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Chapter 4

Chapter 4 Lecture Notes

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Lamia Chourou

Chapter 4 ­ Accrual Accounting Concepts Learning Objectives • Explain when revenues and expenses are recognized. • Prepare adjusting entries for prepayments and accruals. • Prepare the adjusted trial balance. • Prepare closing entries and a post­closing trial balance. Timing Issues • Accounting divides the economic life of a business into artificial time periods (one month, one  quarter, or one year) • Many accounting transactions affect more than one time period • Need some standards that define when we should recognize revenues and expenses Revenue Recognition • Revenue is recognized (recorded) when there is an increase in future economic benefits arising  from an increase in an asset or a decrease in a liability, due to ordinary activities • Criteria for recognition: o The sales or performance effort is substantially complete o The amount is determinable (measurable) o Collection is reasonably assured Expense Recognition • Expenses are recognized when there is a decrease in future economic benefits due to an ordinary  activity: o A decrease in an asset o An increase in a liability • This change can be measured reliably • Often coincide with revenue recognition (matching), but not always Accrual Basis Accounting Cash Basis Accounting • Transactions are recorded in the periods in  • Events are recognized in the period that  which the events occur cash is paid or received • Satisfy the requirements of ASPE and  • Does not satisfy the requirements of ASPE  IFRS and IFRS • Considered as the most appropriate method  • Can lead to misleading financial statements of financial reporting • Anticipates future cash flows Example • E4­2 page 205 • Athabasca Corp. earned $52,000 in service revenue. Of that amount, $8,000 was on account and  the remainder, $44,000, was collected in cash from customers. The company incurred operating  expenses of $31,000, of which $27,500 was paid in cash. At year­end, $3,500 still owed on  account. In addition, Athabasca prepaid $2,000 for insurance coverage that covered the last half of  the first year­end and the first half of the second year. Athabasca expects to owe $4,200 of income  tax when it files its corporate income tax return after year­end. • Calculate the first year’s profit under the cash basis of accounting. • Calculate the first year’s profit under the accrual basis of accounting. Cash Basis Accrual Basis Revenue 44,000 Revenue 52,000 Expenses Expenses      Operating expenses 27,500      Operating expenses 31,000      Insurance expense 2,000      Insurance expense 1,000 29,500 32,000 Profit before income tax 14,500 Profit before income tax 20,000 Income tax expense ­ Income tax expense 4,200 Profit $14,500 Profit $15,800 Adjusting Entries • The trial balance may not contain complete and up­to­date data: o Some events are not recorded daily o Some costs are not recorded during the accounting period o Some items may be unrecorded • Record adjusting entries to update accounts at the end of the accounting period • Adjusting entries are required every time financial statements are prepared • Each account in the trial balance needs to be analyzed to see if it is complete and up­to­date • Preparing adjusting entries is often a long and detailed process: o Count remaining supplies o Prepare supporting schedules of insurance policies, rental agreements Types of Adjusting Entries 1. Prepayments • Prepaid expenses (prepayments paid) • Unearned revenue (prepayments received) 2. Accruals • Accrued expenses (incurred but not yet paid in cash or recorded) • Accrued revenues (earned but not yet received in cash or recorded) Prepayments 1. Prepaid Expenses • Are paid for in cash before they are used • Expire with the passage of time (insurance, depreciation) or through use (supplies) • It is not practical to record this expiration on a daily basis • Adjusting entry: o Record the expense that applies to the current period (debit an expense account) o Reduce the asset account that was originally recorded [credit an asset (prepaid) account] • Example: o A company adjusts its accounts annually. The following information is available for the  year ended December 31, 2012:  Purchased a one­year insurance policy on June 1, for $1,800 cash  Paid $6,500 on August 31 for five months’ rent in advance o For each of the above transactions, prepare the journal entry to record the initial  transaction June 1 Prepaid insurance 1,800      Cash 1,800 Aug 31 Prepaid rent 6,500      Cash 6,500 o For each of the above transactions, prepare the adjusting journal entry that is required on  December 31, 2012 Dec 31 Insurance expense 1,050      Prepaid insurance 1,050 (7/12 x 1,800) 31 Rent expense 5,200      Prepaid rent 5,200 (4/5 x 6,500) • Depreciation o The process of allocating the acquisition cost of a long­lived or non­current asset to  expense over its useful life o It is not a valuation concept o Adjusting entry for depreciation:  Dr. Depreciation expense  Cr. Accumulated depreciation o Straight line method of depreciation:  Depreciation = (Cost ­ Residual value) / Estimated useful life • Example: o A company purchased a truck for 58,000. The truck has a useful life of 5 years and a  residual value of 8,000. Calculate the depreciation expense per year.  Depreciation expense = (58,000 ­ 8,000) / 5  = $10,000 2. Unearned Revenue • Cash that has been received before revenue is earned • Unearned revenues are later earned when the service is provided to the customer • Not practical to make daily journal entries as the revenue is earned • Adjusting entry: o Reduce the liability account where the unearned revenue was originally recorded (debit a  liability account) o Record the revenue earned in the period (credit a revenue account) • Example: o A company adjusts its accounts annually. The following information is available for the  year ended December 31, 2012:  On September 14, received $3,600 cash from a corporation to sponsor a game  each month for the most improved students. The amount is to be distributed  evenly over nine times of playing the game, once on the first Friday of each  month starting in October. o Prepare the journal entry to record the initial transaction Sept 14 Cash 3,600      Unearned revenue 3,600 o Prepare the adjusting journal entry that is required on December 31, 2012 Dec 31 Unearned revenue 1,200      Sponsorship revenue 1,200 (3/9 x 3,600) Accruals • Adjusting entries for accruals are required in order to record revenues earned or expenses incurred  in the current accou
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