization   − Herzberg’s two­factor theory o Maintenance or hygiene factors – necessary for neutral job satisfaction  Salary, job security, working conditions, status, quality of supervision, relationships with  others o Motivation factors are intrinsic – provide motivation and enhanced job satisfaction  Achievement, recognition, responsibility, advancement, opportunity for development  o *Satisfaction vs dissatisfaction  − McGregor’s theory X and theory Y o Theory X  Employees prefer security, direction, and minimal responsibility  Employees are uncreative and must be coerced or threatened to get them to work o Theory Y  Employees can exhibit self­control and discipline  Employees can be creative and intrinsically motivated by work  o *Manager X thinks employees are lazy and needs to motivate them o *No intrinsic motivation for theory X workers – need to do stuff to make sure that they get their  work done o *The work environment is created by the management  − Ouchi’s theory Z o Based on observations of Japanese organizations o Views organizations and workers more holistically o Emphasis of Theory Z:  Collective decision making  Long­term employment with slower promotions and less direct supervision o *Equal power sharing, holistic concern for the well­being of employees  Changing Nature of Managerial Work − Fewer managers – more responsibility − Nurse­managers increasingly manage systems, not just groups of nurses − Leadership responsibilities integrated so that: o Participants function as knowledge workers o Provide expertise 4 − Inter­professional practice – positive outcomes require: o Trust o Respect o Authenticity o Collaboration o Common interest problem solving  What is leadership? − Leadership process of influence where leader influences others toward goal achievement − Formal leadership o Influencing others by person with formal authority (assigned leadership) o An elected individual who has power over the employees  − Informal leadership o Influencing other by person without formal authority Qualities of Leaders  − Vision o Professional and purposeful dream that provides direction toward achieving goals o Very broad, long term o A local vision must be in line with the global vision  o Ie. “in 10 years, this will be the best hospital in the world” − Passion o Ability to inspire and align others toward achieving goals − Integrity o Based on knowledge of self, honesty, and